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[摘要]主要探討新形勢下人口計生檔案管理的改革路徑問題，從人口計生檔案管理工作的重要性、對檔案的規(guī)范化整理以及優(yōu)化檔案索引的方式等方面分條論述，希望對于人口計生檔案管理工作有所借鑒。

[關(guān)鍵詞]人口計生檔案；規(guī)范化整理；索引

自古以來，人口和戶籍管理就是我國社會管理的重要組成部分，建國以后，我國為控制人口數(shù)量，實施了計劃生育政策，對計生人口做了專門的規(guī)定，一般指15到49周歲的育齡期婦女，國家對計生人口的管理不僅有利于控制人口數(shù)量，還在了解社會人口構(gòu)成、配合人口普查以及其他諸多有關(guān)人口問題的決策中發(fā)揮著重要作用，這就涉及人口計生檔案管理工作。人口計生檔案管理工作是將計劃生育工作和計生人口管理工作中一些具有利用價值的文字、圖表、音像和數(shù)據(jù)檔案編碼入冊，保存其真實的歷史記錄，形成人口計生檔案。在新時代新形勢下，我國人口政策發(fā)生波動，逐漸開放二胎，這對于人口和計劃生育工作有了更高的要求，人口計生檔案管理工作也應進行適當?shù)母母铮蛊溥m應現(xiàn)階段社會經(jīng)濟快速發(fā)展、人口政策波動的新形勢的要求，為國家人口政策提供更高效、更全面的數(shù)據(jù)支撐。

1要充分認識人口計生檔案管理工作的重要性

人口檔案管理工作雖然不直接接觸到國家人口政策的宏觀調(diào)控，但是卻是眾多決策、措施制定的基礎，要想在新形勢下改革人口計生檔案管理工作，就有必須充分認識到這項工作重要性。首先，人口計生檔案是人口計劃、生育統(tǒng)計工作的數(shù)字來源，這些數(shù)字將會用于人口工作中被分析、被處理、被作為制定策略的依據(jù)，如果人口檔案管理工作提供的數(shù)據(jù)不準確，就有可能導致最終指定的人口政策與實際情況不符，造成不良影響。[1]其次，人口計生檔案管理工作能夠優(yōu)化群眾服務，如孕齡期婦女申請領(lǐng)取《生育證》，就要參考人口計生檔案；流動人口在異地結(jié)婚生子，有效的人口計生檔案管理可以實時了解到具體情況，避免出現(xiàn)在流出地和流入地重復發(fā)證和發(fā)錯證件的失誤。再次，人口計生檔案管理可以明確一定區(qū)域內(nèi)的計生人口，方面計生辦的工作人員實地走訪，了解孕齡期婦女在計劃生育、生殖保健等方面的知識和政策法規(guī)理解情況，對于有疑問的地方，工作人員及時進行解惑，并針對孕齡期婦女的實際情況提出合理建議，切實落實黨和國家的人口政策，同時，這樣的走訪還可以幫助建立群眾疑問和需求檔案，為下一階段的人口政策調(diào)整提供依據(jù)。最后，人口計生檔案管理還有利于實現(xiàn)合理的人口計劃生育服務，在政府政務公開公正中占有一定的比例，有利于提高計生工作的透明度，保障群眾的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)，減少營私舞弊現(xiàn)象發(fā)生。

2要對人口計生檔案進行規(guī)范化整理

人口計生檔案針對的是區(qū)域內(nèi)的所有計生人口，內(nèi)容龐雜、數(shù)量繁多、時間長久，其中很多檔案還是以紙質(zhì)的形式保留，這就為檔案保存和管理工作提出了難題。況且，先前的人口計生檔案管理側(cè)重于保存，管理人員以檔案不丟失為基本原則，在這樣的檔案管理模式中，如果政府人口工作需要其提供一定的數(shù)據(jù)，或者要調(diào)查某去與孕齡期婦女在某項調(diào)查中的相關(guān)信息，則檔案資料的查找將會是一個繁重的任務。在新時代新形勢下，要想提高人口計生檔案管理工作的能力和效率，就要對檔案實行規(guī)范化管理，這包括檔案的收集、整理、分類、著錄、入庫的整個過程，必須制定一套規(guī)范性的檔案管理要求。[2]首先，要對已有的檔案進行清查和剔舊，人口計生檔案經(jīng)過多年的累積，檔案資料多如牛毛，但是因為之未能進行合理規(guī)范，所以不可避免的存在一些無價值的、重復的檔案，這些檔案對于今后的人口工作不具備參考價值，其本身也沒有歷史價值，所以應該做剔舊處理，以提高后期規(guī)范管理檔案的效率。其次，要對檔案進行重新的分類。以時間為縱向標桿，以檔案內(nèi)容為橫向標桿，將之前混雜在一起的案卷重新鑒別，按照新的分類法加以歸類，將檔案中有聯(lián)系的內(nèi)容就近組合，成為大類，為今后的查閱提供便利。再次，在進行規(guī)范化整理的過程中，要對檔案的性質(zhì)和重要性做一定的區(qū)分，實行分層級著錄的辦法。最后，當一些檔案原件意義不大，但是其中的數(shù)據(jù)較為重要時，可以將相關(guān)數(shù)據(jù)進行匯總整理，原件可做剔舊處理，減少檔案庫中的檔案數(shù)量，提高其參考價值密度。

3優(yōu)化人口計生檔案索引

對人口計生檔案的規(guī)范化整理的目的是在有需要的時候能夠快速查找，這就涉及到檔案的索引工作，為了優(yōu)化人口計生檔案的索引，需要在整理檔案時進行以下工作的準備：一是在分類是采取《中國檔案分類法》中要求的規(guī)范分類方法，同一類別的檔案應該有相同的分類號，就像圖書館對書目的管理一樣。其次，應該對檔案的題名做出規(guī)范，題名是保證檔案索引成功的關(guān)鍵，如果一份檔案的題目和內(nèi)容不符，或者題名不規(guī)范，當索引者按照規(guī)范題名進行索引時，就會發(fā)生遺漏。在題名專業(yè)過程中，應確保題名規(guī)范、全面、精煉，同時要注意減少不常用的簡稱，提高索引的成功率。[3]此外，應該設置一定的關(guān)鍵詞，當索引者想要查找關(guān)于某一模糊方向的檔案時，可以搜集到有關(guān)這一方向的所有內(nèi)容，幫助其確定方向。

4結(jié)語

在新形勢下開展計劃生育檔案管理工作的過程中，把計生檔案管理技術(shù)作為發(fā)展的有效標準，從實際出發(fā)，科學配置計生檔案管理工作，切實有效地提高人口計生檔案工作人員的素質(zhì)與專業(yè)的技能。通過不同細節(jié)的合作，擴大各級檔案管理與控制的合作，相互合作，提高檔案整體管理的效率和質(zhì)量。

【參考文獻】

[1]田紅梅.新形勢下人口計生檔案管理工作探析[J].科技經(jīng)濟導刊，2018，26(28)：221.

[2]王曉萍.做好新形勢下人口計生檔案工作的幾點意見[J].辦公室業(yè)務，2013(09)：69.

[3]程方.新形勢下人口計生檔案管理工作探析[J].山東檔案，2010(03)：34-35.

作者：宋紹華 單位：棲霞市楊礎鎮(zhèn)計劃生育宣教中心