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[摘要]本文通過可行性分析,構建集體企業數字化持續審計監督工作模式,并以財務管理審計、工程管理審計及人力資源管理審計為例,明確持續審計的內容及職責定位、確定工作流程、建立工作機制,旨在為集體企業健康持續發展保駕護航。
[關鍵詞]數字化;集體企業;審計;工作模式
電網公司系統集體企業經過多年發展,在提供電網建設、后期服務等方面做出了積極貢獻。但集體企業歷史沿革長、地域分布廣,在經營管理、市場競爭以及內控建設等方面還有待進一步提升,尤其是在大數據時代開展數字化持續審計監督,有助于集體企業進行全面管理風險、評價風險并及時采取控制措施,有效降低集體企業在運營中出現風險的可能性。
一、必要性分析
大數據時代的到來給內部審計工作帶來了機遇與挑戰。一方面,審計監督面臨事后審計向事中事前審計轉變、抽樣審計向全量審計轉變、從防御為主向積極控制為主轉變。面對龐大的數據量、多樣的數據類型、復雜的分析挖掘技術,傳統審計方式無法適應目前需要,大數據技術為審計監督從局部抽樣審計向全量數據分析模式轉變提供了可能,促進監督成果應用機制從“結果為主”向“結果和過程并重”轉變,審計監督模式的深度轉型迫在眉睫;另一方面,大數據環境為審計工作提供了一個“全數據”模型,即“樣本等于總體”,使審計全覆蓋成為可能。依托分析工具構建模型,對核心要素進行全樣本大數據分析,把握總體、精準定位,突破了傳統模式下由于單位、專業、資源壁壘造成的監督缺位,實現對核心業務、關鍵環節和風險點的全面排查,推動實現核心業務和對象監督全覆蓋。
二、可行性分析
(一)大力實施瘦身健體,營造良好內控環境自2017年開始,國家電網公司系統開展了集體企業突出核心業務、實施瘦身健體工作,在明確核心業務的基礎上,通過對外轉讓、清算關閉、電重組整合等措施,進一步突出并做強核心業務,深度壓減企業戶數,全面提高業務、資產、管理集中度,推動依法經營、規范管理工作邁上新臺階,為集體企業深化改革奠定基礎。同時,按照現代企業制度要求,健全集體企業“三會一層”(即股東會、董事會、監事會和高級管理層)法人治理結構,明確職責權限。建立健全黨、紀檢監察、工會等組織,將黨建工作要求納入企業章程,黨委會作為董事會、經理層決策重大問題的前置程序,持續加強黨的建設,嚴格落實“三重一大”決策制度。規范議事規則和決策流程,建立決策、執行、監督有效制衡的治理機制。監事會是集體企業的經營監督機構,對股東會(股東)負責,監督董事、高級管理層成員履職行為,協助主辦單位履行監督職能,不參與、不干預集體企業的經營決策和經營管理活動。監事會的設立,使集體企業能夠在內外部監督下更好地運轉,使內部控制環境進一步得到優化和提升,為開展集體企業內部審計奠定了堅實基礎。
(二)建立健全審計組織機構,提供監督保障為進一步充分發揮審計監督效能,完善“上審下”機制,2017年12月,國家電網公司在各省級電網公司層面,成立了審計中心,其職責是按照統一的制度辦法、業務流程和工作標準,實施各類審計項目,開展日常審計監督,評價其內部控制建設和執行情況等。目前,在省級電網公司層面,形成了以省公司審計部、審計中心為主線,以市公司、縣公司審計人員為基礎的省、市、縣公司三級審計監督體系。同時,結合實際工作需要,還在持續探索構建審計與監察、巡察、法律、運營監測等相結合的大監督體系,旨在適應新形勢下審計監督體系發生的變化。
(三)全面推行信息化建設,奠定堅實基礎近年來,國網公司系統一直注重信息化發展與投入,相繼完成ERP系統、集體企業業務應用平臺NC系統等平臺并投入使用。尤其是集體企業業務應用平臺NC系統,通過網絡即可實施遠方在線查詢,為開展數字化持續審計監督奠定了基礎。首先,數據來源均為企業內部相關業務系統,數據準確性、完整性能夠得到有效保證。其次,由于是內部審計,能夠調配本專業領域的專家開展此項工作,運用恰當的方式方法,快速進入角色。最后,經過實際應用后,對部分功能可進行完善和改進,有助于全面提升審計工作效率。
三、審計內容
