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摘要：在信息技術(shù)逐漸滲透到人們生產(chǎn)生活的時代背景下，我校在進行辦公的過程中，日益實現(xiàn)了對自動化技術(shù)的應(yīng)用。眾所周知，辦公過程中會產(chǎn)生許多的檔案、文件，包括科研、教學(xué)以及管理等工作過程中都會產(chǎn)生大量的信息需要進行編輯整理，傳統(tǒng)的人工整理方式效率太低，且出錯率較高。目前階段，電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，在各個單位的檔案管理中顯現(xiàn)出其突出的優(yōu)勢。在未來的數(shù)字檔案館建設(shè)中，電子檔案必然會成為建設(shè)的重心，逐步取代傳統(tǒng)的檔案整理方式。基于此，本文將對電子檔案的特點進行剖析，希望能給有關(guān)人員提高參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化環(huán)境；電子檔案；管理

1對電子檔案的認識

1.1電子檔案的概念。

電子檔案是指具有參考憑證價值和保存價值的歸檔電子文件及其相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。

1.2電子檔案必須是經(jīng)過歸檔的電子文件。

隨著信息科學(xué)的發(fā)展，人們在進行辦公室越來越依賴于計算機，在這一過程中，會產(chǎn)生許多的電子文件。同紙質(zhì)文件一樣，電子文件也是需要進行整理歸納的。然而，并不是所有的紙質(zhì)文件都包含有用信息，能夠被整理成紙質(zhì)檔案。同樣，只有包含有效信息的電子文件才能夠被整理成電子檔案。由于計算機具有強大的計算能力，在工作過程中會產(chǎn)生大量的電子文件，這些電子文件就是所說的電子檔案的前身。然而，電子文件要具備一定的信息價值，滿足相應(yīng)的條件，才有可能被整理成電子檔案。具體要求包括，第一，電子文件首先要經(jīng)過相應(yīng)的處理，例如文件內(nèi)容的排版、編制發(fā)文號，有些還要求電子文件經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字，經(jīng)過一系列固定嚴格的流程，才能夠被整理歸納為電子檔案，這就是所說的檔案歸檔。其次，通常情況下，電子文件最主要的來源是辦公自動化系統(tǒng)，這些文件的所屬類別是事務(wù)性文件，有些文件包含的信息雜亂無章，不具備存儲價值，是不適合被歸為電子檔案的。只有那些具有參考價值的電子文件才有可能成為電子檔案。電子檔案在成形過程中，很多流程都和紙質(zhì)檔案的整理相同。例如在文件被整理轉(zhuǎn)化成檔案之前，必須要經(jīng)過一個叫歸檔的環(huán)節(jié)。沒有經(jīng)過歸檔的文件，及時之后轉(zhuǎn)化成檔案，也很有可能被丟失，造成信息的損失。因此，為了對電子檔案進行長期高效的保存，就必須要對相應(yīng)的電子文件進行歸檔處理。重視歸檔工作的開展，有利于實現(xiàn)信息的價值，同時也不至于造成資源的浪費。

