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1檔案電子化的定義及其特點

從長遠看，檔案信息化是管理現代化的必然要求，所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件具有以下特點：

1.1工作效率的大幅提高，計算機強大的信息處理能力是檔案電子化的最大優點。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、存儲、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。電子檔案能為檔案部門提高工作效率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。

1.2存儲量大。信息得到充分交流和共享，運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單位途徑管理發展到體系管理，電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；并且計算機的存儲量大，這樣一個檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信息，就可通過數字化的手段存儲在電腦里，任何個人和機構都能很方便地進行查閱。隨著計算機和網絡技術的發展，可與其他信息系統建立互聯，提供信息橫向與縱向的共享，從而提高檔案利用工作的質量和效率，保證很高的查全率和查準率。

1.3電子文件的保存更加穩定，電子文件的保存載體如VCD、DVD、U盤、移動硬盤等，這些載體的普遍特點為存、讀方便快捷，易于傳遞，存儲時間長。受外部環境影響小，不易損壞，具有較高的穩定性。

1.4文件的傳遞更加快速和安全，傳統的紙質檔案文件的傳遞是靠郵政系統傳送，時間受距離長短的限制，文件容易造成延誤和遺失。現在應用計算機網絡技術，直接通過網絡進行傳遞，實時收發，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

2如何加強檔案管理信息電子化

2.1加強投入，做好基礎工作。一直以來檔案信息數字化步伐進展緩慢。把館藏的紙質檔案變為數字化的檔案是當前所有檔案信息化建設的一項基礎工作。大家知道，對工作中直接生成的電子文件全文數據庫的接收和管理比較容易，但是如果把幾十年形成的全部的紙質檔案進行數字化，使其成為光盤、磁盤存儲的信息，建立起一套檔案全文數據庫，就是一件非常困難的事情了，需要大量的人力物力。目前，在這方面工作進展緩慢，投入不夠。

2.2提高技術支撐。技術是檔案信息化建設的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案信息化形同空話。首先，從硬件建設和投入上下功夫，要配備質量可靠、性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，不斷改善硬件環境，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設計開發出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統融會貫通。其三，要采取有效措施保證軟/硬件安全運行。

2.3加強人才建設。檔案信息化建設的最終落實都要靠人來執行，作為信息化社會的檔案工作者必須具備一定的計算機和電子文件管理知識。這就要求檔案管理人員不斷更新觀念，學習新知識、掌握新技能，樹立為社會和公眾服務的意識。要從“自學為主，培訓為輔”模式逐步轉變為可持續終身教育機制，在檔案人員間建立學習激勵機制，保證檔案人員的素質隨經濟發展和社會進步而不斷提高。加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，學習交流兄弟單位利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

2.4解決好電子文件的保存問題。電子文件保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求較高。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。把電子文件記錄在介質層上，被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。

2.5完善安全制度，加強文件的保密性。電子文件失去了固定的形式，內容易于變化，使得電子文件的保密性變弱。電子文件易于修改，并且修改后不留任何痕跡，雖然已經有一些技術手段可以防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪修改，但其內容發生變化的可能性總比紙質文件要大得多，把握其內容的原貌較為困難。電子文件不再具有特定的字跡，無法從字跡上分辨其原始性，人們可以根據需要以不同的字體字號輸入輸出文檔，并且不能為每一份電子文件蓋印或簽名，也就無法借助字跡和簽章等來判斷一份電子文件是否為原件。這些都對電子文件的安全性提出了新的課題，并且隨著網路技術的發展，網絡竊密技術也在不斷完善，進入網路中的任何文件都難以做到絕對保密。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。可以使信息系統內/外網隔離，在內部信息化網路和外網之間，設置物理隔離。采用路由器過濾被屏蔽的IP地址、身份證防火墻、數據備份等安全防護措施來保障電子文件的安全性。

2.6制定統一的標準。要實現檔案信息資源的共享，必須制定檔案管理信息化的標準，這個標準不是單一某個方面的，而是一個標準體系，既要有檔案管理網站信息系統設計和管理軟件的應用標準，也要有紙質檔案的數字化標準，還要有電子文件的接收、管理標準，此外，檔案數據庫與數據資源庫互聯的工作標準等也需要統一。

綜上所述，檔案信息化管理是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。檔案人員素質對檔案工作信息化管理的質量起著關鍵作用，因此，檔案人員計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界發展的大趨勢，檔案館只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。