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摘要：伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，在企業(yè)規(guī)模逐漸壯大的同時(shí)企業(yè)辦公室行政管理工作難度越來越大，在這種背景下，本文分析了企業(yè)辦公室行政管理工作中存在的問題，根據(jù)這些問題提出了改進(jìn)的措施，希望可以為企業(yè)提供參考，以此促進(jìn)提高辦公室行政管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；新形勢(shì)；行政管理

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中辦公室的行政管理工作內(nèi)容逐漸的增多，工作任務(wù)也日益加重，由此對(duì)企業(yè)行政管理工作也提出了更高的要求，在企業(yè)行政工作管理和辦公室工作管理兩方面都要進(jìn)行不斷地改善，來確保行政工作效率的提高。

一、辦公室行政事務(wù)管理工作的主要特征

辦公室行政管理主要是指企業(yè)為了日常服務(wù)和綜合管理，需要企業(yè)內(nèi)部各部門互相配合而完成的，還要將這些事務(wù)轉(zhuǎn)變成系統(tǒng)化的行政管理方式。與此同時(shí)，辦公室是企業(yè)對(duì)外的一個(gè)重要的窗口，在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中起著紐帶的效果，辦公室承擔(dān)著對(duì)外交流、上情下達(dá)、下請(qǐng)上報(bào)以及后勤服務(wù)等諸多的工作，有著一定的服務(wù)性、復(fù)雜性和困難性的特征。1.服務(wù)性企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理主要服務(wù)企業(yè)基層和高層間的部門，因此，最主要的特點(diǎn)就是服務(wù)性。主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。辦公室行政工作主要是為了協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確保工作順利的進(jìn)行；二是，為企業(yè)各部門服務(wù)。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)保持和各部門間的緊密聯(lián)系、互相的交流和配合，以此來完成行政工作內(nèi)容。行政管理工作在各部門間的配合中起著非常關(guān)鍵的作用，企業(yè)的發(fā)展需要行政管理的高度協(xié)調(diào)；三是，為企業(yè)員工服務(wù)。根據(jù)員工的日常需要，幫助員工解決工作中的問題，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，為員工創(chuàng)造出良好的工作氛圍，使辦公室行政工作真正落實(shí)到位。2.復(fù)雜性辦公室行政管理工作具有一定的復(fù)雜性。在日常的工作過程中，企業(yè)內(nèi)部的大小事務(wù)都需要通過行政管理部門，雖然辦公室的日常工作都是一些復(fù)雜的小事，可是這項(xiàng)繁瑣的事情集聚多了，如果處理不到位，就會(huì)嚴(yán)重影響到企業(yè)的日常工作效率和質(zhì)量，從而阻礙了企業(yè)的發(fā)展。所以，企業(yè)要重視行政管理工作，注重細(xì)節(jié)，不管大事小事都要認(rèn)真對(duì)待。在處理一些復(fù)雜的事務(wù)時(shí)，要注意解決的方式，堅(jiān)持以人為本的原則，具體問題具體分析，根據(jù)企業(yè)的全局發(fā)展戰(zhàn)略來保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。3.困難性在企業(yè)行政事務(wù)管理方面，辦公室工作有一定的系統(tǒng)性和開放性。不但要處理好各種事務(wù)的關(guān)系，也要適合領(lǐng)導(dǎo)的工作模式，所以，辦公室行政管理工作存在任務(wù)重、時(shí)間緊、困難大等方面的問題。一是，重視行政管理工作的時(shí)效性，有些緊急事務(wù)需要馬上去執(zhí)行，不能有半點(diǎn)的延誤；二是，需要有效的溝通和交流。針對(duì)企業(yè)方面，行政管理工作人員不斷要處理好上下級(jí)單位的關(guān)系，還要注意協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部的關(guān)系。簡(jiǎn)而言之，在企業(yè)內(nèi)部要做好上傳下達(dá)的工作，增加企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，對(duì)外要塑造良好的企業(yè)形象；三是，辦公室行政管理工作責(zé)任重大。企業(yè)行政管理工作上到安排領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議，下到采購(gòu)和發(fā)放一些用品，這些都要行政部門來完成。為了確保各種工作的順利開展，行政部門不論是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)層還是基層的員工，都需要全面的考慮，認(rèn)真的對(duì)待各項(xiàng)工作。

