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《辦公自動化雜志》2015年第三期

一、促進交流合作的重要平臺

隨著信息技術和網絡技術的快速發展，高校發展產生和需要的信息更加宏大，梳理和共享信息資源的需求日益突出。為了滿足日益增長的醫療需求，社區醫院、個體診所、企業藥店等醫藥相關機構星羅密布，競爭日趨激烈，紛紛依靠醫藥院校提供服務的質量和水平，使得醫藥院校與校外機構、人員之間的交流日趨頻繁，需要及時交換各方面的有用信息。目前，多數高校已實現辦公自動化，多數機構都建有電子政務系統。如在廣州大學城，共有10所高校，除廣州美術學院外，其他9所高校從2006年開始就陸續啟用了辦公自動化系統。在全國的中醫藥高校中，除了山西中醫學院、陜西中醫學院、河北中醫學院、安徽中醫學院、南京中醫藥大學5所高校外，其余19所高校也建有辦公自動化系統。可以想見，辦公自動化必將影響與其他高校和社會單位的合作交流，已成高校之間促進交流合作的重要平臺。高校必須抓緊推進辦公自動化建設，盡快搭建與校外結構、個人合作交流的窗口和載體，加強宣傳，促進合作，不斷提高學校的影響力、知名度，促進學校國際化。

二、降低辦公成本的重要手段

降低辦公成本，建設節約型校園，是時代向高校提出的要求。采用傳統的手段和方式來辦理公務，必須購置一定的設備和器材，借助人力進行傳遞和簽轉，不僅消耗人力、物力、財力和精力，而且速度慢、效率低、容易出錯，時間成本和管理成本偏高。建立辦公自動化系統，最大限度地減少紙質文書的制、發，最終實現逐個通知、手工處理向集群辦理、網上處理轉變，一方面可以減少紙張、墨盒、掃描儀等辦公物質的購買經費，另一方面可以節約文書印刷、裝訂、分發等多項工作的時間消耗，還可以避免中間環節過多、審批過程繁雜極易出現的錯誤，降低了管理成本，減少了資源消耗。同時，依托辦公自動化網絡，實時共享公務信息或應用系統，還可以減少傳真機、打印機及應用系統的購置、電話費支出，直接降低相關費用。可見，高校辦公自動化確實是一種降低辦公成本的重要手段。

三、提高辦公效率的重要途徑

隨著發展規模擴大，高校的辦公內容日趨繁雜，公務數量大幅增加，僅公文流轉就包括草擬、修改、會簽、傳發、歸檔、銷毀等諸多環節。同時，校內各機構之間、學校與校外機構之間交換的公務信息也大幅增加，內容更加繁雜，處理難度增大。據不完全統計，我校每年要處理各類公文5000多份、對外簽約300多份、用章申請6000多份，工作難度可想而知。建立辦公自動化系統，一方面參考文書范本，實現自動排版，采用邏輯糾錯，可以大幅縮減公務文書起草、檢查和制作的時間；另一方面，通過督促檢查，實時溝通糾偏，可以避免重復會簽，加快工作進度，提高工作效率；同時，根據公務內容和審批權限，實行批量會簽和平行會簽，又可以減少會簽等待的時間，極大地提高公務辦理效率；此外，實現公務辦理網絡化流轉，借助自動提醒功能，減少人力傳遞的時間消耗，有利于提高公務辦理效率。

