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摘要：農業科學技術研究檔案具有農業科學知識、技術、成果咨詢、查證以及后續研究參考、借鑒、樣本等功能作用。但是，存量農業科學技術研究檔案資源存在內容成分不完整、結構層次不合理、記錄載體質量差等問題，嚴重影響服務價值并制約檔案資源科學發展。為此，應以國家創新、鄉村振興戰略實施為契機，以滿足查檔用戶需求為導向，通過健全組織機制、完善制度標準、加強隊伍建設、推進信息化管理等措施，構建現代農業科學技術研究檔案資源建設的途徑與發展保障。

關鍵詞：農業科研檔案；檔案資源建設；策略；途徑

新時期，“檔案資源優化是國家檔案事業均衡發展的目標之一”[1]。農業科學技術研究檔案（以下簡稱農業科研檔案）是一種重要的農業科技信息資源。農業科研檔案主要指農業科研機構開展自然科學研究活動過程中產生形成的圖紙、文字、數據、照片、視頻、實物等各種形式載體的歷史記錄。它是農業科學技術研究活動、技術應用農業生產活動、農業科研條件建設活動和農業科研管理活動的伴生物，記載了農業生物體播種、生長、發育、繁殖、成熟的演變改造過程，記載了土壤、肥力、節水、灌溉耕作制度以及農業生物體病蟲草害防治技術研究過程，記載了不同階段農業生態環境實際面貌與變遷特征以及農業科研團隊、專家開展研究的思想、知識、方法和結論，是農業科學技術、知識、成果的一種儲備形式。優質的農業科研檔案，應當滿足農業科研事業發展中各方查檔用戶需求的實現，能夠為新時期農業科技決策提供客觀參考，“為農業重點研發計劃的咨詢評議、決策監督和管理監督等提供評價依據”[2]，“為解決農業學術爭端、知識產權保護等提供實踐創造證據”[3]，為后續研究提供借鑒、考證和樣本，為科技展覽、教育宣傳提供鮮活素材。但是，從存量農業科研檔案構成看，內容成分不完整、結構層次不均衡、記錄載體質量差等問題，嚴重影響查檔用戶利用需求的實現。因此，探索優化豐富農業科研檔案資源建設的策略與途徑，“以滿足各方查檔用戶深層次、高精度和高效率的檔案需求有所建樹”[4]。

一、現狀與問題

當前，農業科研檔案工作表現為農業科學技術研究學科多應用廣與農業科研檔案服務深層精準需求、農業科學技術研究動態交互增強與農業科研檔案管理固步自封的矛盾，普遍存在“重科研、輕檔案”、“重收集、輕利用”的現象，不同程度出現建檔、歸檔、收集、利用服務工作盲點，影響和制約農業科研檔案資源建設的科學發展。

（一）庫藏農業科研檔案資源現狀筆者自2011年至2014年所做的甘肅省檔案科技項目《農業科學技術研究檔案安全管理與有效利用研究》調查發現，大多存量農業科研檔案的結構、層次和類型不夠合理。主要表現在，反映農業科研成果登記、申報獎勵的檔案比較齊全，而反映開展單項農業科學技術研究的方案、數據、圖紙、抗性鑒定、檢測報告等收集不全；同一案卷內重復記錄、附件材料偏多，原件、獨件、關鍵試驗數據較少；有一部分案卷內文件材料不全、書寫潦草、字跡模糊，沒有責任者署名和撰稿日期；紙質農業科研檔案較多，反映農業科研活動的聲像、電子、實物檔案較少。常常出現農業科研人員、科研管理部門等查檔用戶因開展后續研究、成果評價、展覽教育等卻查檢不到可供參考、查證和宣傳的檔案，或者查到了案卷，因字跡不清、內容不完整而不能滿足利用需求，檔案服務價值低下。

（二）規劃指導和剛性監督滯后據調查，大多數農業科研機構的中長期發展規劃中，沒有提出農業科研檔案發展目標，農業科研管理過程中形成的重要記錄史料疏于規劃指導與計劃管理；農業科研項目任務書、合同書中沒有針對項目實施進程提出重要研究方案、數據、圖表、照片的歸檔要求；農業科研檔案工作制度不健全，農業科研文件材料產生、收集、整理、鑒定、編目操作技術標準、管理規范缺失。由于缺乏監督指導與制度約束，容易出現因科研機構改制、試驗地點搬遷，或科研人員調動、離職、退休而發生重要研究材料的散落或丟失，進而導致后續研究銜接不暢、論證困難等問題，甚至出現重大農業科研項目研究歷史的檔案空白。

