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隨著現代通信設施的發展和民主法制進程的推進，民眾對信息公開的需求日益強烈，政府信息公開將逐漸成為未來發展的趨勢。作為政府信息公開重要組成部分的檔案信息公開，對政府信息公開和民眾知情權有著十分重要的意義。然而我國的檔案開放與美國、法國等發達國家相比還存在較大差距，并且現行的檔案開放遠遠滿足不了民眾對檔案信息的需求，檔案信息化建設和檔案開放逐漸成為人們討論的焦點。目前國內關于檔案開放和檔案信息化建設方面已經有了大量的研究和探討。本文重點就檔案的信息化建設和檔案的信息化開放展開探討。

一、我國檔案開放的發展及現狀

我國的檔案開放始于20世紀80年代。1980年3月，國務院頒布了《國家檔案局關于開放歷史檔案的幾點意見》，這是我國首次明確提出開放檔案。1987年頒布了《中華人民共和國檔案法》，規定國家檔案一般應當自形成之日起滿30年后向社會開放，隨后頒布的《檔案法實施辦法》以法律條文的形式對“檔案向社會開放”加以規范和明確。1990年，國家檔案局的《檔案法實施辦法》對檔案開放的時間及范圍等作了明確規定。2010年5月，《檔案法修訂草案（征求意見稿）》正式印發全國檔案系統征求意見，從而加大檔案開放的力度。從此，我國的檔案開放逐步駛入快車道。近年來，隨著我國檔案信息化建設的不斷發展，檔案管理的現代化進程逐步加快，檔案的開放管理也有了重大變革。但是，由于我國的檔案信息化建設起步較晚、經驗不足，檔案信息資源的挖掘還不夠充分，檔案信息化程度仍然偏低，主要表現在：一是檔案管理基礎工作的標準化程度偏低；二是檔案管理系統的統一性不夠；三是檔案管理所建的全文檔案信息數據庫所占比例較低。目前的檔案數據庫大多為條目數據庫，只能進行簡單的目錄檢索，無法滿足用戶的全文查詢需求，特別是網絡閱讀需求；四是檔案管理人員的信息化素質亟待提高。總之，目前我國的檔案信息化建設還處于初級階段，信息開放更是處于探索階段。怎樣進行檔案信息化建設和檔案信息化開放便成為本文的研究重點。

二、傳統紙質檔案開放的不足

檔案開放是時代的潮流，紙質檔案的開放是檔案開放中非常重要的內容，是檔案服務民眾的重要組成部分，更是各國檔案開放的必經之路。但是傳統紙質檔案開放存在很多不足。

1.開放紙質檔案受地域環境的制約。

紙質檔案一般都保留在當地檔案館，民眾需要查閱時，必須要長途跋涉到檔案所在地進行實地查閱，極大地受地域環境的制約。

2.開放紙質檔案對人力耗費較大。

紙質檔案的查閱管理需要大量人力進行整理、維護和查找。并且查閱時需要管理人員親自查找，翻閱工作量極大。

3.紙質檔案的移動性較差。

紙質檔案一般比較重，大量移動時極其不便，不利于不同地域間民眾的查閱和檔案館間的相互交流。

4.長期開放紙質檔案對檔案的保存極為不利。

紙質檔案在大量翻閱后很容易造成磨損，從而容易導致部分信息丟失，不利于檔案的完整保存。

5.開放紙質檔案利用率較低。

大部分紙質檔案只能供一個或有限幾個人查閱，很難做到同一檔案供大量民眾同時查閱，這樣降低了檔案的利用率。同時由于受地理環境和工作時間的限制，又大大縮短了民眾可以查詢的時間，進一步降低了檔案的使用效率。

