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檔案信息管理是現(xiàn)代檔案管理工作中不可或缺的一部分，為適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的要求，電子信息在檔案管理工作中的開發(fā)與利用，是檔案管理工作走向規(guī)范化與科學(xué)化的客觀需要。伴隨電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息處理新設(shè)備、新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，正極大地影響著人們的思維與行為方式，檔案電子信息資源的開發(fā)利用越來越引起人們重視。建立檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)與方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，不但是提升檔案信息管理水平的重要手段，更是社會(huì)需求發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、電子信息在檔案管理工作中的特點(diǎn)

檔案管理工作中，電子信息的特點(diǎn)可簡(jiǎn)單概括為快、廣、雜、變。“快”指的是電子信息產(chǎn)生與傳播的速度極快，信息資料收集迅速快捷。“廣”是指，電子信息受網(wǎng)絡(luò)開放性與普及性的影響，息的來源面廣，各種類型的信息彼此共存。“雜”是指由于各類信息資料都可通過相同傳輸渠道進(jìn)行傳輸，電子信息內(nèi)容較為繁雜，這在無形中增加了信息檢索的工作量。“變”指的是電子信息靈活多變，基于這一特點(diǎn)，內(nèi)容發(fā)生變化的電子信息可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整更新，工作效率明顯提高。除以上特點(diǎn)，檔案管理中的電子信息同時(shí)具有可靠性驗(yàn)證困難，真實(shí)性不易辨別的特點(diǎn)，這在一定程度上方便了一些虛假信息的傳播。為確保檔案管理的有效性與合理性，在管理過程中要按照電子信息特點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容與方式進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整，以保證檔案信息資料的及時(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性。

二、檔案管理工作中電子信息開發(fā)和利用的必要性

檔案工作中電子信息開發(fā)和利用的必要性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展是推動(dòng)檔案管理工作中電子信息開發(fā)利用的根本原因，互聯(lián)網(wǎng)作為當(dāng)前信息傳輸最重要一個(gè)的接入渠道，信息資料的變化已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了人類的想象，只有將檔案信息作為信息資源組成部分進(jìn)行信息資源的開發(fā)利用，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化與信息化。其次，社會(huì)需求是促進(jìn)檔案管理工作中信息資源利用和開發(fā)的直接原因。檔案信息管理工作越來越引起人們重視，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化管理，才能提高檔案管理水平，更好地實(shí)現(xiàn)信息管理的價(jià)值。檔案信息管理在人們?nèi)粘５纳罟ぷ髦邪l(fā)揮著重要作用，表現(xiàn)在電子信息資源的開發(fā)利用，能夠使檔案信息便捷、多用戶使用，這是以往手工管理手段無法達(dá)到的。

三、加強(qiáng)檔案電子信息管理的措施

（一）確保檔案信息的安全性、真實(shí)性與完整性

1.保證檔案信息資料的安全性

檔案信息在局部范圍與一定的期限里存在著保密的問題。當(dāng)前，電子信息技術(shù)發(fā)展迅速，如何強(qiáng)化電子檔案信息的保密性，成為影響檔案信息資料安全的關(guān)鍵因素。由此，反侵入與防破譯技術(shù)的研究成為檔案信息安全管理工作的重要內(nèi)容。檔案信息管理工作中可通過設(shè)置訪問權(quán)限、隨機(jī)密碼，進(jìn)行防侵入管理等措施，保障檔案信息的安全性。對(duì)于一些共享性的電子檔案信息，可采取防火墻、多重加密及獨(dú)立備份等保障措施。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)防攻擊技術(shù)的研究，切實(shí)保障電子信息檔案的安全性。

2.保證檔案信息的完整性

檔案信息經(jīng)篩選后可能會(huì)將部分有用信息資料遺漏掉，包括許多不成熟的推論與設(shè)想以及不成功的結(jié)論等內(nèi)容。但是，這些被排除的信息資料將來可能促成新的突破或創(chuàng)造。所以，在處理這類信息資料時(shí)，就存在著一個(gè)管理的難題。當(dāng)然，對(duì)所有的檔案信息資料進(jìn)行無目的或無限制的保存，同樣是不可取的，這必然會(huì)無謂消耗大量的工作精力，這就要在進(jìn)行這類信息資料的篩選與歸整時(shí)，采取排除法，對(duì)檔案信息進(jìn)行多層次、多專業(yè)和多學(xué)科的篩選與歸整。對(duì)于一些存在爭(zhēng)議的檔案信息，按照寧留勿舍的規(guī)整原則，確保電子檔案信息的完整性。