（三）管理職能相對分離從現實情況看，農業科研檔案管理仍處于條塊分割的狀態，多層面出現農業科研檔案的產生、收集、歸檔與農業科研計劃、研究、結題、評價等環節分離。農業科研檔案是農業科研計劃、成果等管理工作的重要依據，是農業科研管理的重要組成部分。但是，在實際工作中，普遍認為農業科研檔案管理是檔案部門的職責，農業科研管理部門更多地是從主責主業與績效考核出發，忽視對農業科研檔案的設計規劃和制度完善，科研管理人員、研究人員對職務、履約活動中形成的農業科研文件材料歸檔責任意識淡薄，而大多檔案工作人員并不了解農業科研活動的內容與過程，無法及時跟蹤歸檔。也有一些科研人員對存檔有防備或抵觸心理，擔心自己的研究數據、知識產權被他人侵害，將重要的研究技術資料歸為己有，私存了之。長此以往，應當集中管理的研究記錄不能統一建檔，屬于歸檔的記錄史料不能實現集中管理，嚴重影響農業科研檔案的齊全完整，不利于農業科研業績與成果評價的公正維護，也不利于科研人員技術專利、知識產權的保護。

（四）隊伍不穩定農業科研檔案資源建設需要有一支具有一定業務素質并相對穩定的隊伍。目前，仍有一些農業科研機構沒有設農業科研檔案管理崗位，一般由業務秘書兼任，且頻繁更換。大多兼職檔案人員沒有機會參加專業技能等方面的培訓學習，不能系統掌握農業科研檔案工作規范化、信息化建設的量化指標與發展要求，亦不能及時了解國家檔案政策法規標準，因而對檔案操作規范與質量標準把握不準，不能確保農業科研檔案的齊全和完整。這是影響檔案資源建設向深度和廣度發展的重要因素。

（五）面臨新挑戰隨著農業科研領域中自動化系統的普及，產生形成大量的農業科研電子記錄，農業科研檔案管理面臨新的挑戰：一是在農業種養培育、農產品加工和流通、“質量安全追溯”[5]、“農作物遙感識別”[6]等研究活動中，形成大量的電子文件、海量數據，無法實現全面采集、及時歸檔和資源監控。二是庫藏農業科研檔案的數字化工作與電子農業科研檔案科學管理相對滯后。三是農業科學研究新技術、新知識、新經驗層出不窮，一些技術、知識被取代更新，保存價值逐漸消失，而這部分檔案如何處置難以決定。

二、加強現代農業科研檔案資源建設的重要性

實現農業現代化，是我國新時代的一項重要任務。致信祝賀中國農業科學院建院60周年，強調“農業現代化的關鍵在科技進步和創新”[7]。中國共產黨第十九次全國代表大會報告指出：“農業農村農民問題是關系國計民生的根本性問題。加強應用基礎研究，拓展實施國家重大科技項目，突出科學技術創新，為建設智慧社會提供有力支撐”[8]。《國民經濟和社會發展“十三五”規劃綱要》，提出“開展區域性、專業性涉農信息資源建設，推進農業大數據應用，增強農業信息服務能力”。農業科研院（所）是我國農業科技創新的主要力量，在實施國家農業重大科技項目，突出農業關鍵共性技術、前沿引領技術、現代工程技術、顛覆性技術創新研究中，會形成大量對國家、社會以及本單位具有重要利用存史價值的特色檔案。因此，以國家創新戰略實施提高涵蓋農業科研領域全覆蓋建檔意識，以農業科技創新成果應用鄉村振興戰略實施，從廣度和深度拓展農業科研文件材料歸檔范圍，創新再造現代農業科研檔案科學規范管理機制，著力開發庫藏資源信息，提升利用服務效率，對于促進農業科技創新與國家檔案事業發展具有重要而深遠的意義。

三、優化庫藏檔案資源的措施

一是豐富收集內容。檢驗農業科研檔案質量的最基本標準，就是內容要素。一方面，緊跟農業關鍵共性技術、前沿引領技術、現代工程技術、顛覆性技術研究計劃，面向現代農業、精準農業、智慧農業建設設計建檔規劃和歸檔范圍，做到農業科學技術研究活動延伸到哪里，建檔歸檔工作跟進到哪里，既要收集農業科學技術研究設計、調查、觀察、實驗記錄、研究報告等，還要加強照片、標本、實物、視頻等新載體檔案的收集，創新優化庫藏持續來源的途徑。二是改善庫藏結構。新時期農業科研檔案資源建設應使庫藏結構合理優化，既要有不同形式載體的農業科研檔案，也要有農業科技發展史、農業科研成果匯編、專家名錄、科技年鑒等內部資料，并有一定的歷史變遷跨度，能真實生動地反映農業科研歷史沿革、成果迭代變遷。三是優化層次類型。農業科研檔案資源應在立檔單位級別、所屬歷史時期等方面，呈現出層次多維的特點。既要加強省級農業科學院、科研管理部門農業科研檔案資源建設，也要重視二級科研單位農業科研檔案資源建設，還要征集著名農業專家、科技功臣、院士的工作筆記、日記、手稿、照片、口述錄音等，為客觀反映農業科研單位歷史沿革、科研團隊和專家精神風貌與歷史貢獻保存記錄和記憶。四是提升管理質量。一要將指導監督工作前移，從農業科研文件材料產生源頭，提出農業科研檔案記錄載體、格式、字跡以及責任者簽章、立卷人簽名等標準要求，以利于各類檔案實體、信息的安全保管和長期反復提供利用。二要加強績效考核檢查。將農業科研檔案的產生、形成、收集、鑒定、整理、歸檔、保管以及提供利用服務工作納入相關單位績效考核與科研成果評價體系。農業科研檔案人員應當全程跟蹤農業科研檔案質量檢查，嚴格移交歸檔責任制度，對接收的檔案逐一鑒定，合力維護檔案記錄質量與信息的準確和可利用。三要強化檔案服務意識。打破“重庫藏，輕利用”的思想，以檔案服務滿足農業科技創新需要為宗旨，不斷開發庫藏資源，編撰分類目錄、指南等文獻，構建積極提供檔案服務與全面收集、按時歸檔互促機制，保質保量提高建檔歸檔率。

