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每個場館往往會根據不同的參觀者,選擇不同的講解方式和講解內容。以某個大學的名人陳列館為例,在接待上級領導時,往往側重于介紹建館歷程、名人親友捐贈、展品技術處理等方面,以展示建館過程的艱辛與成果的顯著;接待教師時,往往側重于介紹此名人鍥而不舍的敬業精神、兢兢業業的奉獻精神,以這種精神感染教師隊伍;接待大學生則側重于介紹名人的求學、求實的心路歷程,以這種精神教育大學生們要明確人生目標,有追求,愛鉆研;接待中小學生,往往側重于介紹名人生平,幫助中小學生樹立健康、積極、向上的人生觀、價值觀。這些講解詞,雖然內容和側重點不同,但它們有一個共同點,那就是都基于一些有據可查的事實。這些所謂的“據”,就是支撐講解詞內容的檔案資源。高校檔案資源,主要來源于檔案館和各部門,在建設文化場館時,不僅需要一些文字材料,還需要大量具有代表性的史料和實物。檔案資源此時就顯得比較單薄,往往需要發動教職員工、老領導、校友等各界力量,廣泛征集文物、史料,有必要時還需遠赴外地甚至跨洋過海,查找檔案。
二、基于場館展示需求的資源積累
(一)文化場館展示需求大學文化場館為達到展示歷史、彰顯辦學特色、弘揚時代精神、宣傳校本文化的預期目標,需要精準的文字介紹,展示大量圖片,利用視頻和音頻來表現,以大量具有代表性的實物來佐證。這就對檔案資源建設提出新的要求。
(二)檔案資源的搜集途徑對于特定檔案資源的征集,往往有三個途徑:1.檔案館,2.學校各部門,3.老領導、老教職工、校友。如果是建設名人紀念館或陳列館,則還需再加兩條途徑:1.名人的親友,2.地方檔案館。以蘇州健雄職業技術學院籌建吳健雄陳列館為例,為廣泛征集資料,多次赴東南大學參觀學習、拍攝照片,到吳健雄的家鄉實景拍攝,到她曾就讀過的蘇州女子第二師范學校查找檔案,到揚州、宜興等地學校和地方檔案館查找檔案,走訪吳健雄曾工作過36年的哥倫比亞大學,到吳健雄的家中搜集一些她生前生活所用之物,到臺灣她生前開展過學術交流的地方去查找資料等。征集到的各種文件、史料、實物,凝聚了許多人的辛勤勞動和心血。
(三)特定檔案資源的積累對征集到的文史資料和實物等各種檔案資源,要妥善保管,展館展出盡量使用復制品。對所有展出和未展出的檔案,均應當按照檔案保管技術標準要求,進行貼標簽、制作目錄、溫濕度控制等專業化、標準化操作,保證這些檔案資源能夠長期完好地保存和繼承下去。此外,在當下的檔案工作中,應當以需求為導向,結合校史編撰,校史館、名人紀念館或陳列館籌建工作經驗,對某些具有代表性的檔案進行有意識地搜集、整理和保管,以便于學校和社會查考利用。
三、基于文化場館主題的檔案資源重組
大學文化場館有若干個主題,這些主題涵蓋了辦學歷史、辦學特色、時代精神和校園文化。要充分展現這些主題,僅僅靠檔案的查找是遠遠不夠的,還應當結合需求,對這些檔案資源進行信息挖掘和資源重組。
(一)對檔案的信息挖掘展示和介紹一件檔案,不僅要解讀其內容,還應當對檔案所包含的其他信息進行的深入挖掘,獲得檔案資源背后的信息。以一份書信為例,不僅可以通過書信的內容分析作者當時寫信目的,還可以分析形成這份書信的歷史時期、紙張、字體、作者和收信者本身的歷史地位,深入挖掘這份書信背后的信息,從而形成內容精彩、有血有肉的講解詞,吸引參觀者注意,在參觀者的記憶中打上深刻的烙印,從而達到宣傳和感染的作用。
(二)根據需求進行檔案資源重組檔案資源重組,不能狹義理解為把檔案實物集中存放,或者是歸類到同一類別,而是指對某些具有代表性的檔案做特殊標引。以教學活動形成的檔案為例,其主要組成部分包括教師教案、講課提綱、師生互動、學生作業、試卷、成績、教具和儀器設備。按照高校檔案管理辦法關于業務的規定,教具和儀器設備應該歸到設備類,成績歸到學生類,其余的歸到教學類,它們從不同側面反映了教學情況。不同類別的材料,保管的技術要求也不同。從大學校史館展示需求看,可以從學生作業中抽取一兩份具有代表性的材料進行特殊標引,教具和儀器設備也可以抽取一些具有代表性的實物進行特殊標引,在概念上將其組合在一起,形成一種新的檔案資源。
(三)建設特色主題檔案資源庫利用檔案資源重組的成果,根據展示的主題,設置一些主題詞、關鍵字,根據這些主題詞和關鍵字,選擇一些具有代表性的檔案進行標引,經過長期積累,形成概念上的檔案資源庫。這些檔案資源集中反映大學的辦學歷史、辦學特色、時代精神和校園文化等各個主題。在查找和利用過程中,只需要查找特定的主題詞、關鍵字,就可以遍覽這一主題下所有具有代表性的檔案資源,為學校和社會各界歷史研究、宣傳和教育工作提供廣泛利用,也在一定程度上豐富了大學綜合檔案資源。
作者:季秀云單位:蘇州健雄職業技術學院