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一、當(dāng)前院系行政工作存在的問題

（一)制度太多，流程復(fù)雜，操作效率低雖然一直在強(qiáng)調(diào)制度建設(shè)，但在很多具體工作上并不是缺乏相應(yīng)的制度，而是制度太多，相互打架，加上為了規(guī)避責(zé)任，制定復(fù)雜的工作流程，審批的越多，單項審批責(zé)任就越小。而院系行政工作缺乏自主權(quán)，在執(zhí)行這些制度和流程的時候，往往招來誤解，又或者為了分擔(dān)責(zé)任，再加一層審批要求，可以說是層層分解、層層落實(shí)，也可以說是層層增加工作流程，層層降低工作效率。而對于一少部分的行政人員來說，只要按制度執(zhí)行，出了錯沒責(zé)任，師生有抱怨可以推給制度，也有了懶政和不作為的借口。而師生的主要精力畢竟還要放在教學(xué)科研等方面，不可能去一一學(xué)習(xí)了解所有復(fù)雜的制度，明晰全部的辦事流程，又覺得很多流程根本沒有必要，不是覺得行政人員為難自己，就是形式主義嚴(yán)重。

（二)職能分工太明確，每人各管一攤事為了提高效率，實(shí)行科學(xué)分工，這本是好事，但院系行政工作又有一定的特殊性。崗位人員很少，一個學(xué)院林林總總幾十項職責(zé)，每人負(fù)責(zé)幾項，很多具體事務(wù)往往只有一個人在負(fù)責(zé)，一旦具體人員因事離崗，有師生前來辦事，再簡單的事務(wù)也只能推后辦理，而其他行政人員即使閑著也無法辦理，一方面可能是因?yàn)橹贫葟?fù)雜，不了解辦理流程，另一方面也在避免越權(quán)辦事，職責(zé)混亂。而帶給辦事師生的感受就是事難辦。

（三）信息共享不通暢行政中事務(wù)絕大多數(shù)都需要填寫核實(shí)辦事人員的一些信息，這些信息分散在不同的管理系統(tǒng)中，相互之間難以共享。不僅師生無法掌握個人的全部信息，單個行政人員也無法掌握一個師生的全部信息。辦理事務(wù)是師生需要一次次的重復(fù)填寫各類信息，行政人員需要從各方信息來源一次次的核實(shí)這些信息。帶來很多不必要的重復(fù)勞務(wù)，不僅效率低下，而且感覺很差。

（四）“雙肩挑”領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙院系的行政領(lǐng)導(dǎo)大多數(shù)是“雙肩挑”干部，同時擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)與承擔(dān)教學(xué)科研任務(wù)，并且大多數(shù)是學(xué)術(shù)帶頭人，學(xué)術(shù)事務(wù)十分繁忙，經(jīng)常需要參加各類會議以及學(xué)術(shù)交流，頻繁出差，又需要保證個人教學(xué)科研的時間，因此基本上難以實(shí)現(xiàn)坐班的要求。而師生辦理的多數(shù)事務(wù)，都需要經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，遇到領(lǐng)導(dǎo)不在的時段，為了一個簽名，師生短則等待數(shù)小時，長則需要幾天。不僅師生覺得事情難辦，院系領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為很多可以省去的管理職責(zé)占用了太多的個人精力。

（五）假期行政工作安排高校行政另一個特殊的問題是在社會各項工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)時有寒暑假時間，期間各項行政工作陷于停滯或者以極低效運(yùn)行。而對師生來說，雖然假期時高校教學(xué)工作是停止運(yùn)轉(zhuǎn)的，但科研、實(shí)習(xí)、社會服務(wù)等并沒有停止，以及其它一些師生的個人事務(wù)需要用到單位材料或加以明證的。而行政人員的假期輪班，并不按工作流程進(jìn)行安排，加上行政人員的各自分工不交融，因此正常時間可能很快就完成的幾項工作流程，放到假期可能就需要幾周不一定能做完，遇到緊急的事務(wù)，即使行政人員愿意加班也不一定能做成。