四、加強農業科研檔案資源建設的對策

現代農業科研檔案資源建設并不是孤立的，應當協調各責任主體形成整體推進的建設體系。為此應抓住國家農業科技創新能力建設源頭層，緊跟戰略規劃組織協調，全覆蓋建檔；夯實農業科研檔案資源建設能力基礎層，重視隊伍建設，完善機制保障；著眼優質檔案資源目標層，以滿足檔案用戶需求為導向，拓展來源途徑與收集范圍。

（一）健全組織機制優化農業科研檔案資源建設，必須堅持組織領導，加強機制建設。一是定人定崗。根據農業科研機構規模與檔案藏量，設置農業科研檔案工作崗位與人員，保證檔案資源建設任務的具體落實和有序推進。二是加強組織領導與協調。設立農業科研檔案工作領導小組，加強統籌協調，及時解決突出問題與矛盾；設立農業科研檔案鑒定銷毀工作小組，組織開展庫藏農業科研檔案的開放鑒定與劃控，開展已到保管期限檔案的鑒定與銷毀工作，降低資源建設與保管成本，合理開放庫藏檔案資源信息；設立農業科研檔案信息化工作小組，規范開展庫藏紙質檔案的數字化工作，加快推進農業科研檔案信息化管理。三是增強建設合力。創新農業科研工作與農業科研檔案工作“三納入”、“四同步”管理機制[9]，不論科研成功與失敗，只要檔案資料具有保存價值，盡量做到應歸檔盡歸檔。

（二）完善制度標準《檔案法》《檔案法實施辦法》從根本上確立了農業科研檔案資源建設的原則，《科學技術檔案工作條例》明確規定科技檔案工作必須按專業實行集中統一管理。現代農業科研檔案資源建設除了執行國家檔案法規，還應針對存在的問題與發展需求，因地制宜，全過程、多角度、各環節健全完善工作制度與管理規范、技術標準，加強各類農業科研檔案監管力度，實現集中統一管理，做到依法建檔、依法歸檔和依法管檔。

（三）加強人才培養與隊伍建設一要重視人才培養和業務培訓，將農業科研檔案人員崗位培訓列入繼續教育和檔案教育計劃。二要注重團隊建設，注重向農業科研管理者、農業科研人員等進行檔案法規宣傳，加深其對農業科研檔案資源建設的認識和理解，健全各方面風險防控機制，推動農業科研檔案工作健康持續發展。三要關心農業科研檔案工作中涌現的優秀人才，認可其工作業績，激勵其工作積極性，增強團隊核心力和凝聚力。

（四）推進檔案信息化管理隨著農業科技信息需求不斷擴大，迫切要求農業科研檔案信息化，提高檔案服務能力。一是科學建設農業科研檔案管理系統。這個系統不但要滿足現行農業科研電子文件、觀測數據、數碼照片、視頻的在線采集、篩選、歸檔、編目需要，具備目錄管理、全文和圖像的掛接、存儲、檢索等功能，還要滿足農業科研電子檔案移交接收、長期保存、機讀利用和安全運行以及未來管理海量檔案的預測擴充功能，可實現系統的擴充創建、安全運行與信息共享。二是規范完成庫藏紙質農業科研檔案的數字化。以國家紙質檔案數字化規范標準為依據，加快完成紙質農業科研檔案的數字化，統一建立機讀目錄與全文數據庫，實現公開農業科研檔案目錄、全文的在線查閱。三是加強農業科研檔案實體與信息的安全保護。在農業科研檔案信息化建設中，應制訂安全保護和應對突發事件的可行預案，將檔案實體與信息安全貫穿于全過程，加強涉密實體與信息的安全管理。

參考文獻：

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作者：郭秀萍 單位：甘肅省農業科學院