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高校檔案管理工作是高校日常管理的重要組成部分，記載著大學生在校期間的個人表現、基本情況等信息，[1]也關系著大學生日后的就業和工作，是用人單位了解大學生基本情況的重要渠道。因此，高校學生檔案管理工作十分重要。大數據時代，學生檔案管理面臨著挑戰和機遇，使得檔案電子化不再是簡單的掃描編輯、查詢共享，而是對其提出了檔案立體化管理、充分發揮檔案價值的更高要求。

一、高校學生檔案立體化管理的現狀

目前高校的檔案管理較多地受到傳統觀念的影響，加上現實條件的約束，檔案管理相關人員的工作依然停留在對大學生檔案資料的收集上面，將大學生檔案中的必須內容收納到檔案中成為全部的檔案管理工作。[2]目前高校的檔案管理人員對學生的檔案管理工作不夠重視，甚至認為大學生的檔案管理工作是可以忽略的，與其他學生管理工作相比，是可有可無的。他們對于大學生檔案內容的建立也比較粗略，僅僅記載了大學生的基本個人信息，沒有融合現代化的因素，即便許多高校運用了現代信息技術進行大學生的檔案管理，也遠遠無法滿足大學生的發展需要和就業需要，僅僅在幾個相關的平臺上可以搜索到大學生的基本信息，網絡資源利用不佳，分散度不廣。[3]當前就業形勢下，培養高素質技能型人才成為高職院校人才培養的主要目標。用人單位尤其看重畢業生的職業素質。而作為反映大學生大學階段基本情況的檔案材料，其歸檔范圍卻基本上停留在多年不變的內容上，如學生的入學通知書存根、派遣證存根等。這造成學生的檔案材料缺乏個性化、特色化的內容，如學生的道德品質、心理健康、技能培養、實踐能力、資格證書等材料并未納入學生檔案歸檔。這些內容不全面、不充實的檔案材料既不能反映學生素質的全貌，也不能滿足用人單位了解畢業生詳實信息的要求。

二、高校學生檔案立體化管理的特點

高校學生檔案管理的內容主要包括學生在入學前以及在校期間的政治思想表現、學習成績、生活行為、家庭和個人基本信息等內容，成為大學生由學校走向社會的一個重要的人生履歷。顯然這些基本資料無法滿足社會發展的需求，用人單位也需要更加詳細和全面的學生檔案資料。高校學生的校園生活十分精彩，高校一般都會組織大量的社團活動和校園活動。大學生在豐富的校園生活中會形成大量活動材料，包括學生聽課筆記、講課錄像、畢業論文、小創作、多媒體作品等。大學生的具體活動雖然不同，但都是豐富多彩的。大學生參加培訓得到的證書和獎項以及課余兼職取得的成就，均可反映大學生在校期間的實踐活動，在進行檔案管理時可選擇一些有代表性的內容納入學生的檔案中。

三、高校學生檔案立體化管理的優化措施

（一）加強對學生檔案管理工作的重視學生檔案管理工作已經成為高校日常工作的重要組成部分。各院校應該高度重視這項工作，采取有力的舉措增加檔案管理工作者的責任意識，增加他們的檔案服務意識。[4]高校的檔案管理工作關系著大學生校內的成績和表現，也影響著大學生日后的就業和工作。因此，各個院校應安排領導負責該項工作的管理，安排獨立的部門負責該項工作的落實。讓學生檔案工作有專人負責，將工作職責落實到每一名工作人員的頭上，將檔案管理滲透到學校管理的日常工作中去，同時配備足夠的人力、物力，保證該項工作可以正常的運轉。[5]高校的檔案工作者要充分認識到學校檔案管理工作的重要性，要熱愛本職工作，以嚴謹、認真、負責的態度進行工作，建立起高度的榮譽感與責任感，忠于職守，團結協作，確保檔案管理工作的優質和高效。