2電子檔案的優(yōu)勢

2.1資源共享。

在信息時代逐漸滲透進各行各業(yè)的時代背景下，各行業(yè)在發(fā)展時都注重資源共享的實現(xiàn)。在電子檔案的應(yīng)用過程中，也具備這一重要的優(yōu)勢，即電子文件共享性。共享性，指的就是在電子文件在應(yīng)用時，能夠通過計算機網(wǎng)絡(luò)，在同一時間被不同部門不同工作人員所獲取，并加以處理和利用。共享性具有顯著的優(yōu)勢，具體包括：首先，對需求者的數(shù)量不設(shè)限，一份電子文檔能夠被許多人加以利用。其次，電子文件的獲取不受地點、時間的限制，任何部門在任何時間，只要獲得權(quán)限，都能夠得到電子文件并加以利用。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案則不具備這一優(yōu)勢。由于紙質(zhì)檔案是實物，通常情況下，紙質(zhì)檔案都被保存在相應(yīng)的檔案館中，若想對其進行查閱，就必須在檔案館規(guī)定的時間之內(nèi)進行利用。除此以外，紙質(zhì)檔案通常沒有備份，為了防止檔案丟失或者損壞，相關(guān)的檔案館對檔案的保存其實是非常嚴格的，這給使用者帶來了很多麻煩，必須要在固定時間固定地點才能進行檔案的使用。借助于日益先進的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)的普遍發(fā)展，目前階段電子檔案的查閱變得越來越方便。在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下，相關(guān)的檔案館可以在網(wǎng)上開設(shè)一個檔案平臺，一些不具有機密性，能夠供大眾查閱的檔案，都可以被放置在平臺上，提供給有需要的人。除此以外，電子檔案的呈現(xiàn)方式多種多樣，除了傳統(tǒng)的文字信息，還包括圖片、音頻等，這給使用者的查詢帶來了巨大的便利性。為了保障檔案的合理利用，檔案館可對平臺上的檔案設(shè)置權(quán)限，以防不法分子進行查閱。這樣一來，只要人們擁有基礎(chǔ)的電子設(shè)備，例如手機電腦等，就可以不受時間、地點的限制，對電子檔案進行利用，獲取相關(guān)信息。顯而易見，電子檔案在共享性這一方面的優(yōu)勢，遠遠高于紙質(zhì)檔案，不但方便了相關(guān)人員的查詢，也實現(xiàn)了檔案信息的最大效用，避免了資源的浪費。

2.2有利于保護原件。

紙質(zhì)檔案由于其制作材料的特性，在保存過程中有許多的缺陷和漏洞。眾所周知，紙質(zhì)檔案保存的年限越長，紙張的質(zhì)量也會隨之降低，紙張可能會出現(xiàn)破損、泛黃等現(xiàn)象，墨水也可能會褪色，這給檔案的保存帶來了極大的難題。如果沒有采取及時的措施進行解決，就有可能造成紙質(zhì)檔案的損壞，造成信息的損失。然而，電子檔案在保存過程中就不需要擔(dān)心這一問題。即使是被多人多次的查閱利用，也不會降低電子檔案的質(zhì)量和壽命。因此，在一些重要的檔案館中，電子檔案的應(yīng)用越來越普遍。這是保存一些珍貴信息的重要途經(jīng)，也減少了檔案管理工作者的工作量。

2.3工作效率大幅提升。

利用電子檔案，工作效率遠遠高于利用紙質(zhì)檔案。以本科畢業(yè)生成績?yōu)槔绻羌堎|(zhì)檔案，有人來查檔時，工作人員需要先從檔案管理系統(tǒng)中檢索出檔號，然后到庫房去找出檔案實體，再去復(fù)印，然后提供給利用者。

2.4有利于保護個人隱私。

對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，如果有人要查自己的四、六級成績、畢業(yè)生名單等，通常都是把利用者所在的頁面拿去復(fù)印，提供給利用者，這樣利用者不僅能看到自己的信息，這頁上其他人的所有信息也都是一覽無余。但是，電子檔案的利用就不同，一些先進技術(shù)的應(yīng)用，給我們在檔案利用時保護他人隱私提供了有力的手段。比如，利用檔案管理系統(tǒng)的強大功能，可以很方便的隱去其他人的關(guān)鍵信息，利用者只能看到本人的信息，從而有效地保護了他人的個人隱私。

2.5經(jīng)濟環(huán)保。

從收集和管理的角度來看，對那些利用率很低且、價值不是很高的材料，如果僅以電子檔案的形式保存，可節(jié)約大量紙張，及庫房的空間。同時，檔案工作人員也不必再花費大量的時間和精力對紙質(zhì)材料進行搬運、打號、拆釘、裝訂等，可以節(jié)省大量的人力和物力。

結(jié)語：

綜上所述，對某些類別的檔案實行電子化管理，是檔案管理工作的一大飛躍。工作中形成的電子文件，經(jīng)過技術(shù)處理后所形成的電子檔案基本能同紙質(zhì)檔案一樣，具有原始的憑證作用。當(dāng)然，要想電子檔案具有和紙質(zhì)檔案一樣的法律效力，還必須通過相關(guān)的法律條文來保證其效力及實施的可行性。

參考文獻

[1]王玲.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].黑龍江檔案,2016.

[2]吳灼之.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外,2018.

作者：蔣勵 單位：廣東省惠州市安全生產(chǎn)教育訓(xùn)練中心