四、方便異地辦公的重要載體

當今醫藥院校大多擁有多個校區、多個附屬醫院或科研院所，機構常不在一個區域。如廣州中醫藥大學就有三元里、大學城兩個校區，且兩個校區相距20多公里，還在深圳建有臨床醫學院，非直屬附屬醫院更是遍及廣東省內各大中型城市及海南、陜西、重慶、貴州、內蒙古等省市，雖可借助電話、傳真、電子郵件等傳遞信息，但多數公文、信息的流轉仍然依靠手-手相傳，甚至需專人、專車傳遞，不僅降低效率、增加成本、加大消耗，且在緊急狀況和傳遞海量信息時難以全面可及，容易延誤遺漏。同時，醫藥院校要提升辦學質量和水平，必須堅持開放辦學。隨著開放程度的提高，全校教職員工特別是各級領導干部身在異地的頻率必然增加，一方面需及時傳回收集到的信息，與學校良性互動；另一方面又需隨時了解學校的情況，及時做出回應、決定，采用傳統的公務處理手段和方式難以滿足需要。這需要加強辦公自動化建設，克服多校區、多區域管理的障礙，不斷延伸校園的時間和空間，讓身在異地的有關人員通過互聯網接入學校，隨時了解學校動態，就地完成公務辦理、信息收傳等工作，減少由于身處異地產生的文件積壓、公務停頓等現象，實現真正意義的移動辦公。

五、優化公務管理的重要抓手

辦公自動化的前提是辦公流程化、標準化。通過建立辦公自動化系統，保留公務辦理的時間、內容等痕跡，有利于隨時準確地查詢追責，全天候接受各方各類檢查，倒逼各級機構優化、精簡、公開辦理的規則和程序，避免機構之間拖沓、推諉、扯皮，激發公務辦理的內在潛力。同時，借助相對固化、公開的標準程序，可以最大限度地減少人為因素的消極干擾，提高公務處理的透明度、規范化；借助標準的文書格式、表格圖例、文件范例，輔助完成文書的起草修改，自動生成規整的公務文書，實現自動分類歸檔，有助于提高公務辦理的安全性、完整性和即時性；通過有效信息的收集、處理、平臺，可以有效解決以往信息處理分割嚴重、交接環節過多的問題，溝通信息孤島，實現資源共享，減少延誤遺漏，極大地提高全校師生協同辦公的能力。

六、加強監督檢查的重要方法

加強監督檢查，是提高公務處理效果的重要手段。傳統情況下，師生向學校反映問題，或是學校檢查各級機構的工作進展，多是層層反饋，缺乏互動交流，處理周期偏長。建立辦公自動化系統，通過設立交流互動平臺，可以公開聽取廣大師生的意見和建議，迅速及時地給予解釋答復、加強溝通協調、改進有關工作。由于網絡具有匿名的特點，廣大師生可以放心大膽地講真話、講實話，還可以互相辯論，無論是建議收集，還是意見反饋，都變得更加及時和準確。同時，通過保留公文辦理過程的全部痕跡，便于檢查追責，輔以定時提醒，一方面辦事員可以了解各項工作進展，及時處理有關公務，避免工作遺漏；另一方面，上級領導和廣大師生也可以跟進各級機構的工作狀態，針對工作進度及最新情況及時給予指導、提醒，檢查督促有關機構推進各項工作，充分發揮監督和檢查作用，實現調度的現代化。

七、實現科學決策的重要工具

能否實時準確地收集全部有用信息，是實現科學決策的關鍵。當前，高等教育改革和發展已經進入深水區，高校管理決策經常面臨復雜的局面，需要掌握大量甚至海量的信息，并集中校內外人士的真知灼見。實現辦公自動化，即時統計各類決策信息，進行歸納分析，可以為科學決策提供數字依據；公開各項決策的背景資料、行動目標、具體措施和初始文本，廣泛聽取全校師生乃至校外人士的意見和建議，有助于集中最大多數人的智慧，提高決策的科學化水平；同時，借助辦公自動化的互動平臺乃至遠程通訊，可以實時準確地掌握師生員工的思想狀態、兄弟高校的相關信息、上級部門的有關精神以及校外人士的坦誠建議，使各項決策更加貼近最廣大師生的心聲、符合事物發展的規律、切合廣大師生的利益，體現出必要的科學水準。

作者：劉步平方春平陳沁群趙力單位：廣州中醫藥大學