二、企業(yè)辦公室行政管理工作現(xiàn)狀

1.缺乏制度規(guī)范企業(yè)的辦公室工作內(nèi)容比較多，在企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)過程中，辦公室的工作內(nèi)容和任務(wù)比較繁瑣，在日常工作中很容易出現(xiàn)問題。因此，缺乏科學(xué)的管理制度就會(huì)使辦公室工作不能有序的開展。除此之外，辦公室的工作人員壓力比較大，在日常的工作中會(huì)有工作職責(zé)劃分不清晰的現(xiàn)象，導(dǎo)致行政管理工作的質(zhì)量比較低下。總而言之，目前一些企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)過程中缺少比較合理的行政管理制度，使行政管理工作質(zhì)量下降，嚴(yán)重影響到企業(yè)的整體發(fā)展。2.脫離實(shí)際企業(yè)的行政管理工作會(huì)出現(xiàn)脫落現(xiàn)實(shí)的問題。企業(yè)在制定行政管理工作決策時(shí)脫離了實(shí)際工作情況，導(dǎo)致辦公室在落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)工作指令的過程中只重視形式主義。有些辦公室工作人員并沒有根據(jù)實(shí)際的工作情況和相關(guān)的要求，缺少一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，工作中只是照章辦事，使各個(gè)部門之間的配合程度比較低，甚至給企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益造成危害。3.個(gè)人能力素質(zhì)偏低企業(yè)的行政管理工作人員能力不夠，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）缺乏專業(yè)素質(zhì)。一些企業(yè)中的辦公室行政管理工作依靠其他專業(yè)的人員或者其他部門工作人員兼任；（2）缺乏工作經(jīng)驗(yàn)。一些企業(yè)的辦公室工作人員都是新入職的員工，他們?nèi)鄙僖欢ǖ墓ぷ鹘?jīng)驗(yàn)，在實(shí)際工作中不能全面的考慮問題；（3）缺乏責(zé)任心。一些有能力的行政管理人員出現(xiàn)不作為的現(xiàn)象，或者對(duì)薪酬不滿足，對(duì)工作環(huán)境不滿意等問題，導(dǎo)致他們的工作態(tài)度懈怠，缺乏責(zé)任心，不能充分發(fā)揮其工作積極性。

三、企業(yè)辦公室行政管理工作主要內(nèi)容和所扮演的角色

1.主要內(nèi)容企業(yè)的行政管理工作主要有以下幾方面：一是，文件管理工作。主要有接受、整理和發(fā)送文件，在辦公室工作中文件比較繁多，因此對(duì)文件進(jìn)行合理的保存，為領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的查閱提供方便。除此之外在文件管理工作中要主要做好保密工作；二是，會(huì)議管理。具體工作內(nèi)容就是準(zhǔn)備、報(bào)批、記錄和管理企業(yè)各類會(huì)議的會(huì)程以及參會(huì)人員的具體安排；三是，內(nèi)部事務(wù)管理。具體包括辦公室工作管理和財(cái)務(wù)工作管理，還包含一些接待客戶、工作督查等比較特殊性的工作管理2.所扮演的角色在企業(yè)的行政管理過程中，辦公室是非常重要的部門：（1）辦公室行政管理工作有著非常重要的輔助作用，為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員科學(xué)安排各類文件的處理，相關(guān)數(shù)據(jù)的分析和匯總等工作，并且要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)合理地安排相關(guān)工作。（2）辦公室的行政管理是一項(xiàng)執(zhí)行的工作，包含分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作任務(wù)、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的命令、為各項(xiàng)命令落實(shí)做好鋪墊等具體工作內(nèi)容；（3）辦公室的行政管理工作具有后勤作用。雖然辦公室不屬于后勤部門，可是為領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的后勤起到了有效的保障作用，除此之外，辦公室行政管理工作要為企業(yè)營(yíng)造出良好的工作環(huán)境，確保員工的工作環(huán)境整潔和有序。

四、新形勢(shì)下改進(jìn)辦公室行政管理的措施

1.完善行政工作管理系統(tǒng)缺少科學(xué)規(guī)范的工作管理制度是辦公室行政管理工作出現(xiàn)失誤的主要原因，因此要注意完善以下幾點(diǎn)：（1）建立科學(xué)完整的工作管理制度，引用先進(jìn)的企業(yè)管理制度和行政管理模式，結(jié)合企業(yè)的自身發(fā)展情況制定出科學(xué)的行政管理體系；（2）明確辦公室行政管理工作人員的工作職責(zé)，避免工作中出現(xiàn)權(quán)利交叉的問題，防止工作人員出現(xiàn)工作懈怠的情況；（3）制定合理的辦公物資管理制度，嚴(yán)格規(guī)定辦公物資的購(gòu)買、保存和發(fā)放，減少辦公用品不科學(xué)使用或者利用職務(wù)侵占辦公物資的問題出現(xiàn)。2.加強(qiáng)行政管理人才的培養(yǎng)在企業(yè)辦公室行政管理工作中，工作人員的個(gè)人能力是非常重要的，提高工作人員能力主要包括以下幾方面：（1）積極引進(jìn)專業(yè)知識(shí)水平高和工作能力強(qiáng)的高素質(zhì)人才；（2）對(duì)辦公室工作人員要進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)工作，不斷提高員工的工作能力和水平；（3）充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，經(jīng)過評(píng)級(jí)考核和獎(jiǎng)罰機(jī)制來激發(fā)工作人員的工作熱情。3.培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)，加大企業(yè)內(nèi)部合作力度提升行政管理工作的工作效率不僅僅是依靠辦公室一個(gè)部門，企業(yè)的管理者更要重視內(nèi)部行政管理隊(duì)伍的建設(shè)，制定出科學(xué)合理的管理體制，確保辦公室行政管理工作的有序進(jìn)行。在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)過程中，行政管理工作滲透到了企業(yè)的整個(gè)運(yùn)營(yíng)過程中，需要企業(yè)各個(gè)部門共同協(xié)調(diào)，積極配合，形成企業(yè)內(nèi)生動(dòng)力。

五、結(jié)束語

總之，本文詳細(xì)論述了辦公室行政管理工作的具體內(nèi)容、擔(dān)任的角色、面對(duì)的問題，同時(shí)提出了合理的完善措施，旨在提高辦公室行政管理工作的質(zhì)量和工作效率，從而使企業(yè)可以健康的發(fā)展。

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作者：屠翠 單位：神華寧夏煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司烯烴一分公司