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《保密科學技術雜志》2016年第7期

摘要：

保密管理的信息化建設是一個持續的漸進性過程，因此，對流程搭建的便利性、快捷性和變更的實時性提出了較高要求。除建立規模較大的管理系統，Excel服務器亦在保密管理信息化方面發揮了一定作用。本文以公共信息設備借用管理二級制度為例，淺析利用Excel服務器軟件實現信息化管理的過程。

關鍵詞：

Excel服務器；二級制度；保密設備管理

一、引言

如何將部門管理產生的一系列二級管理制度落地成可執行、可監督流程，依賴信息化手段是一條捷徑。然而，如果信息化手段都通過建立系統來實現，將增加管理成本，因此，建立操作性強、價格低廉的信息化平臺勢在必行。excel服務器正是把實際業務和管理需求做成固定模板，不斷實現優化和發展，助力保密信息化管理。

二、Excel服務器簡介

Excel服務器是一個面向最終用戶的信息系統設計工具與運行平臺，根據企業業務狀況和管理需求，搭建信息系統，實現管理的信息化。Excel服務器是一個網絡應用系統，選擇兩臺計算機（將數據庫服務器和應用服務器分離）作為服務器，其他計算機作為客戶機，數據統一保存在服務器上。企事業單位的基層管理人員安裝Excel服務器時，至少選擇安裝“客戶端”和“填報網站”兩個模塊。基層管理人員可在客戶端進行電子表格模板、工作流設計和權限分配等操作，其他用戶無需安裝客戶端程序，而是直接通過網頁登錄，進行表單填報與審批。目前，筆者所在部門已通過Excel服務器實現科研管理、行政業務、技術質量管理等一系列二級管理流程，信息化管理已初具雛形。

三、公共信息設備借用管理的設計思路

本文以筆者所在部門保密工作中的公共信息設備（外出專用打印機、數碼相機、投影儀、外掛式光驅、外掛式刻錄機、移動存儲介質）借用管理為例，淺析利用Excel服務器實現信息化管理過程，如圖1。

環節一：公共信息設備啟用時，由管理員建立包括保密編號、類別、廠家、型號、電子序列號、機號、責任人（管理員）、密級、用途、接口類型等基本信息的《公共信息設備臺賬》，為方便后續管理，預留“狀態”“借用人”“借用時間”列。

環節二：員工借用公共信息設備，下拉選擇信息設備類別，此時，申請單自動彈出類別對應的保密提醒，由借用人填寫借用信息設備的使用地點、借用原因及用途。

環節三：由具有審批權限的工作人員進行審批。以筆者所在單位為例，外出專用打印機要求部門領導審批，其他信息設備（數碼相機、投影儀、外掛式光驅、外掛式刻錄機、移動存儲介質）要求科室主任審批。

環節四：管理員選擇在庫的信息設備，下拉選擇“信息設備狀態”（借出），并填寫“借出時間”，完成出借手續的辦理。“借出”“借用人”“借出時間”自動回寫入《公共信息設備臺賬》，更新信息設備臺賬。

環節五：借用人歸還時，管理員對照信息設備類別的檢查要求進行檢查，確認無誤后，下拉選擇“信息設備狀態”（在庫），并填寫“歸還時間”，完成歸還手續的辦理?！霸趲臁弊詣踊貙懭搿豆残畔⒃O備臺賬》，并清空“借用人”“借用時間”信息，更新信息設備臺賬。以上五個環節看似相互獨立，實則與數據相互關聯，利用Excel服務器功能實現公共信息設備借用的全生命周期管理。

四、公共信息設備借用管理的信息化實現

步驟一：分別設計《公共信息設備臺賬》《公共信息設備借用申請》和《保密提醒》模板。

步驟二：列清《保密提醒》明細，針對不同信息設備類別設定不同的保密提醒，并在《公共信息設備借用申請》中編寫提數公式，如圖2。

步驟三：根據不同信息設備的審批權限，設計工作流，自動實現流程轉承，如圖3。

步驟四：編寫《公共信息設備借用申請》中借出環節的回寫公式，補充《公共信息設備臺賬》中借用人和借出時間信息，修改《公共信息設備臺賬》中公共信息設備狀態。

步驟五：編寫《公共信息設備借用申請》中歸還環節的回寫公式，清空《公共信息設備臺賬》中借用人和借出時間信息，修改《公共信息設備臺賬》中公共信息設備狀態。

五、公共信息設備借用管理的信息化優勢

通過Excel服務器實現的公共信息設備借用管理的信息化，具有以下優勢：

1.借用前，借用人可通過《公共信息設備臺賬》查詢設備“在庫”或“借出”狀態。

2.根據公共信息設備類別，申請單自動進行對應保密提醒。

3.為實現不同信息設備的差異化管理，通過工作流的設計，分離審批權限，實現管控。

4.借用申請與信息設備臺賬形式上分離，實現借用過程的可追溯，同時，借用申請與信息設備臺賬統一管理，完成借用或歸還手續后，自動實時更新臺賬信息，實現公共信息設備借用的全生命周期管理。

5.當審批流程變動或公共信息設備類別增加時，可由基層管理者對模板進行修訂或完善，實現迅速響應。

六、結語

Excel服務器的設計過程是實際工作中管理表格、規劃流程、管理制度建立和修改過程的自然延伸。管理者利用Excel服務器對流程進行快速地二次搭建，整個過程改變容易、調整迅速，實時迎合管理的個性化需求，無形中完成管理的轉變和管理能力的提升，為下一個螺旋式的發展和優化奠定基礎。

作者:田玉霞 單位:中國電子科技集團公司第十研究所