（六）行政人員素質(zhì)參差不齊高校行政人員的來源復(fù)雜，除了進(jìn)幾年開始的事業(yè)單位通過考試競聘上崗的人員，平均素質(zhì)相對統(tǒng)一，之前的人員有各種來源，素質(zhì)參差不齊，加上沒有淘汰機(jī)制，高校里面行政工作壓力不大，多數(shù)行政人員學(xué)習(xí)動力不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平靠慢慢積累經(jīng)驗(yàn)提升，而近些年新技術(shù)發(fā)展迅速，各類改革政策也推出頻繁，更是拉開了個行政人員的個人能力和業(yè)務(wù)水平，同樣的事不同的人辦差別太大。

（七）與師生之間溝通太少，缺乏互相理解高校師生與行政人員，同屬于一個大集體，但工作時間、考核、待遇、職業(yè)前景等都有較大差異，互相換位思考較為困難。高校的師生是思想特別活躍的一個群體，對僵化的行政工作批判很多，而學(xué)校職能部門制定的教師的各種激烈的聘崗和晉升制度，讓教師對行政人員的意見也時有爆發(fā)。而有部分行政人員沒有經(jīng)歷過大學(xué)生活，也難以體諒學(xué)生的焦慮和思考。一邊是去行政化、教授治校的呼聲，一邊是教師不懂管理、不顧全局的評論。溝通越少，對立越多，使得一線的院系行政工作更加困難。

二、院系行政工作轉(zhuǎn)型的建議

行政工作的問題很多人都看得很清楚，在國家整體的改革大潮下，高校行政工作也已經(jīng)在逐步推行者一些改革嘗試。以下是對于院系基層行政工作轉(zhuǎn)型一些比較粗淺的思考。

（一）面向大學(xué)理念樹立工作目標(biāo)院系行政工作要跳出復(fù)雜的政策制度和工作流程的框架樹立工作目標(biāo)，有沒有做好工作不是說遵守了多少制度和流程，而是究竟對學(xué)校的理念是否有幫助，是否對學(xué)生的培養(yǎng)、教師的研究提供了正面的作用，是不是有利于自己學(xué)院與學(xué)校的發(fā)展。當(dāng)然，理念與目標(biāo)不是基層行政人員所提出來的，但基層的行政工作中需要有這樣的理念和目標(biāo)。

（二）擴(kuò)大院系行政權(quán)限，轉(zhuǎn)審批為備案自主權(quán)下放是近些年老生常談的話題，這不是院系行政層面能決定的事情，但也是十分迫切需要的事情。要給與院系行政辦公室直接利用學(xué)校資源、使用學(xué)校材料、調(diào)用學(xué)校職能部門的權(quán)限，只要不是影響學(xué)校全局的事務(wù)，原來掌握在學(xué)校職能部門手中的權(quán)限盡可能的放到一線的院系行政機(jī)構(gòu)手中。未曾行使否決權(quán)的審批全部取消，改成由院系行政機(jī)構(gòu)直接完成，由學(xué)校職能部門備案，完成過程中有困難的，由學(xué)校部門提供幫助和建議。學(xué)校所有可以重復(fù)利用的資源，院系可以直接使用，報學(xué)校職能部門備案，發(fā)生沖突再進(jìn)行協(xié)調(diào)。對于師生來說，這樣可以極大減輕辦事的復(fù)雜性。

（三）按工作對象而不是按職能劃分辦公室，并加強(qiáng)輪崗院系的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，一般都按職能進(jìn)行劃分，并且對應(yīng)學(xué)校的各個職能部門。而大多數(shù)事務(wù)都帶有綜合性，師生辦事時需要進(jìn)過多個部門的流程，或者要分清楚不同的事情要找不同的部門和人員，這樣就要求師生必須要清楚每一個具體事務(wù)的分管部門與流程。而服務(wù)型行政一個顯要的要求就是要面向用戶的需求，因此從院系三大工作對象可以講內(nèi)設(shè)的辦公室改成教師服務(wù)辦公室、學(xué)生服務(wù)辦公室、對外服務(wù)辦公室等。分別處理教師、學(xué)生、外部機(jī)構(gòu)人員涉及到的所有事務(wù)，再加上一個負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)的崗位。這樣師生需要辦理任何事情都只需要找到一個人就可以，這樣可以縮減很大一部分工作流程，減輕行政事務(wù)帶給師生的負(fù)擔(dān)。在減少外部工作流程的同時，對于相對復(fù)雜的事務(wù)，增強(qiáng)內(nèi)部工作流轉(zhuǎn)，通過行政人員之間的互相交流和合作進(jìn)行分解，這樣即使對于少部分事務(wù)會降低效率，但是帶給師生的感受卻完全不同，對于事務(wù)內(nèi)部事項不需要懂太多，只要找到一個部門的一個人，事情就可以完結(jié)。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)行政人員的內(nèi)部輪崗，服務(wù)對象從教師到學(xué)生到外部人員輪換過后，每個行政人員都可以基本掌握院系行政中主要的服務(wù)事務(wù)，成為一個多面手。