3.保證檔案信息資料真實(shí)有效

在保證檔案信息完整性的基礎(chǔ)上，要確保電子信息檔案的真實(shí)有效性，這同樣是檔案管理工作的一個(gè)難點(diǎn)問題。因?yàn)殡娮訖n案信息的來源不同，且可能存在許多相互矛盾與重復(fù)的內(nèi)容，經(jīng)過篩選歸整后，可能會(huì)有出現(xiàn)一些有用的真實(shí)資料被排除在外的問題。要確保檔案信息的真實(shí)性，檔案信息管理人員必須有高度的責(zé)任心與專業(yè)素質(zhì)，在進(jìn)行檔案的歸整工作時(shí)，必須慎重，以盡可能的減少因檔案篩選引起的問題。此外，還應(yīng)將已確認(rèn)的評(píng)估建議與相關(guān)的檔案信息一并進(jìn)行保存，保證檔案信息后期使用的真實(shí)有效性。

（二）提高檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)

伴隨檔案信息管理過程中現(xiàn)代技術(shù)與專業(yè)軟件的推廣使用，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)是當(dāng)前加強(qiáng)檔案信息管理工作的重要舉措。

1.檔案管理人員必須提高職業(yè)道德修養(yǎng)檔案管理水平的高低，在很大程度上與檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)有關(guān)。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)面廣、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，這就要求檔案管理工作者端正工作態(tài)度，加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，在檔案管理工作中堅(jiān)持原則，終于職守，樂于奉獻(xiàn)，以良好的服務(wù)態(tài)度服務(wù)用戶。

2.檔案管理人員要提高文化知識(shí)與專業(yè)技能一名優(yōu)秀的檔案管理人員，必須具備豐富的文化知識(shí)與過硬的專業(yè)技能，全面提高自身的綜合素質(zhì)，只有這樣才能保證檔案分類、保護(hù)、編目及保管等日常工作的有效開展。這要求檔案管理人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，接受繼續(xù)教育，以拓展自身知識(shí)的涵蓋面；同時(shí)通過自學(xué)及交流學(xué)習(xí)的方式，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)；此外，應(yīng)熟悉和掌握基本的計(jì)算機(jī)應(yīng)用于維護(hù)技能，確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，能夠?qū)﹄娔X的貯存資料及時(shí)進(jìn)行整理，建立完善高效清晰的信息檢索系統(tǒng)，為檔案信息用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（三）對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)的開發(fā)利用檔案信息科學(xué)的開發(fā)利用，不僅是檔案管理工作的最終目的，也是用來衡量檔案管理水平的重要內(nèi)容。因此，檔案信息資源的開發(fā)利用必須科學(xué)合理。

1.全面收集檔案信息資源

豐富的檔案信息資源是開發(fā)利用檔案信息的先決條件，作為檔案管理人員，應(yīng)不斷拓展檔案信息資源的收集渠道，對(duì)反映或與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息資源進(jìn)行合理全面的收集，才能對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的開發(fā)利用。

2.對(duì)檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)化整理對(duì)檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)化的整理，是檔案信息開發(fā)利用的重要環(huán)節(jié)。由于電子信息內(nèi)容非常廣泛，因此必須保持電子信息間的有機(jī)聯(lián)系，對(duì)信息資源進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)地整理，為檔案電子信息的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

3.運(yùn)用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)手段提高信息資源的開發(fā)利用效率，必須運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理配套硬件設(shè)施的建設(shè)，建立科學(xué)合理的檔案信息檢索體系。

（四）拓展服務(wù)渠道，保障服務(wù)質(zhì)量

檔案信息作為一種無形的資源，檔案管理人員應(yīng)改變以往被動(dòng)服務(wù)的觀念，主動(dòng)地向人們宣傳檔案信息資源的重要性與使用價(jià)值，不斷拓展服務(wù)渠道，提高服務(wù)質(zhì)量。比如，檔案管理人員除向人們提供關(guān)乎其切身利益的檔案信息外，還可在不違反原則的基礎(chǔ)上，向用戶公布全宗檔案目錄科檔案等資源，以拓寬檔案管理的服務(wù)面，更好地發(fā)揮檔案信息的作用。