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摘要：信息化時(shí)代，一些企業(yè)規(guī)模龐大、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)復(fù)雜、會(huì)計(jì)核算區(qū)域跨度大，給會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來(lái)了諸多問(wèn)題。以A公司為例，對(duì)信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作進(jìn)行了研究分析，總結(jié)其成效和存在的問(wèn)題，并提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；信息化；原始憑證

以電子計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的當(dāng)代電子技術(shù)與信息技術(shù)，為會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作提供了諸多便利，拓寬了會(huì)計(jì)檔案的職能范圍，提高了會(huì)計(jì)檔案管理的效率[1]。A公司經(jīng)營(yíng)范圍涉及物業(yè)管理、房屋租賃、園林綠化設(shè)計(jì)、施工及市政環(huán)衛(wèi)維護(hù)管理、酒店經(jīng)營(yíng)管理等十余個(gè)領(lǐng)域，下設(shè)分公司、項(xiàng)目籌備組等近20個(gè)單位。復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和龐大的核算區(qū)域給A公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作帶來(lái)了諸多不便，主要表現(xiàn)為難以實(shí)現(xiàn)對(duì)異地原始憑證的適時(shí)審核、異地報(bào)銷(xiāo)不能及時(shí)處理、審計(jì)工作需要查閱會(huì)計(jì)憑證工作量大等問(wèn)題。鑒于此，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)異地核算點(diǎn)原始憑證的遠(yuǎn)程審核，為審計(jì)等相關(guān)工作提供方便、防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、加強(qiáng)財(cái)務(wù)管控能力，A公司充分利用信息化環(huán)境和條件，推廣實(shí)施了包括原始憑證電子化在內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)。

1A公司會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)實(shí)踐

1.1宣傳動(dòng)員，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)是公司財(cái)務(wù)管理信息化工作的重要組成，體現(xiàn)了公司集約化、精細(xì)化管理的需要。公司召開(kāi)系統(tǒng)啟動(dòng)會(huì)議，明確了有關(guān)會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)的功能、作用和開(kāi)發(fā)目標(biāo)，以及推廣的要求和注意事項(xiàng)，對(duì)公司全體財(cái)務(wù)人員進(jìn)行了宣傳動(dòng)員，統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，明確了會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)推廣應(yīng)用的目標(biāo)和要求。

1.2起草辦法，制度保障為確保會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)推廣應(yīng)用工作有序開(kāi)展，A公司資產(chǎn)財(cái)務(wù)部召集財(cái)務(wù)人員就原始憑證的掃描范圍進(jìn)行討論，集思廣益，起草了《原始憑證電子化暫行辦法》和《原始憑證電子化清單》，對(duì)原始憑證電子化的原則、范圍和操作流程進(jìn)行了規(guī)范，使得會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用工作有章可循。填制記賬憑證的財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)相關(guān)原始憑證的電子化，并對(duì)電子化原始憑證的正確性、完整性負(fù)責(zé)，電子化的原始憑證由審核人員在審核記賬憑證的同時(shí)進(jìn)行審核。根據(jù)公司設(shè)備條件和財(cái)務(wù)人員狀況，A公司采取在每個(gè)核算點(diǎn)配置公用掃描儀的方式完成要求的原始憑證掃描，將關(guān)鍵的紙質(zhì)財(cái)務(wù)原始憑證，如各類(lèi)紙質(zhì)發(fā)票、回執(zhí)、合同等，予以關(guān)聯(lián)或利用掃描信息加工處理最后形成PDF格式的電子文件，上傳到財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中并與記賬憑證相關(guān)聯(lián)。

1.3組織培訓(xùn)，了然于心A公司在會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)推廣實(shí)施前，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的科技公司為會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)推廣應(yīng)用技術(shù)實(shí)施方，對(duì)公司全體財(cái)務(wù)人員進(jìn)行了培訓(xùn)，使大家對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)的操作有了初步的了解。推廣應(yīng)用過(guò)程中對(duì)各核算點(diǎn)的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行一對(duì)一的現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)。推廣應(yīng)用工作結(jié)束后，對(duì)全體財(cái)務(wù)人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，教學(xué)互動(dòng)、答疑解難。技術(shù)實(shí)施方還制定了會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)操作手冊(cè)，便于夯實(shí)實(shí)際操作，有利于財(cái)務(wù)人員在工作中的熟練運(yùn)用。

1.4統(tǒng)籌安排，圓滿實(shí)施推廣應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)異地核算原始憑證的適時(shí)審核，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理的監(jiān)控作用，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。A公司基于這個(gè)出發(fā)點(diǎn)，采取“先主后次，先遠(yuǎn)后近”的推廣應(yīng)用實(shí)施原則，循序漸進(jìn)、井然有序。