（四）梳理服務(wù)型事務(wù)、執(zhí)行性事務(wù)、主動型事務(wù)，精簡不必要的事務(wù)于此同時，院系行政機(jī)構(gòu)還需要對具體事務(wù)進(jìn)行分類，將面向師生進(jìn)行服務(wù)的事務(wù)與執(zhí)行政策對師生有限制的事務(wù)以及需要主動完成的機(jī)構(gòu)內(nèi)部事務(wù)進(jìn)行區(qū)分，結(jié)合校級機(jī)構(gòu)的職能改革，盡量精簡不必要的內(nèi)部事務(wù)以及對師生帶有管制的事務(wù)，并且編制相應(yīng)的學(xué)生指南、教師指南等材料簡潔明了的讓師生了解哪些事是他們必須要做的，哪些事是行政人員為他們辦理的，并進(jìn)行公開和及時的更新。凸顯出服務(wù)型事務(wù)的主要地位，也可以強(qiáng)化師生的主人翁精神，增強(qiáng)對院系發(fā)展的責(zé)任感。現(xiàn)在有一些教師往往搞自己的科研，只追求個人的發(fā)展，而公共事務(wù)和自己無關(guān)，公共事務(wù)是院系領(lǐng)導(dǎo)的事情，只要不影響到自己的利益就漠不關(guān)心。而即使真的要實(shí)現(xiàn)教授治校，也需要培養(yǎng)出教授們對公共事務(wù)的熱情和奉獻(xiàn)精神。

（五）明確責(zé)任的基礎(chǔ)上增加職員的權(quán)限，在合理考核上加強(qiáng)職員的工作重疊在擴(kuò)大院系行政權(quán)限之后，一旦行政人員要獨(dú)立去解決師生的全部事務(wù)，就需要他對全部涉及到的事務(wù)都有相應(yīng)的權(quán)限，而現(xiàn)代的很多行政權(quán)限，體現(xiàn)出來的是形形色色的管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限，為了保證管理系統(tǒng)的穩(wěn)定與安全，院系行政人員的權(quán)限一般都是最低的。此外行政等級也帶來一些權(quán)限的分類，什么等級的職務(wù)有什么樣的權(quán)限。要真的實(shí)行服務(wù)化行政，還需要打破這種權(quán)限管理，給一線的直接經(jīng)辦人員最大的權(quán)限，并由他們承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任。對于大多數(shù)日常的服務(wù)性事務(wù)來說，由什么層級的人來做決定并不具有太大的不同，也不會帶來很大的危害。只要一線經(jīng)辦人員具有責(zé)任感，因?yàn)樗麄儗唧w事務(wù)和情況了解的最多，從能力上來說，是最適合做出判斷和決定的人選。只要明確責(zé)任，合理考核，大多數(shù)形式上需要領(lǐng)導(dǎo)和上級部門處理的事務(wù)都可以直接由一線人員直接完成，沒有把握的只要給一線人員相應(yīng)的請教渠道即可。同時淡化職能分工，加強(qiáng)業(yè)務(wù)重疊，院系層面行政人員本來就少，如此不僅可以提高工作效率，激發(fā)一線人員的積極性，減輕他們的純粹當(dāng)操作員的感覺；也可以減輕院系領(lǐng)導(dǎo)對日常管理事務(wù)需要投入的精力，使他們有更多精力投入到學(xué)科發(fā)展、學(xué)生培養(yǎng)等宏觀決策中去；同時也可以減少工作流程和環(huán)節(jié)，消除很多推諉事務(wù)的借口，提高師生對行政工作的評價。

