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在現代國際貿易中，外貿單證是控制企業風險的一個關鍵點。因為,在外貿商品發生買賣關系時，外貿單證成為了買賣雙方交易的重要依據和焦點，由此而引發了貿易的商業風險，使外貿企業要加強單證的制作、審核的內控管理。通過企業內部審計機制，對外貿單證工作開展經常性的審計監督、完善管理，提高工作質量，降低風險概率，有效地提高外貿企業的經營管理水平和經濟效益，促進我們的國際貿易順利健康發展。近年來，我國國際貿易迅猛發展，促進了機電產品進出口業務的增長，機械機電行業的國外訂單也大量增加。不難發現，國際貿易的機遇與風險、收益與損失同時存在。因而開展國際貿易風險防范，完善和建立外貿企業內審機制勢在必行。如何加強對貿易單證工作內控力度，從單證管理、控制的基礎環節入手，強化外貿企業對貿易業務的內審監督，已成為外貿企業防范風險以及促進機電產品進出口的基本手段，這對于積極穩健的開拓國際機電市場，增強收匯能力，提高外貿經濟效益都具有重要意義和作用。

一、加強外貿單證內控管理意義和作用

目前，我國機電產品不斷出口在國際市場，成為物美價廉的商品，引起國內企業紛紛進軍國際市場等多種利益的驅使。一些外貿企業為了業務擴大而提速、減化程序，放松了風險防范意識，忽視了對外貿單證業務的監督控制程序，難免忽視防范風險措施。要求企業應該在創造寬松交易環境的同時，積極發揮內審職能，開展內控對外貿單證經常化的監督。目前國際貿易支付方式有多種，主要有信用證方式、匯付和托收方式等。尤其是企業初次訂立合同時，使用跟單信用證的支付方式較為常見。因為這一方式對單據的填制及交單的時間等都有嚴格的標準和要求。因此信用證是一種對初次交易的雙方最有安全保障的支付方式。所謂跟單信用證是指銀行應買方的要求和指示向賣方開立的有條件的保證付款的文件。這種支付方式是以銀行信用為付款保證，這就使初次交易的雙方即使互未謀面，也能夠解決支付貨款和發運貨物的信用問題。同時，銀行高度的信用安全保障相應的要求提交高質量的單據作為依托。在信用證項下所隨附的單據從繕制到審核都必須非常嚴格，并要遵守國際統一標準規范。但是，無論哪一種商務單證都會有發生失誤與弊端的風險概率。因此，加強內控管理，開展對外貿單證的審計監督是外貿企業的一項重要任務。開展好外貿單證的內審監督工作，其作用有事半功倍之效。之所以如此，是因為外貿單證是外貿交易的重要一環，在交易中發揮著重要的作用。控制好單證工作質量和風險就是掌握了外貿業務的成敗與盈虧。從本質上分析，單證的特殊作用和屬性，決定了它是審計監督工作的關鍵點。簡單講單證有以下屬性：

（一）商務單證是國際貿易合同履行的基礎

國際貿易合同是依靠商務單證來完成的。實際上各種商務單證的制作及流轉過程，就是一個合同履行的過程。商務單證工作是外貿企業工作的一個重要部分，它也是國際貿易買賣的一項基礎性工作，它直接影響和決定著合同的執行結果。

（二）外貿單證是國際結算的基本工具

在象征性交貨的貿易術語下，賣方憑單交貨，買方憑單付款。尤其是在信用證結算方式下，各貿易關系主體處理的是單據，而不是有關的貨物；銀行審核單據表面的真實性，以決定其付款責任。因此，外貿單證是國際貿易貨款結算的基礎和依據。

（三）外貿單證是重要的涉外法律文件

外貿單證體現貨物交接過程中所涉及和證明了有關當事人之間的權責利益關系。當發生爭議時，外貿單證就是處理國際貿易索賠和理賠的法律依據，它具有最高法律效力的證據。

（四）外貿單證是實現企業利益的重要保障

外貿企業進出口業務是依靠外貿單證來完成貨物交割和貨款結算的。在單證繕制工作中如出現問題，而監督又不到位，使帶病單證進入結算程序，必定會造成諸如不能及時發貨交單，客戶延付拒付貨款，影響收匯等等棘手問題。因此，要通過加強審計監督，提高工作質量防止隱患，這是保障企業實現經濟利益的有效方法。綜上所述，由于貿易單證在國際貿易中所具有的特殊性質和重要作用，這決定了它被內控監督系統高度關注的地位。在實際工作中，企業要以此為重點圍繞外貿單證，完善相關制度并建立審計監控體系。通過企業內審機制對整套管理體系實施經常性監督，為外貿業務的順利進行保駕護航。

