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在計劃經濟體制下，傳統行業勘察設計企業前身一般為事業單位，承擔的設計業務多為國家分配。隨著我國市場經濟的發展，部分事業單位逐步完成改企轉制，業務來源由指派轉化為市場競爭。近年來，我國招投標制度更加完善，法制化建設不斷深入，業務尋源、合同簽訂、合同履約、合同付款等程序更加正規，合同管理日趨成熟。隨著信息化建設的不斷深入，企業領導者意識到信息化建設在企業管理中的重要作用，從而不斷增加信息化建設方面的投入。合同管理具有大數據量、多環節、動態性等特性，如何充分利用信息化手段，實現合同管理從人工到智能，從粗獷到精細的轉化，成為亟需解決的問題。

1.傳統合同管理方式的弊端

合同管理存在多個管理環節，是復雜的、動態的。整個過程參與人數較多，涉及到決策層、經營人員、財務人員和檔案管理人員。傳統的合同管理停留在人工管理、紙質管理，屬于粗獷管理，彼此信息交流較少，溝通不及時。隨著業務量不斷增大，存在的問題逐漸凸顯，主要體現在以下方面：經營狀況方面：由于合同量大，決策層及經營部門很難對企業整體經營狀況了解把握，容易存在管理漏洞。客戶維護方面：由于客戶和項目的信息量大，經營人員偶爾會遺漏一些客戶或項目的需求，造成跟蹤不及時不到位。合同簽訂方面：由于合同量大，往往存在本企業合同蓋章后，交由對方蓋章，而由于各種原因，對方并未蓋章并返還合同。合同回款方面：發票和收款間對賬工作繁瑣，容易造成票款不一致的情況。另外，合同及收款記錄混亂且很零散、很難對每筆收款項了如指掌，很容易遺漏收款。信息共享方面：每個經營人員都有自己獨立的客戶和項目，但是一般都無法全面了解整個企業的客戶和項目動態，客戶和項目信息無法快速共享，無法獲取一些已有的經驗，因此，可能會造成一些重復的勞動，從而降低效率。統計臺賬方面：由于企業的經營管理部門需要跟蹤和維護客戶、合同等項目信息，其工作量非常之大，并且客戶維護、合同簽訂、合同歸檔、經營項目等管理的負責人不同，容易造成信息遺漏或不一致，致使登記與維護工作十分煩瑣。

2.構建合同信息化管理平臺

提高合同管理水平，可充分利用信息化手段，建立合同信息化管理平臺，在平臺上完成合同審批、合同蓋章、合同登記、收付款控制等，上游至項目前期管理包括：客戶信息維護、項目尋源、投標申請、投標文件審批、投標結果維護等，下游至項目立項、生產分配、設計過程管理、成果交付、文件歸檔等，可實現客戶信息維護、合同管理、收付款、項目進度管理、人員負荷監控，并為經營人員、生產人員、財務人員和檔案管理人員提供信息共享，同時，決策層可以隨時查看各類報表及隨時查看企業的關鍵指標，俯瞰生產經營統計數據，為經營決策提供實時的數據支持及依據，提高管理水平，可以讓領導及時了解企業的經營狀況。

2.1合同信息化管理過程

在接到客戶委托或項目中標后，項目進入合同管理階段，合同管理包含：外委合同管理和委外合同管理兩大部分。當企業將承接的項目外委給另外的供方后應進行委外合同管理。在經營合同正式簽訂前，企業內部的相關部門及人員，如：經營部門及企業領導，對合同的內容進行評審。企業經營部門的員工，對已經評審過并簽訂完成的合同進行維護登記，維護的內容包括：合同簽訂的時間、甲乙雙方信息、合同有效期限、合同當前狀態、合同金額以及該合同關聯的項目信息、收款項信息等。在經營合同擬定的收付款節點，經營部門還需要對項目的收款和發票進行登記、對賬管理等。經營合同的統一登記管理，方便經營部門的人員查詢、管理經營合同基礎數據，同時，也能為需要用到合同信息的其他模塊，提供統一的基礎合同信息數據源。合同信息化管理平臺中，合同可關聯生產項目，一個合同可關聯多個生產項目，亦可關聯多個收款項信息。收款項信息可在合同維護中進行修改和刪除。收款項修改后，其關聯的收款計劃信息同步變化，收款項刪除后，其關聯的收款計劃一并刪除。收款計劃是根據企業經營合同、收款項再次分解、細化的結果，每筆收款計劃都有其對應的屬性、狀態。相關計劃管理人員或企業領導可以透過收款計劃數據，明確、清晰的了解到企業每筆收款計劃的當前狀態以及歷史狀態。收款計劃功能，是企業對收款精細化管理的體現，也是企業相關人員對收款計劃歷史信息追溯、管理的體現。合同信息化管理平臺，可協助梳理合同、發票與到款之間的關系。經營人員依據合同條款中收款項進行開票申請，財務人員對通過審批的申請進行發票登記，到款后再將到款與發票關聯。通過以上3步操作，完成開票申請、發票登記、到款登記以及票款對應、發票、到款與合同對應的復雜邏輯功能。

2.2合同信息化管理方式的優點

清晰的邏輯關系:全面梳理客戶、合同、經營項目三者之間的邏輯關系，建立以合同為核心的數據結構。以計劃收款項為中心，明晰了客戶、合同、經營項目、開票、收款之間的數據關系。簡捷、易用的操作方式:通過簡單的操作，就能完成票款對應、發票、到款與合同或項目對應的復雜邏輯功能。豐富、全面的報表類型:針對客戶、合同、項目都有多維度的統計報表。從決策層、經營部門管理人員、基層員工等多角度提供對應的統計報表。強大的監控功能:可隨時查看企業總體或各個部門經營狀況及關鍵業績指標。以圖表形式展現，直觀清晰，一目了然。領導查詢更加快捷直觀：便于領導查看企業整體及各個部門經營狀況及關鍵業績指標；報表中心：豐富的報表類型。信息共享積累、提升工作效率:客戶、合同、前期項目信息有效管理和查看，方便隨時查詢并且提供友好的界面和便捷的操作方式，減輕經營人員工作量。深入跟蹤客戶、提升客戶滿意度：各個客戶及經營項目的信息及跟蹤記錄均可方便查詢跟蹤，可避免因內部信息不一致而造成客戶不滿意，提高客戶滿意度。促進合同簽訂、促進及時足額收款：合同、項目、發票、收款、收款項間的對應關系十分清晰，可以非常方便的了解到實際與計劃的收款情況，避免遺漏。信息化管理、規范經營工作制度：明確各層經營人員的工作職責，規范經營工作流程，提高工作效率，提升市場經營管理規范性。

3.合同信息化管理應注意的事項和建議

合同信息化管理，旨在提高生產經營管理水平，實現企業內部信息共享，利用信息化手段，挖掘合同管理上下游邏輯管理，在提高工作效率的同時，為決策層提供直觀的決策依據。合同信息化管理優勢的實現，單純依靠構建管理平臺是遠遠不夠的，還需要加強相關人員的業務能力，計算機操作水平，并規范管理過程中的規定動作，到什么節點做什么事。合同信息化管理應注意定期備份數據，以防設備損壞或其他原因造成數據丟失。合同信息化管理依賴網絡平臺，網絡安全是管理平臺的基本要求，也是最重要的保障，一旦網絡存在危險，可能造成管理平臺癱瘓，更有可能造成商業機密外泄，因此，應加強網絡安全管理，防止黑客入侵，造成嚴重損失。

作者：王英杰 單位：河北省水利水電第二勘測設計研究院