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一、數字化檔案的概念

國內最早對數字化檔案下定義的是武漢大學的鄒悅，2005年在《數字檔案資源建設中的著作權問題研究》一文中提出：“數字化檔案是指傳統檔案數字化后形成的電子形式的檔案?！?009年，來自西安建筑科技大學的李殿環提出：“數字化檔案的來源囊括兩個部分，一部分是網絡化辦公和無紙化辦公的出現，各個機構出現了大量電子文件，電子文件歸檔后存儲于檔案館。另一部分是館藏的紙質檔案、膠片、照片等傳統檔案，通過現代數據庫技術、高速掃描技術、數據壓縮技術等手段轉化為數字化信息?！?/p>

二、數字化檔案的發展情況

伴隨我國高校逐步轉向現代化管理，對數字化檔案的建設進行了規劃，并成為了全新的工作趨勢。高?！皵底只@”建設的重要組成部分之一就是檔案工作，檔案工作將高校黨務、政務信息，數字化校園產生的檔案信息和電子文件的進行存儲。因此，高校的檔案相關工作者面臨的新問題就是如何加強高校數字化檔案的管理工作。1.數字化檔案領域的發展趨勢我國高校數字化檔案發展趨勢就是進行數字化的建設，到如今先進的技術為我國高校教學、管理與科研的電子化建設打造了全新的網絡環境，為數字化校園的轉化奠定基礎。高校檔案從傳統的紙質版逐漸轉變為電子版，信息的存儲載體為光盤和磁盤，并向數字格式轉變，與此同時，伴隨著計算機的快遞發展，大量的先進技術應用于管理工作、教學與科研，也轉變為電子化檔案，形成了龐雜的數字化檔案。面對如此眾多的、復雜的、新型的數字化材料和文件，為了更好地為高校各個部門的工作提供方便快捷的檔案信息服務，如何規范化管理和順利展開數字化檔案的規劃和建設，已經成為了檔案的相關工作部門最需要解決的問題。2.我國高校數字化檔案存在的問題隨著高校檔案事業的迅速發展，越來越多的教職工、管理人員逐漸關注并了解相關檔案的管理工作，由于數字化建設還處于初級發展階段，相當一部分學校管理人員還停留在傳統觀念上，缺乏對數字化檔案建設的正確認識，甚至還存在一些錯誤和偏見。高校檔案的數字化發展對檔案工作人員提出了更高的要求，不僅需要掌握傳統的檔案管理技能，還需要掌握數字化、網絡化等計算機相關技術，成為既掌握現代科技技術，又精通傳統檔案管理的復合型人才。目前，我國高校的檔案管理人員在計算機方面的技能普遍偏低，專業知識單一，難以適應信息化時代下高校檔案數字化建設和發展的需要。在管理層面，由于高校的檔案工作經費投入不足，用于檔案數字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數字化建設的全面開展。3.我國高校數字化檔案目前應對的挑戰如今，我國處于一個數字化快速發展的年代，高校的檔案相關工作部門面臨著前所未有的危機和挑戰。相關檔案部門需要培養復合型人才，更好地適應數字化檔案管理工作的迫切需要。對新型人才要求具備較強的信息處理能力、全面的檔案知識結構、良好的信息道德以及敏銳的信息洞察能力，為了進一步適應數字化檔案的建設和快速發展的需求。高校的數字化檔案工作應把具有較高價值的數字化檔案放在首位，然后考慮利用率較高的檔案和學校的特色檔案，做到由點到面，按步驟數字化處理。主動展開服務，改變被動服務模式，主動了解用戶的需求，調查檔案管理和利用情況，介紹館藏檔案信息，宣傳檔案館館史和功能，主動解決用戶需求，找出存在的問題。根據數字檔案的特點，制定具有針對性的規章制度和保障機制，使高校數字化檔案建設能夠安全、順利地開展。