二、單證實務存在風險，必須加強內審監督，促使企業提高經營管理質量。

在現代國際貿易中，有相當大比重的商品是以FOB、CFR、CIF這三種象征性交貨的貿易術語方式成交的，在象征性交貨的情況下，（尤其是在跟單信用證方式下）銀行處理的是單據而不是單據所表示的貨物，賣方所提交的單證在單據上做到單單一致、單證相符就完成了交貨義務，買方也是以“憑單付款”為原則進行買賣的，只要發現單據有誤，就可以拒絕付款。因此，外貿單證是買方提貨和付款的重要依據，任何單據的瑕疵或不符點都可能成為買方拒付的理由和爭議的焦點，影響買賣雙方交易的順利進行。甚至阻礙正常交易，影響我們的企業及時收貨收匯。為避免風險，一方面要加強單證的繕制和審核工作，更重要的是要通過企業內審機制，進行不間斷的監控，從而提升單證工作質量，減少實務工作風險。

正是由于單證自身的特點，使得單證成為交易雙方謹慎關注的焦點。在外貿操作中由于審單不嚴、內控監督不到位而發生失誤，導致損失的案例很多，如下例所述：我國某出口公司A與非洲某國家中間商成交貨物一批，貿易條件為CFR5%，貨值為1000000元人民幣。國外開來信用證總金額為950000元，并注明：“議付時扣5%傭金給某商號”，原文為“Whennegotiatingdocuments5%commissiontobedeductedfromamountnegotiatedandreturnedto**”。但A公司在制單中忽略核對信用證金額，在繕打發票和匯票時均按照合同金額1000000美元，議付時銀行扣除5%，按950000美元元借記開證行北京賬戶。開證行接單后拒付，是發票金額超過來證金額。經多次與開證行及中間商交涉均無效，只好在信用證有效期內另趕制新發票和匯票，即金額改為950000美元，再扣去5%傭金，白白損失了47500美元。以致中了國外商人設下的圈套，造成了損失。在案例中，由于A公司業務員缺乏經驗，并且繕制單據審核把關不到位，更為主要的是該企業內部審核、內控監督程序不嚴格，使風險沒有得到控制所致。內部審計部門要定期對控制系統進行有效性測試和測評，使監督和控制體系得以正常運轉，并發揮作用。審證是一項既細致又專業性強的工作，工作人員稍有疏忽就會帶來不可彌補的損失。作為外貿單證工作人員，不僅要具備良好的專業知識，熟悉合同的條款及操作方法，而且要有風險防范意識和豐富的經驗。否則就會把機會交給對方，將損失留給了自己。出現這些問題的原因是多方面的，一是由于目前交易量的激增，貿易單證的往來頻繁，使單據的編制、復核和審查工作繁復，增加了主觀舞弊與客觀失誤的概率。二是由于外貿業務電子信息化操作手段不斷更新，老的業務人員知識結構滯后，年輕的業務員工作經驗不足，這種人力資源交替，使單證工作增加了失誤和漏洞的機率。三是我們必須承認國際貿易中必然存在著商業欺詐和信用缺失的個別現象。有些外商利用商業單證的某些技術手段進行商業利益的較量也會時有發生。凡此種種，都提醒我們在國際貿易單證環節中要嚴密設防，堵住來自各方的陷阱和漏洞。另外，由于國際貿易系統風險概率和單證結算風險概率的疊加，更加大了外貿業務風險度。這些復雜因素給企業內控管理、內部審計提出了更高的標準和要求。使企業內部審計在外貿單證環節顯得更為重要。

