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【摘要】隨著信息技術的快速發展，人們的工作和生活方式都發生了很大的變化，工作效率越來越高，信息越來越準確和完善，企業會計檔案檔案管理系統就是其中一項重要的應用。本文對建設企業會計管理系統的重要意義進行了分析，對如何建設系統的數據庫進行了研究，并提出一些建議，希望對企業會計檔案管理有所幫助。

【關鍵詞】企業；會計檔案管理；數據庫建設

企業的會計檔案是指記錄和反映企業各項經濟活動發生情況的會計憑證、財務報告、會計賬簿等會計核算專業資料，它是企業已發生的經濟業務的證據和史料，是檢查和考核企業過去經濟活動的重要依據，也是企業做出決策的重要參考，因此，它是企業的重要檔案信息，對企業的發展有著重要指導作用。在過去的時代，企業都是手工帳，在當時有重要的記錄作用，但到了當前信息化時代，紙質會計檔案已經難以滿足公司企業發展的需求，多數的企業都在建立或已經建立信息化的企業會計檔案管理系統，否則就會制約企業的發展。

一、建設企業會計檔案管理系統的意義

（一）提高工作效率隨著企業的發展，各種經費和金額都在逐年增加，各類票據的記錄、查詢、復印工作量也在增加，傳統的紙質企業會計檔案使得這些流程變慢，歸檔、查閱的難度變大，限制了企業的會計檔案利用效率，也就會影響其他相關部門或人員的工作效率。而通過企業會計檔案管理系統，利用計算機對這些會計檔案進行歸檔管理，能夠盡快地提取相關信息，為企業決策提供最準確、最全面的信息支持。

（二）提高會計檔案的保管和使用期限企業的會計檔案保管都有一定的期限，有的是定期，有的則是永久保管。在實踐工作中，如果還是使用紙質會計檔案，隨著時間消逝會計檔案上的一些字跡會逐漸淡化，變得模糊不清，就有可能被別有用心的人鉆了空子，造成企業財務上的損失。而通過信息化的會計檔案管理系統則可以保證這些憑證、發票信息不受損，不會因時間變化出現信息失真，大大提高了會計檔案的保管和使用期限。

（三）提高會計檔案的安全性企業的會計檔案中包含了各種憑證、報表、賬簿等專業資料，由于人員或辦公的變動，會計檔案會有一些調用、交接的過程，在這些過程中有可能造成這些憑證或賬簿的損壞或遺失，造成會計檔案失真。而通過信息化的會計檔案管理，則可以將這些憑證、資料備份，不會輕易出現損壞或遺失，而且管理人員可以設置查詢權限，由專門的人員進行管理，避免了會計檔案信息泄露，提高了會計檔案的安全性。

二、企業會計檔案管理系統中的數據庫建設

（一）加強對企業會計檔案管理系統數據庫建設的重視度企業領導應重視會計檔案管理系統的重要性，重視其數據庫的建設，加大在此方面的管理和研發資金投入，建立高效、安全、完整的會計檔案管理系統，并根據法律要求和企業規范制定相關管理制度，促使檔案管理更加規范、合理、合法。

（二）合理利用檔案管理理論進行檔案數據庫建設檔案管理的最終目的是為了使用，信息被人利用并據此作出相關判斷和決策，所以檔案管理工作最主要的目的就是檔案信息的保管和快捷提供，因此建設檔案管理系統數據庫，要提高檔案入庫效率，避免不同級別之間重復錄入，提高錄入的效率，另一方面是要提高檔案的傳遞效率，通過郵件。遠程檢索查詢等方式實現信息傳遞和共享，使檔案信息的利用突破了時空的限制，提高了利用效率。在進行會計檔案信息錄入和提取時，要將檔案管理理論和信息技術結合，合理分類，設置高效的檢索目錄，使信息能夠快速、準確入檔，方便、快捷查詢，這樣才能提高工作的效率，提高會計檔案信息的利用率。

（三）根據實際情況采用科學的會計檔案數據庫建設方式隨著企業的發展，各種憑證、發票、科目會不斷增加，所以在開發建設會計檔案數據庫時一定要考慮數據量的增加和數據庫的發展趨勢，能夠對數據庫進行更新換代或版本升級，使得數據庫能夠滿足相當時間內的工作需要。另外企業會計檔案數據庫的建設是為了更好地管理和利用這些信息，所以建設數據庫時管理系統應設置之中或多種數據轉換模式，使得這些數據信息能夠在不同的軟件進行傳遞和共享，而且會計檔案管理系統設置的數據庫應具備遠程查詢、操作功能，具有相應權限的人可以實時進行管理，保證企業會計檔案信息的及時、高效。

（四）確保會計檔案數據庫的安全性和保密性企業的會計檔案信息是企業資金業務流動情況的記錄和證據，因此具有一定的隱秘性，因此在建設數據庫時一定要確保會計檔案數據庫的安全性和保密性，而網絡中存在的安全問題則成為了會計檔案管理系統最大的威脅。作為會計管理系統的使用者、管理者、文件的形成者，必須重視也有責任做好安全保密工作，其可以采用加密技術、防火墻、電子印章等先進的信息技術來保障數據庫信息的安全，同時還要做好數據庫信息的備份數據，防止數據信息被惡意修改或破壞。在信息時代，網絡各種病毒攻擊是計算機安全的主要隱患，病毒侵蝕系統、破壞數據、機密泄露事件時有發生，檔案系統管理人員應時刻關注病毒的變化，及時升級防護軟件、殺毒軟件，做好會計數據庫的安全保密工作。除了技術上的安保工作，還應制定規范操作制度，杜絕因個人原因造成數據庫信息破壞或泄露。

結束語

在信息化時代，企業必須建設會計檔案數據庫，并保證會計檔案信息的準確性、安全性、保密性，才能提高工作效率和信息的利用率，及時掌握會計檔案信息并作出決策和調整，盡快地適應社會發展需求，從而促進企業不斷發展壯大。

參考文獻：

[1]李然,蘇玲朵.企業會計檔案管理系統中的數據庫建設淺析[J].蘭臺世界,2012(35):67-68.

[2]何小璉.淺議新形勢下的企業會計檔案管理[J].中國鄉鎮企業會計,2016(5):278-279.

作者：楊芬 單位：中國人民解放軍空軍指揮學院