三、基于文獻計量分析

我國高校數字化檔案領域的變化趨勢1.數據的來源及其分析該研究選擇了CNKI數據庫中的數據作為數據來源，通過制定期刊的檢索策略，以文獻計量的方法，對我國高校數字化檔案領域1965年~2018年的數據進行分析，采集時間為2018年8月18日，數據庫更新時間為2018年8月18日。以"數字化檔案"[主題詞]AND"高校"[主題詞]為基本檢索詞，共檢索到405篇文獻，刪除國外大學、企業相關的研究，僅納入我國高校檔案領域關于數字化的研究，共385篇文獻，分析工具為MicrosoftExcel。2.數字化檔案領域論文的年度分布數據更新時間為2018年8月18日，根據2001年~2018年的論文數量變化可以看出，2005年之前關于我國高校數字化檔案領域的論文發文量不是很多，但處于一個每年遞增的趨勢。之后2005年~2009年處于一個比較平穩的狀態，年均發文量為20篇左右，2006年略有下降。2014年以后，年發文數量逐漸達到40篇并穩步上升?？傮w而言，近十幾年來，我國高校數字化檔案領域的研究論文數量持續增長，年均增長率為34.12%。3.數字化檔案領域論文的期刊分布我國高校數字化檔案領域前10名期刊發文總量為130篇，占論文總數的33.77%。期刊的發表周期和每期載文量有著密不可分的關系，但是也可據此觀察出該研究領域發表成果的主體力量。上表中前十名排在首位的期刊為《蘭臺世界》，總的發文篇數為48，僅占12.47%，排名第二的期刊《辦公室業務》發文量只有《蘭臺世界》的一半，其他期刊的發文數量占比也不是很高，因此，我國高校數字化檔案領域發表的文章還是比較分散的。4.數字化檔案領域高頻主題詞分析該領域的文獻數量可以直接通過關鍵詞的詞頻顯示出來，還能反映出該領域的焦點和熱點問題。排在前20名的關鍵詞由于出現頻率較高，把其定義為高頻詞。出現頻率較高的詞語分別有“高?！?、“數字化”、“數字化建設”、“高校檔案”、“信息化”、“檔案管理”等?！案咝n案”屬于客體，是數字化高校檔案領域的研究對象；“高校”屬于主體，是該研究領域的認知活動與實踐，“數字化建設”、“檔案管理”、“信息化”是客體非常重要的屬性，而我國高校數字化檔案的領域研究精華也被這幾個關鍵詞所涵蓋，也充分反映了該領域的主要發展方向。從另一個方面也反映出數字化、信息化在高校檔案研究領域的活躍性和主體性?！皵底只薄ⅰ靶畔⒒薄ⅰ皩Σ摺背霈F的頻次依次是128、29、23次，分別占所有關鍵詞總頻次的33.25%、7.53%、5.97%，占高頻詞總頻次的20.51%、4.65%、3.69%?！皵底只?、“信息化”是反映檔案電子化的指標，直接體現了檔案的電子化程度，“對策”可以體現應對高校檔案數字化發展的方法。將高校檔案數字化領域的所有關鍵詞整理后，形成共現網絡，共現頻率最高的10個詞見下圖，都是圍繞“數字化”、“檔案管理”所展開的一系列熱點研究，與高頻主題詞統計的結果完全一致，從共現網絡中能更直觀地發現，所有研究討論的中心都圍繞著數字化，隨之展開各個方面的討論和研究。

四、結束語

本技術通過統計高校數字化檔案領域的論文、期刊、關鍵詞并進行分析，根據發表高校數字化檔案的文獻熱點推測該領域今后的發展方向可能是對多元電子化檔案的探索，數字化檔案的相關管理工作流程將有助于高校檔案工作的快速發展。數字化是人類發展史上最重要最輝煌的一步，它讓人們以方便快捷模式獲得和保存創造出來的文明成果，并將其保存和傳承下去，它為人類提供了行之有效的交往手段，有利于人類的共同繁榮。在這種信息化高速發展的關鍵時刻，需要有責任、有想法的人大膽實踐，探索國際化道路。

作者：林曉麗