三、外貿企業要建立完整的內審監督程序，按照國際貿易交易單證的繕制、審核標準規范進行實施監控。

（一）審計人員要熟練掌握和運用國際貿易單證的基本標準規范

企業內部審計人員在實施經常性監督時，要嚴格地依據國際貿易單證的繕制標準，對單證進行有的放矢的跟蹤審計。業務人員應該掌握的規范有1929年國際商會在阿姆斯特丹會議正式通過的《商業跟單信用證統一規則》，后經數次修訂更名為《跟單信用證統一慣例》國際商會第600號出版物（UCP600）。審計人員應當熟悉、掌握外貿單證實務中的相關規定和國際慣例，以便在加強內審監督中有規可依，據實可查，增強審計力度。審計人員要按照掌握的規范標準，采用審計測評手段，考量和審查單證業務環節的失控點，并針對漏洞建立健全相應制度，加強內控管理，發揮好內審監督職能。

在經常性的審計監督中，要把握審查貿易單證的三個要點：一是正確性。這是繕制單證的前提要求。其含義主要包括兩方面：一方面要與國際貿易合同相符，另一方面要符合國際貿易法規或慣例的規定。單證不能有任何與協議合同、法規、慣例相悖之處。這一點對于所有結算方式的單據都是首要的。其正確性要求做到“三相符”，即單證相符、單單相符、單貨相符。尤其是在跟單信用證結匯方式下要求單據與信用證不能有一字之差。在實務中，審計人員要按照標準，采用審計測評手段，審查單證工作環節是否存在失控點，以便撲捉漏洞，建立完善相關制度和控制程序，規范管理提高工作質量。二是完整性。這主要指做進出口業務時向銀行和對方提交的交易單證一定要齊全、完整。單證的完整性是指包括單據的種類、份數、內容項目等要素都要齊全完整。對于各種結算方式下單證的完整性都是同等重要的。尤其是在交易雙方有特殊約定時，結算單證的跟單附件一定要齊全，內容完備。外貿實務單據的種類比較多，一般包括有商業發票、裝箱單、提單、保險單等主要單據，還有其他證明文件如：檢驗證書、重量單、產地證、船齡證明書、航程證明書、郵政收據等等。在信用證結算方式下對單證要求更為嚴格，進口商要求附帶的單據，通常都在信用證上明確約定。這些關鍵點就是審計監督和審計測試的要點，所以應特別加以注意。三是及時性。這項主要指的是單證出單和交單兩個環節的及時性。首先是對出口方的單證時間性要求很強，而且每一種單據都有一個適當的出單時間范圍。按照國際慣例，單據出單有一定的順序關系。例如，裝箱單期限不能早于提單；保險單據不能在裝運日期后簽發等時間程序，要求每一個環節都要緊密相扣，把握好出單交單的時間要求，在UCP600對信用證的交單時間性問題也做了相應的規定。因此我們要注重單證實務操作的及時性，及時繕制出單，盡早向銀行交單，達到早日收匯和順利完成整個交易的目的。在加強對基礎管理工作審計監督時，要熟練掌握上述環節和要求，采用審計跟蹤的方法，加強對外貿單證的監督控制，發揮內審職能，促進企業提高經濟效益，防范風險。

（二）內部審計對單證進行審計抽查、審計測評應注意的重點問題

內部審計人員對此要根據內部制度和工作流程進行定期的抽樣審查和審計測評，以便發現漏洞，及時彌補。審計監督工作主要包括以下幾點：一是對單證具體項目進行綜合審查。在實施間審計工作的總體思路。孫明和秘書長隨后發表了總結講話。她說，第一次到哈電集團開展審計工作調研，聽了哈電集團和鍋爐、汽機、電機公司的審計工作匯報，感到哈電集團審計工作有以下四個特點：一是集團和企業領導對審計工作都很重視；二是審計工作開展的比較有效果，成績比較突出；三是推進審計工作轉型彰顯特色；四是審計隊伍建設比較專業化；五是內部控制和風險管理建設有聲有色。通過本次調研，中國機械工業審計學會調研組希望哈電集團與學會進一步加強聯系和溝通，審計學會愿意發揮橋梁紐帶的作用，增強企業審計部門的理論研究能力和執業水平，在審計干部培訓、審計工作信息化建設等方面為哈電集團提供支持和幫助，共同促進機械系統內部審計工作的發展。