2A公司會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)的成效

2.1強(qiáng)化財(cái)務(wù)監(jiān)控，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)A公司的會(huì)計(jì)核算采取跨地域分散經(jīng)辦、集中管理的模式，之前對(duì)異地付款超過(guò)5萬(wàn)元的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，采取使用數(shù)碼相機(jī)拍攝原始憑證后，通過(guò)OA郵箱發(fā)至審核人員的方式來(lái)完成對(duì)原始憑證的審核。推廣應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)后，審核人員可以直接通過(guò)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中會(huì)計(jì)憑證的附件，對(duì)異地原始憑證適時(shí)進(jìn)行審核，既強(qiáng)化了財(cái)務(wù)監(jiān)控，又降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.2便于查閱原始憑證，保護(hù)會(huì)計(jì)檔案的完整性一般條件下，審計(jì)或日常工作需要查閱會(huì)計(jì)憑證時(shí)，可以通過(guò)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)查詢，但如需查閱原始憑證，卻只能采取傳真或到存放地翻閱的方式。推廣應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)后，可直接通過(guò)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)查閱原始憑證，既解決了翻閱紙質(zhì)原始憑證費(fèi)時(shí)費(fèi)力的問(wèn)題，又避免了紙質(zhì)原始憑證在查閱過(guò)程中可能被損壞、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，利于保護(hù)會(huì)計(jì)檔案的完整性。

2.3會(huì)計(jì)檔案的安全性和可靠性得到雙重保障會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化，使會(huì)計(jì)核算資料的記錄方式發(fā)生了根本性變革[2]。推廣應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)后，改變了會(huì)計(jì)信息的承載介質(zhì)，使紙張、膠片、錄像帶等傳統(tǒng)信息媒體向計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)變，如磁盤(pán)、光盤(pán)等。裝訂成冊(cè)的紙質(zhì)憑證和通過(guò)掃描上傳至財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的電子憑證共同存放，相輔相成、相得益彰，使得會(huì)計(jì)檔案的安全性和可靠性得到雙重保障。

3A公司會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)存在的問(wèn)題及建議

3.1原始憑證掃描上傳的及時(shí)性和完整性難以保證在實(shí)際操作會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)過(guò)程中，存在原始憑證不能及時(shí)或完整掃描上傳的情況。比如銀行回單，因其存在滯后性，使得原始憑證的掃描上傳工作及時(shí)性和完整性難以同時(shí)達(dá)成。建議公司有關(guān)部門(mén)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)與相關(guān)信息系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源共享，減少重復(fù)勞動(dòng)，確保原始憑證掃描上傳的及時(shí)性和完整性，最大限度地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)的作用。

3.2原始憑證掃描上傳的工作量大A公司因其經(jīng)營(yíng)種類(lèi)繁多，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)復(fù)雜，會(huì)計(jì)核算地域跨度較大，在一定程度上給會(huì)計(jì)檔案電子化工作帶來(lái)負(fù)擔(dān)。據(jù)了解，A公司每年會(huì)計(jì)憑證均有數(shù)百冊(cè)、數(shù)千份。大量的原始憑證需要掃描上傳，耗費(fèi)了不少人力和物力。尤其是在會(huì)計(jì)期末，本來(lái)就很繁忙的財(cái)會(huì)部門(mén)更是無(wú)暇對(duì)原始憑證進(jìn)行電子化，只能累積到下一個(gè)會(huì)計(jì)期間進(jìn)行處理，如此又會(huì)影響到會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性。建議公司財(cái)會(huì)部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)原始憑證的掃描上傳工作，甚至可以考慮雇傭兼職人員定期對(duì)公司的原始憑證進(jìn)行掃描。這樣不僅能保證會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性和完整性，又能減輕相關(guān)財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，使其以更充沛的精力投入到其他工作中去。

3.3紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理仍處于傳統(tǒng)模式盡管推廣應(yīng)用了會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)，但在將會(huì)計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)方式存儲(chǔ)的同時(shí)，對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法[3]，用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的憑證、賬簿和報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案仍需裝訂成冊(cè)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。因此，從一定程度上來(lái)講，雖然電子化的會(huì)計(jì)檔案便于原始憑證的異地審核及查閱，為審計(jì)等工作提供了方便，但卻未從根本上減輕對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理負(fù)擔(dān)，并未節(jié)約大量的裝訂時(shí)間和存儲(chǔ)空間。在這一點(diǎn)上可以借鑒商業(yè)銀行的做法，將電子化后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案直接編號(hào)塑封，入檔保管，原則上紙質(zhì)檔案經(jīng)塑封后不再打開(kāi)，直接按照規(guī)定期限保管[4]。由此可以節(jié)約大量的會(huì)計(jì)檔案整理裝訂時(shí)間和空間，實(shí)現(xiàn)真正意義上的會(huì)計(jì)檔案電子化管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉天佐,羅迎芬.論會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案職能[J].經(jīng)濟(jì)師,2005(11):202.

[2]陳智為,劉越.電子會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)勢(shì)及其局限性[J].上海檔案,2001(6):33.

[3]譚明梅.淺談會(huì)計(jì)電子檔案的保管[J].現(xiàn)代商業(yè),2008(5):144.

[4]丁春.加快人行會(huì)計(jì)檔案電子化進(jìn)程的構(gòu)想[J].華南金融電腦,2009(2):56-57.

作者：龍春娥單位：湖北三峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院