(二)多渠道地及時收集學生信息學生檔案的收集工作是整個檔案管理過程中的重點和難點。尤其是如何多渠道、及時收集學生信息材料，對于保證檔案的準確性非常重要。收集信息渠道單一，既容易遺漏信息材料，也可能使信息出錯。收集科學、準確的學生檔案材料牽涉到很多部門。檔案管理部門在收集學生檔案之前，首先要分工制定歸檔的范圍，如學生學歷材料的收集主要通過教務部門，學生黨團材料的收集主要通過相關的黨總支及團支部，素質培養和實踐技能材料的收集主要通過團委、學工部門，身心健康資料的收集主要通過醫務室和學校心理健康指導中心等。其次要加強收集材料相關部門檔案意識的宣傳教育，提高各部門對檔案材料形成、積累和移交歸檔的自覺性；明確自己在收集檔案過程中的責任，使檔案工作人員在收集檔案材料時有較強的針對性，提高檔案材料的收準率和收全率。在收集檔案的過程中，也要對收集材料的真實性進行嚴格把關，尤其是學生參與校園文化活動、社會實踐活動等信息材料，需要老師或者其他參與者作出相關的評定。學生檔案管理部門要主動與相關處室進行溝通，及時解決收集過程中出現的問題，按照學期前集中安排部署、學期中定期督促落實、學期末分部門檢查歸集的流程，將監督檢查工作貫穿始終，落到實處。

（三）建立學生檔案全方位、立體化的數據庫學生檔案管理應當通過現代化的手段，以大學生的檔案數據庫作為基礎，構建便捷的的檔案查詢系統，實現不同權限的查詢功能。現在的大學生檔案一般為紙質的，僅包括大學生的學習成績、基本信息、家庭情況、獲獎情況，查詢的功能和查詢到的信息十分有限。構建了立體化的大學生檔案數據庫之后，可以實現學生檔案全面、立體化的儲存，可以通過平臺進行全方位的查詢，可以展現大學生的音像資料，對他們的了解也變得更加全面和立體。為了實現學生檔案的立體化管理，應采取有力的措施，充分利用信息技術，采集大學生在各種活動中的表現，進行分類，再納入大學生的個人檔案。例如，某學生參加校園歌手的大賽，取得優異成績，相關部門可將大學生表演時的表現記錄下來，以照片、視頻、報道等形式進行收集，充分展現大學生的個人特長。用人單位通過這些內容，會對大學生的特長有一些了解，從而更好地進行崗位的分配與安排。高校學生檔案數據庫的建立也面臨著許多的困難和挑戰。這些困難可以通過全體人員的努力克服。全體檔案管理人員必須積極參與檔案數據庫的建立，對日常工作中的檔案進行有意識的收集和整理。一旦建立了數據庫，高校的整體檔案管理工作和日常學生管理工作將事半功倍。

四、結語

綜上所述，信息時代的來臨給高校檔案管理工作帶來了新的機遇。檔案管理工作是高校學生日常管理工作中的重要組成部分，對于大學生的日后就業具有重要的意義。高校領導應當對此高度重視。檔案管理工作者應當認真完成本職工作，充分運用現代科技手段，建立完善的學生檔案數據庫，進行檔案的全方位、立體化管理，朝著智能化、個性化、便捷化、人性化的方向努力，爭取高校檔案管理工作出現新的突破和發展。

參考文獻：

[1]文小瓊.普通高校畢業生檔案管理工作中的問題及對策研究[J].陜西教育,2009(10).

[2]李淑娥.就業視角下高職院校學生檔案管理改革[J].哈爾濱職業技術學院學報,2009(2).

[3]林杰.面向互聯網+時代的檔案信息公共服務[J].山西檔案,2016(1).

[4]田偉,韓海濤.實現我國“互聯網+檔案”關鍵問題芻議[J].中國檔案,2015(12).

[5]陳宏霞.2015年“互聯網+檔案”實踐與研究略述[J].檔案管理,2016(3).

作者：郭鳳臣