(一)財務管理審計1.備用金管理。首先,通過集體企業業務應用平臺NC系統,對往來賬和備用金科目進行分析,導出三年的明細賬。其次,對導出的明細賬,統計領用備用金較為集中的個人、事項,對其借用與銷賬時間(備用金的借貸方)進行分析,統計出超過三個月、跨年、甚至未還的記錄。若發現長時間未歸還的情況,將其列入疑點清單進行核實反饋。2.收入真實性。結合集體企業主營業務收入情況,通過集體企業業務應用平臺NC系統,查詢主營業務收入以及其他業務收入明細賬,選取金額較大或臨近資產負債表日前或日后的收入,查閱相關合同、訂購單以及驗收單等過程性佐證資料,重點查看收入的真實性以及是否記錄正確的會計期間。3.費用完整性。結合集體企業費用發生情況,通過逆查法確定其是否完整。首先,選取費用發生集中的時間或臨近資產負債表日前或日后的時間。其次,查閱相關過程證實性資料。最后,查詢集體企業業務應用平臺NC系統,重點查看是否完整入賬。
(二)工程管理審計1.合同查詢。通過經法系統,按年度查詢合同清單并進行分類,可按金額大小進行排序,便于現場審計時提供合同清單。同時,還可查詢合同簽訂時間是否符合相關要求。2.工程類查詢。根據整理出的合同清單,篩選出與工程相關的清單,對工程的收入和成本進行統計分析,對毛利過高或過低的情況進行重點關注,主要看是否合理,必要時可現場查閱或要求提供相關佐證資料。
(三)人力資源管理審計1.人員信息。首先,利用集體企業業務應用平臺NC系統的人資模塊導出人員信息,按人員用工性質進行分類統計。其次,利用主業單位ERP系統的人資模塊,查詢人員信息。最后,將上述兩方面的人員信息進行比對,檢查其一致性,若發現差異,可列入疑點清單進行核實反饋。2.人工成本。通過集體企業業務應用平臺NC系統,查詢人工成本發生情況,與同期比、與預算比、與平均比,若發現存在較大差異,可列入疑點清單進行核實反饋。
四、職責分工
(一)審計工作組為保證數字化持續審計監督發揮實效、落到實處,結合實際工作情況,在審計中心現有人員的基礎上,按照專業重新組合,成立若干工作小組,其具體職責為:開展集中審計,對于審計過程中發現問題的整改進度進行全過程跟蹤,同時定期報送工作成果。
(二)各單位對于審計過程中發現的問題或疑點進行核實反饋;對于確認為問題的,研究制訂改進計劃和工作方案,并負責督導落實;根據工作需要,按要求及時提供必要的審計資料。
五、工作流程
整體工作流程分為集中審計、核實反饋、問題確認、問題整改、成果報送五個步驟。一是集中審計。工作組每月定期開展集中審計,過程中發現疑點后,填寫疑點核實工單,經相關人員審核后,下發至涉及疑點的單位。二是核實反饋。各單位在接到核實工單后,組織開展現場核實工作,并于5個工作日內完成反饋,根據需要提供相關佐證材料。三是問題確認。工作組根據反饋結果,2個工作日內完成問題確認工作。針對問題事項,編寫審計底稿,經業務小組長、主審審核后,歸檔留存并納入審計報告。四是問題整改。各單位在接到問題整改通知單后,5個工作日內完成改進計劃和方案的制訂,并報送工作組。同時,每周定期報送整改進展直至整改完成。將問題進行分類,可分為一般問題、重大問題等,均要明確整改期限。五是成果報送。工作組每月及時匯總本月發現的疑點及核實情況,對工作整體情況進行分析,定期編寫分析報告,重點對疑點核實情況、發現情況以及整改情況等進行評價,為后期工作的開展奠定良好基礎。
六、工作機制
一是建立閉環管理機制。以PDCA循環管理模式,對數字化持續審計監督實施全過程管理,從發現疑點開始,經過核實反饋、問題確認,直到問題整改,全面施行閉環管理。閉環管理有助于提升工作的整體效能,及時發現工作中存在的問題,進而為后期優化提升奠定良好基礎。二是建立聯絡溝通機制。工作組與各單位間要建立溝通協調機制,建立聯絡溝通制度,確定上下信息傳達及時準確,全面做好系統權限開放、資料提供、核實反饋等事項,為數字化持續審計監督提供有力支撐。三是建立優化提升機制。在完成既定任務的同時,又要結合實際,大膽開拓創新。結合實際工作情況,定期組織專業人員進行深入研究,優化完善操作指引,提出急需解決的問題并加以改進,進而不斷提升審計質效。通過開展集體企業數字化審計監督,不但使內部審計的廣度不斷拓展,智能審計模型還將審計人員從常規性、機械性賬務資料核查中解放出來,開展問題的深度挖掘和分析,有利于審計質量的提升和風險防控能力的增強。但是,審計方式方法以及選取的審計內容,在實際工作中還有待于進一步優化和提升。相信隨著實踐的不斷深入,數字化持續審計監督能夠更加充分地發揮作用,當好集體企業的“護航人”。
作者:邢金峰 蘇瑞峰 王永 單位:國網河北省電力有限公司