三、檔案信息化開放的優點

1.檔案信息化開放不受地域環境的制約。

查詢者不再受地域的限制，只需通過網絡或檔案館的管理平臺，即可查閱自己想要的信息，極大地方便了民眾的查閱和研究。

2.檔案信息化開放極大地緩減了管檔人員的工作量，大大減少了人力。

由于檔案的信息化開放幾乎全部由網絡完成，管理者只需進行授權驗證即可，原來需要幾十人來管理的檔案，現在由幾個人即可完成，節約了人力資源。

3.檔案信息化開放彌補了紙質檔案移動性差的不足。

各檔案館之間可以通過電子數據進行互相交流，檔案館也可以隨時隨地進行檔案展覽，查詢人員在當地就可了解大量檔案信息。

4.電子檔案的保存和維護較為方便，更好的保障了紙質檔案的完整性。

電子檔案主要由電腦等服務器存儲，相比紙質檔案保存所需空間大大減少，且保存量大大提高。而且電子檔案便于整理和維護。同時查閱電子檔案極大減少了紙質檔案的翻閱量，更好的保障了紙質檔案的完整性。

5.檔案的信息化開放不受查閱人員數量限制。

管理員可以授權多人同時查閱同一電子檔案，極大地提高了檔案的使用效率。

四、檔案的信息化建設

檔案的信息化建設是檔案發展的必由之路，是檔案信息化開放的前提。加強檔案的信息化建設，應從以下四個方面入手。

1.加強檔案信息化基礎設施建設。

檔案的信息化基礎設施建設關系著檔案信息化建設的水平和成效。信息化基礎設施建設主要包括：計算機、交換機、存儲器、服務器等一系列配套硬件設備，及檔案數據庫管理系統、檔案信息安全系統等一系列軟件系統。基礎設施建設決定了檔案信息化建設的成敗，只有不斷提高和完善檔案信息化基礎設施建設，才能使檔案信息化建設沿著穩步、健康、高效的步伐推進。

2.加強檔案的信息資源建設。

檔案信息資源是檔案開放的核心。檔案的電子歸檔應遵循多樣、真實、完整、安全的原則。所謂多樣原則是指電子檔案信息庫應包含文字、圖標、圖片、錄像及多媒體等方面的內容，利用現代技術，對電子檔案進行整體挖掘整合，形成電子檔案基礎信息資源數據庫群。所謂真實原則是指無論電子文件的歸檔格式與原件是否一致，都必須確保電子文件和紙質文件的高度一致性；所謂完整是指必須將紙質檔案的所有材料和內容全部進行電子歸檔，同時當紙質文件存在相應的電子文件或者其他載體形式的文檔時，必須將紙質、電子或者其他形式的文件一并歸檔。所謂安全是指必須建立與電子管理系統相配套的安全保密系統，從而保證國家、單位及個人秘密的安全性。

3.加強檔案信息化人才隊伍建設。

電子檔案的管理需要既懂得檔案專業理論，又掌握信息技術操作的復合型人才，對管理人員的素質要求很高，必須定期加強管理人員的業務培訓，提高檔案管理員的專業水平，以適應不斷發展的檔案信息化需求。

4.加強檔案的信息化法規建設。

完善與檔案信息化建設配套的法律法規。首先應制定統一的檔案信息化發展規劃，并從法律法規上明確檔案信息化建設范圍。其次明確信息化管理的責任主體和監督主體，加強責任管理和監督管理，保障檔案信息化建設的有序發展。最后完善相關體制機制和法律法規，包括對電子檔案的管理、傳輸、安全保密等相關規定，保障檔案信息化建設的規范、健康、平穩運行。

五、檔案的信息化開放

檔案電子歸檔后是否能夠最大限度地滿足和服務廣大民眾，最大程度上取決于檔案的信息化開放程度和范圍。在保證安全保密和一體化的原則下最大限度地開放檔案信息。

1.檔案信息化開放的范圍。

檔案信息化開放的范圍決定檔案開放的實際操作，更關系到社會利用檔案信息的豐富程度及檔案服務民眾的滿意度。目前《中華人民共和國檔案法》對檔案開放范圍作了明確規定，檔案開放范圍從形成時間和機密程度兩個方面為兩類。一類是形成期滿30年的檔案，一類是從機密程度上看，開放期限可以少于30年的涉及經濟、科學、技術、文化等機密程度低的檔案和開放期限可以多于30年的關系國家利益或重大利益的機密程度高的檔案。檔案開放范圍有法可依，但是在實際的操作中，檔案法規規定的比較籠統寬泛，加之各地規定執行不一，實際開放范圍還相對較少，個別地方或領域甚至幾乎沒有開放。因而必須通過法規加大對開放信息的確立，對開放范圍進行嚴格審查和監督，在保證安全保密的前提下，加大對檔案信息化的分類開放，保證開放范圍的最大化和民眾受益的最大化。

