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摘要：隨著現代信息技術的不斷發展，我國的政務管理正在朝著電子化的方向加速邁進，加強并切實做好電子政務檔案管理工作勢在必行。筆者根據自身工作經驗，分析了電子政務檔案管理工作中存在的問題，提出了有效的解決措施，供參考和借鑒。

關鍵詞：電子政務；檔案管理；探析

電子政務的發展提升了我國政務信息和公共服務的能力，作為一種新的政務活動形態，其對公民、社會和政府部門都產生了重要的影響，既能節約行政成本，又能有效地提升辦公效率，保證政務服務體制的高效廉潔。在這種情況下，加強并做好電子政務檔案管理工作，就成為我們必須面對和認真解決的一個新的重要課題。據了解，目前電子政務檔案管理存在一些不容忽視的問題，需要我們認真對待和研究，采取有效措施，及時加以解決。

1當前電子政務檔案管理存在的主要問題

1.1責任主體不明

電子政務檔案大多歸業務部門管理，制度規定業務部門有更多的管理權限。但是，在實際的操作過程中，政務中心檔案部門和業務部門對電子檔案的管理職責幾乎相同，但是如果發生電子檔案被篡改或丟失的問題，有時無法找到責任主體，很多部門的人員相互推諉，很難及時處理。因此，這種管理模式對于檔案管理工作來說是十分不利的。由于責任主體不同，給責任確定和相關管理工作的落實造成了很大的影響，給檔案管理工作造成了極大的不便和隱患。

1.2安全性有待加強

目前電子檔案的安全管理存在著很多問題，從技術層面來說，電子檔案的管理受到技術水平的影響，不同部門的電子政務技術水平各有高低，互聯網具有開放性，使得電子檔案很容易受到黑客的攻擊，這給檔案信息的安全管理造成了很大的影響。受社會和自然因素的影響，自然災害、社會環境變化都會影響電子檔案的安全性，甚至導致電子檔案丟失。與紙質檔案相比，雖然電子檔案儲存較為簡單，但在實際管理過程中仍然存在很多問題。受一些因素的影響，工作人員的個人態度和工作水平直接影響電子檔案的安全。如果工作人員沒有嚴格按照操作要求進行操作，將會造成電子檔案的損壞，或者各個部門的權責不明確、管理不規范，造成電子檔案的丟失，直接影響電子檔案的安全。

1.3技術障礙和管理缺陷

電子文件歸檔管理需要有一定的技術支撐，而目前電子文件的歸檔、管理存在一定的技術障礙和管理缺陷。1.3.1業務處理是系統最基本的功能，但系統的冗雜性給檔案管理造成了很大的影響，使檔案管理工作較為冗雜。這有助于保證檔案在較長年限內的安全，但給管理工作造成了很大的不便，管理手續較為煩瑣。一般的電子政務系統不存在可擴展性，所以檔案管理功能嵌入也遇到很多問題。填充功能如果得不到有效的利用，那么檔案歸檔工作量將會不斷增加，在數據權限受到控制時，很多檔案部門可能因為無法找到需要的業務檔案，給管理工作造成極大的不便。1.3.2由于絕大部分電子檔案存放在業務部門，檔案管理部門沒有管理權限，業務部門在管理權限上大于檔案部門，給檔案管理工作的開展造成了很大的不便，而且由于責任主體不明確，在有的方面雙方共同享有管理權限，如果出現檔案丟失、損壞等情況，則無法明確責任歸屬，導致檔案管理中的一系列問題得不到解決。

1.4缺少統一的共享方式

在進行電子檔案信息整合過程中，根據研究的需要，電子檔案共享會呈現多種模式，分散或集中的方式目前更受到青睞。但是，這種管理模式也會造成管理的單一、系統不一致、體制混亂，所以在實際操作過程中由于缺乏統一的共享方式，會導致信息共享工作受阻。

2解決電子政務檔案管理存在問題的對策

2.1明確權責主體

有關領導層應加強對電子政務檔案管理工作的領導，成立專門的電子檔案管理領導小組，加強對信息化建設及電子檔案管理的組織領導和指導，明確權責主體，建立健全各項制度，落實獎懲措施，推進電子政務檔案管理工作的規范化和制度化，保證電子政務檔案管理工作的正常開展。

2.2保證電子政務檔案的安全性

電子政務檔案的安全受到技術管理的雙重影響，除不可控的因素外，要從技術層面和管理層面強化電子政務管理的安全性。2.2.1提升系統內部的自主研發和管理能力。運用加密殺毒和備份的方式來保證電子檔案的安全，避免受到黑客和病毒的侵襲。2.2.2建立健全監督管理體系。既要提升工作人員的管理意識，又要加強管理人員的管理水平，加強技術培訓和培養，進一步提高管理人員的能力。2.2.3加強立法。完善電子政務檔案管理的法律法規體系，保證檔案管理工作的規范性和全面性。只有這樣，才能夠從多個角度對電子檔案管理工作進行全面的監管，減少安全問題的出現，提升管理工作的質量和水平。

2.3加強共享策略整合

由于電子檔案管理工作比較復雜，需要從背景環境和管理流程進行統一整合，對共享的含義進行全面的界定，從而形成一體化共享思維，保證電子檔案安全。不同整合共享策略所產生的整合效果是不同的，因此要設計多個管理策略，從不同的角度進行分析，確定采用哪種方式進行資源整合，從而提高檔案管理工作的共享性和安全性。

2.4規范檔案移交流程

只有規范了檔案移交流程，才能保證檔案管理工作的安全。電子政務檔案在線歸檔能夠實現及時快速準確歸檔，是目前檔案歸檔的重要方式。而對特殊格式的文檔則采用離線歸檔的方式，而且能夠對涉密材料進行有效的處理。目前，大部分電子政務系統采用的歸檔方式為在線歸檔和離線歸檔兩種方式，滿足了多元化的管理需求。同時，在管理過程中采用雙軌制的管理方法對不同介質檔案進行正確的歸檔，既能提高歸檔的效率，又能減少安全問題的出現。在歸檔過程中如果出現問題，應查明原因，采取有針對性的措施，避免出現雙向歸檔，出現信息泄密問題。應明確劃分各部門責任，明確檔案移交的主體責任，保障歸檔的及時和完整，制定歸檔要求，提升技術含量，全方位監控和記錄歸檔過程，嚴格歸檔管理。只有這樣，出現問題時才能明確責任主體部門，盡快解決問題。

2.5加強資金和技術投入

為進一步推進電子政務檔案管理工作，政府部門應加強資金和技術投入，保證電子政務檔案管理的硬件設備、軟件系統、系統維護、安全保障、人力支撐對資金的需要。政府部門應支持電子政務系統干部隊伍建設，根據不同人員的工作內容，有針對性地采取多樣化的培訓方式，重點培養人員的綜合業務能力和信息處理能力，為電子政務檔案管理提供堅實的人力基礎。電子政務檔案管理是政府政務服務的重要基礎性工作，我們應充分認識推進電子政務檔案管理工作的重要性和緊迫性，采取有效措施，提升電子政務檔案管理工作的能力和水平，更好地為政務服務工作提供檔案信息支撐。

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作者：張琪