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水利工程項目文件材料形成的質(zhì)量有待提高

（1）工程名稱不規(guī)范。如同一工程在許多文件、材料上工程名稱描述各不相同，很不規(guī)范，缺乏正確的，統(tǒng)一的標準。

（2）水利工程項目文件材料的簽署不齊全，以章代替簽名，簽名使用非耐久性書寫材料。

（3）收集到的文件材料字跡、圖樣模糊不清，使用易褪色的書寫材料；使用施工圖制作竣工圖時，圖紙破損不堪。

（4）竣工圖不規(guī)范。如竣工圖章沒有按要求的內(nèi)容及規(guī)格刻制；竣工圖章沒有蓋在相應的位置上；文字的填寫不規(guī)范，不認真，有的竣工圖章的內(nèi)容直接用刻印。

檔案人員未經(jīng)過系統(tǒng)培訓，影響了檔案編制工作的質(zhì)量

（1）對公開招標的項目，應在相應的報紙上招標公告，招標公告材料也應歸入檔案，但往往沒有歸檔。

（2）檔案裝訂工作存在的問題。裝訂材料都在左側(cè)裝訂，但屬相位置和間距都沒有詳細的規(guī)定，各施工單位之間沒有統(tǒng)一的裝訂格式，影響材料裝訂的整體效果；對圖紙沒有明確要求是否要裝訂，有些單位對圖紙進行了裝訂，但效果不理想；對圖紙的具體折法沒有統(tǒng)一的規(guī)定，雖然能達到A4型或16開型，但具體的折法各不相同，影響了整體效果。

（3）保管期限填寫有問題。由于《水利工程檔案管理手冊》（2001年出版）主要是針對大型工程的，中小型工程參照執(zhí)行，在實際的工作中有的案卷題名沒有現(xiàn)成的對照期限，或難以查找。

（4）質(zhì)量評定表填寫中的問題。如合格率保留小數(shù)位數(shù)不統(tǒng)一；改錯、填寫不規(guī)范；檔案的構(gòu)成及排列次序存在問題。

對策與措施

1建立健全水利工程項目檔案管理機制

業(yè)主單位要加強檔案法及相關(guān)檔案管理的法律法規(guī)的學習宣傳力度，提高全員的檔案意識，特別領(lǐng)導的檔案意識，認真做好項目檔案管理的技術(shù)交底，督促各參建單位建立健全檔案工作組織機構(gòu)，并制定詳細的相應的規(guī)章制度，確保檔案工作的順利開展。工程建設(shè)各階段都有相應的圖紙，應及時收集，前期資料可以全部存放在檔案室由專職檔案員統(tǒng)一管理或者由兼職檔案員管理，確保資料的完整性和連續(xù)性。《水利工程檔案管理手冊》（2001年出版）明確規(guī)定，承包商在按要求編制、審核、提交工程檔案資料后，監(jiān)理工程師還應負責對其重要部分的檔案資料進行審核，并在審核后履行簽字手續(xù)，確保資料的有效性，這才符合法定程序。

嚴格執(zhí)行檔案借閱手續(xù)，特別是在工程檔案驗收之前，資料比較零散，容易丟失，更要加強檔案資料借閱手續(xù)，確保資料的完整性。施工單位是施工資料的原始收集者，在搞好專業(yè)技術(shù)工作的同時，應主動學習水利工程檔案相關(guān)知識，從而避免資料返工的被動局面。檔案照片應分為招投標、領(lǐng)導視察、改建前后工程狀況、施工過程及場面等部分，在開工前期應進行周密的計劃，使對照目標一致，兼顧重點工程、部位，施工場面應能體現(xiàn)施工的全過程。

2提高工程技術(shù)人員的檔案意識

工程技術(shù)人員應認真學習《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《水利水電建設(shè)工程驗收規(guī)程》、《水利水電工程施工質(zhì)量評定表填表說明與示例》（試行）及其它有關(guān)檔案管理的規(guī)范。對于工程名稱，應與實際單位的實施方案一致，并在相關(guān)資料、文件中統(tǒng)一，正確使用。工程竣工圖應如實反映工程竣工后實際情況，所有竣工圖都必須有施工單位在圖標上方加蓋竣工圖章（施工單位重新繪制的竣工圖除外）；竣工圖章的內(nèi)容與規(guī)格見《水利工程檔案管理手冊》（2001年出版）146頁附件2，竣工圖章中的空白內(nèi)容應按照要求進行填寫，決不可代簽。對于保管期限的填寫問題，可以參考《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《水利水電建設(shè)工程驗收規(guī)程》。

3加強檔案知識的培訓力度

隨著國家對檔案工作的重視，檔案工作不斷向科學化、規(guī)范化邁進，如果檔案人員不及時更新知識，就很難適應檔案管理的要求。檔案的裝訂問題，可以參考《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，規(guī)范對案卷的裝訂做了具體的規(guī)定，案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。《水利工程檔案管理手冊》（2001年出版）中規(guī)定，幅面一般采用國際標準A4型（297mm×210mm）或國家通用16開型（260mm×185mm）。裝訂線上孔和卷皮中的“檔案館號”相齊平，下孔和“保管期限”相齊平，中孔取兩孔中心，水平向取左邊框線和左邊緣的中心，這樣除了達到整齊、牢固，便于保管和利用外，而且也達到了美觀的效果；圖紙全部折成A4型，采用手風琴式折疊方法，既美觀又方便，不需裝訂，只需加檔號章，但應擺放整齊。對于檔案的有機構(gòu)成及排列問題，以時間及文件的重要程度為主線，不人為破壞文件間的有機結(jié)構(gòu)，以資料的完整和便于查找為目的，準確把握文件的排列次序。但是這類情況只有在實際的工作中認真體會，才能達到一定的認識。

4以檔案信息化為手段，提高檔案管理水平

水利工程檔案管理信息化工作，是提高水利工程項目檔案管理水平最有效的手段。水利工程檔案管理工作應不斷改進思想觀念、管理方式及管理手段,以水利行業(yè)和檔案工作規(guī)律、特點作為檔案信息化建設(shè)的基本原則，加快推進水利檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)水利檔案資源數(shù)據(jù)化、服務利用網(wǎng)絡化、管理工作科學化。從而最大限度地簡化水利檔案管理工作，理順水利工程檔案管理工作流程，實現(xiàn)真正意義主動式管理和數(shù)據(jù)共享，為用戶提供快捷、便利的信息服務。

結(jié)語

總之，水利工程項目檔案要建立健全以項目經(jīng)理，辦公室主任，檔案管理員，各參建單位兼職檔案員為節(jié)點的檔案管理組織機構(gòu)，為做好水利工程項目檔案工作打下堅實的基礎(chǔ)。業(yè)主單位及各參建單位要完善“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，通過檔案管理平臺等現(xiàn)代化手段將檔案管理的觸角延伸到文件材料形成的階段，從而實現(xiàn)了工程項目從立項開始，其文件材料形成、積累、立卷、歸檔、保管、利用的全過程管理，確保文件材料處于受控狀態(tài)，從而大大提高了水利工程項目檔案歸檔率、完整率和準確率，確保水利工程項目齊全、完整、準確、系統(tǒng)和安全。

作者：吳亞妮王榮晶單位：廣西電力工業(yè)勘察設(shè)計研究院