2.檔案信息化開放的方式。

在確保安全、一體化的原則下，對電子檔案進行分類，然后分層次、分權限開放。一是全網絡全民開放。對于法律法規允許的全民可查的電子檔案，建立全國一體化電子檔案信息庫及配套的全國網絡檔案實名查詢系統，對全體民眾實行網絡化開放，所有民眾通過網絡就可以查到自己想要的檔案信息，這樣方便、省時、高效，既提高了檔案利用效率，同時還減少了檔案管理人員的工作量。二是授權網絡化開放。建立全國統一的公務網絡系統和一體化的檔案信息庫。根據檔案的密級分類，可以設置不同的訪問權限，然后根據訪問權限，對各級部門進行授權開放。這樣既保障了電子檔案的安全保密原則，又體現了電子檔案的一體化原則，大大方便了民眾的查閱。三是檔案館內部局域網開放。對于涉及重大秘密和隱私的檔案，各檔案館可以建立內部電子檔案信息庫及查詢系統，在局域網內進行開放，根據實際情況方便民眾查詢。

3.檔案的信息化開放管理。

檔案資料不同于一般的網絡資源，很多檔案涉及國家、單位和個人的一些秘密，因而在檔案的信息化開放管理中，應遵循既要能方便用戶的查閱，又要能保證安全的雙重原則。一要建立檔案信息化開放安全保障體系。主要包括檔案信息安全利用和檔案信息安全存儲兩個方面。在檔案信息安全利用管理方面應堅持利用和保密并重原則：既不片面強調利用而忽視了保密，又不片面強調保密而限制了利用。在保證安全保密的基礎上，最大限度地公布檔案信息資源。在檔案信息安全存儲管理方面，要制定相關法規對具體環節進行詳細規定，同時還要大力提高檔案管理員和全體民眾的檔案信息安全意識及防范能力，做好身份認證和密鑰管理，加強計算機網絡管理系統的監控，做好防毒和殺毒，內部局域網與外網的物理隔離；做好各種數據庫的備份與保存，確保檔案信息的安全保密和系統的安全運行。二要加強檔案信息化開放人才建設。檔案的信息化、網絡化管理需要一大批具有高素質的檔案管理人才。首先，要求檔案管理人員掌握豐富的檔案專業知識，能運用檔案專業知識對電子文件進行歸檔。其次，要求掌握檔案信息化、數字化知識及計算機應用技術，能夠對電子文件和網絡進行日常的維護、危機處理及風險評估等。因而要采取多種方式，定期對檔案管理人員進行職業培訓，使其不斷提高檔案信息化基本知識和操作技能，以適應檔案的信息化開放管理。三要制定、完善檔案信息化開放相關法律法規。《中華人民共和國檔案法》及其相關法律法規雖然為檔案開放提供了法律依據，但是由于檔案開放的復雜性和特殊性，需要出臺操作性強的法律法規、明確的執法程序及有效的監督機制。如依據法律法規，科學界定檔案的開放范圍，明確檔案開放職責主體和監督主體，建立檔案申請開放制度等，通過法律法規加大檔案信息化開放力度。檔案信息化開放是時代的潮流，是檔案信息化建設的必然趨勢。檔案信息化數據庫建設將成為檔案工作者今后的重要工作任務，盡快制定完善檔案信息化建設與開放的相關法律法規，為檔案信息化建設與開放提供相應的法律保障，各級檔案管理者應該轉變服務理念，不斷提高專業技能，更好地為民眾服務。

作者：亓春波 單位：寧夏銀行