（六）建立師生信息檔案，互通共享，統(tǒng)一信息來源，增加渠道既有的管理體制使每個職能部門或行政人員掌握著師生們的部分信息，導(dǎo)致很多事務(wù)需要不同程度的配合，統(tǒng)一信息與檔案數(shù)據(jù)是一個減少此類問題的方向。最好是由學(xué)校層面來建立數(shù)據(jù)中心，所有涉及到師生個人的數(shù)據(jù)及信息，都?xì)w類到個人信息檔案中，這樣不僅不同的部門可以批量的讀取全體師生的同一類信息形成數(shù)據(jù)，師生個人也可以查閱自己個人的全部信息，并可以有選擇的向外公開，有變動時也可以及時的進(jìn)行修改，還可以通過技術(shù)手段，通過部分?jǐn)?shù)據(jù)授權(quán)的方式，對很多事務(wù)進(jìn)行委托代辦。行政人員在為師生辦理事務(wù)時也可以方便的調(diào)取信息檔案，極大的節(jié)省審核環(huán)節(jié)與時間。唯一需要注意的是加強(qiáng)信息安全的防范，避免因?yàn)樘^全面的個人信息的泄露帶來其他的隱患。

（七）建立聯(lián)系人制度與緊急事項通道，利用新技術(shù)增加與師生的溝通渠道中國的特殊文化，致使很多事情熟悉的人辦理還是不熟悉的人辦理會有差異。現(xiàn)在普遍開花的定點(diǎn)聯(lián)系體系是一個很明顯的體現(xiàn)。從院系行政工作來說，這也是一個很好的推行服務(wù)行政的一個切入點(diǎn)。一個院系的行政人員不多，師生也不算多，建立聯(lián)系人制度，每名行政人員分別聯(lián)系十幾位教師、百多位學(xué)生，然后相對熟記他們的信息檔案，雖然不可能去負(fù)責(zé)這些師生的全部事務(wù)，但是可以為這些師生提供咨詢通道，作為他們解答問題的人員。同時可以建立緊急事務(wù)流程，尤其在節(jié)假日期間常規(guī)事務(wù)中斷辦理時，師生辦理事務(wù)先尋找他們的聯(lián)系人，通過行政人員內(nèi)部的溝通，可以像正常工作時間一樣為師生處理好事情。利用現(xiàn)在的移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過手機(jī)直接完成很多的信息獲取、事務(wù)審核與權(quán)限分派，并且可以隨時溝通，進(jìn)行工作之外的交流，互相倒倒苦水，更容易做到換位思考，建立良好的互動關(guān)系。

（八）加強(qiáng)職員實(shí)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)資源保障，合理獎懲與激勵措施當(dāng)前高校行政人員的素質(zhì)參差不齊，業(yè)務(wù)水平不一，而時間精力都投入在日常事務(wù)中，個人學(xué)習(xí)時間較少。學(xué)校組織的各類培訓(xùn)大多數(shù)是思想性與理論性的，實(shí)務(wù)性的太少，使得很多有心提高行政服務(wù)效能的工作人員也只能慢慢依靠經(jīng)驗(yàn)積累來提高業(yè)務(wù)水品。同時為了免除行政人員的后顧之憂，提高他們的工作積極性，各類資源保障與獎懲激勵，也要脫離既往的根據(jù)工齡、職務(wù)等制定，將業(yè)務(wù)能力、服務(wù)水平、工作業(yè)績、師生評價等進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，發(fā)揮導(dǎo)向和激勵作用，促進(jìn)服務(wù)水平的提升。

總之，在社會的發(fā)展與國家改革之下，高校中行政服務(wù)化也越來越成為其一項重要的改革工作，而院系行政工作是高校行政工作的基礎(chǔ)，也是直接面向師生的一線崗位，如何做好服務(wù)化轉(zhuǎn)型，不僅是高校行政整體管理方式轉(zhuǎn)向服務(wù)的重要基礎(chǔ)，也是提高師生滿意度與工作效率，體現(xiàn)大學(xué)價值的重要組成。

作者：徐三成單位：浙江大學(xué)傳媒與國際文化學(xué)院