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【摘要】辦公室自動化與過去舊的辦公模式存在極大差別，它集現(xiàn)代辦公與計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為一體，進而形成符合現(xiàn)代辦公要求的新模式。對高校行政工作而言辦公自動化非常適用，但這樣做對他們的工作有好有壞。這就要求高效行政工作中，要充分發(fā)揮它的積極作用，避開其不利的因素，借助它高效完成工作。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；行政；高校

一、辦公自動化對開展行政工作帶來的積極影響

1.提高了辦公效率

高校辦公室行政人員的常規(guī)工作往往是傳遞和辦理公文、對文件進行歸檔和管理。隨著辦公自動化的開展，平常的公文傳遞和辦理，行政人員可以通過辦公自動化系統(tǒng)分別發(fā)送給不同部門的領(lǐng)導(dǎo)同時批閱辦理，即使領(lǐng)導(dǎo)外出也不會有所耽誤，極大地提高了辦公室行政人員的辦公效率。同時，行政人員還可以將紙質(zhì)文檔進行電子掃描，直接存檔于計算機上，這不僅提高了行政人員的工作效率、方便日后的查閱，也對文件的規(guī)范化管理提供了有效的管理措施，是文件歸類和管理的一項重大進步。

2.促進了辦公室行政人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升

辦公自動化擁有一系列先進的辦公設(shè)備和現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以為辦公室行政人員在信息共享方面提供方便和快捷。當(dāng)然，這也對辦公室行政人員的從業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，不光需要他們在業(yè)務(wù)方面具備專業(yè)的知識才干，還需要他們對辦公自動化的操作應(yīng)用爛熟于心。隨著辦公自動化的不斷更新，辦公室行政人員也要隨時參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，保持著與之相符的業(yè)務(wù)水平，如此才能不被淘汰。

3.增加了辦公室行政人員間的協(xié)同合作

辦公室業(yè)務(wù)工作往往涉及到多個環(huán)節(jié)，需要辦公室人員間的相互合作才能夠完成。因此，辦公自動化開展以后行政人員可以直接通過高校的辦公自動化系統(tǒng)進行的傳遞和共享，保證在最快的時間內(nèi)完成各部門間屬于自己的那部分工作，這不僅保證了行政工作的及時開展，也有利于辦公室行政人員間的協(xié)同合作。

4.有利于辦公室的科學(xué)性管理

在當(dāng)今的高校辦公室行政工作中，原先堆滿資料文件的辦公室和寫滿行程記錄的筆記本都隨著辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用都統(tǒng)統(tǒng)被改變。通過對系統(tǒng)的事先設(shè)置，使其隨時隨地的提醒和幫助行政人員在工作中不會忘記每天的工作內(nèi)容，以及工作安排，極大地提高了高校辦公室文秘人員的工作效率，完成了辦公室的科學(xué)化管理。

二、辦公自動化對開展行政工作帶來的消極影響

1.高校行政工作存在泄密隱患

在辦公自動化應(yīng)用過程中工作數(shù)據(jù)是可以共享的，這就使一些保密資料的安全性存在隱患。一旦辦公自動化系統(tǒng)保密技術(shù)欠佳，或保密技術(shù)水平太低，便很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息泄密的現(xiàn)象。而且辦公室里的廢棄打印紙、U盤、壞電腦維修等都有可能成為信息泄露的渠道。同時，隨著辦公自動化的普及，電子印章也隨之產(chǎn)生，它不光使用方便也易于盜取或仿造，于是，電子印章的安全問題也是辦公自動化中亟待解決的難題之一。

2造成行政人員間的溝通不良

辦公室工作一般錯綜復(fù)雜，行政人員作為領(lǐng)導(dǎo)幫手，需要隨時向領(lǐng)導(dǎo)提供信息和匯報工作，自從辦公自動化后，傳統(tǒng)的面對面溝通方式已不再適用，大家只需要在各自的辦公室打開電腦就可以完成交流工作。這雖然方便快捷，但是相互之間缺少了表情和肢體等方面的交流，容易產(chǎn)生不必要的誤會，從而影響工作。

3.影響行政人員的身心健康

當(dāng)前，辦公自動化主要是利用計算機等電子自動化相關(guān)的辦公設(shè)施來完成工作的，具有效率高、使用方便、降低行政人員的工作強度等優(yōu)勢。同時也存在了一些問題，比如這些電子設(shè)備輻射性大，過多的使用會危害工作人員的健康，可能引起相關(guān)疾病的出現(xiàn)；另外，行政人員工作中長時間地保持坐姿可能給頸椎帶來傷害等問題也不能回避。4.增強行政人員在工作中的依賴性網(wǎng)絡(luò)技術(shù)調(diào)整發(fā)展的同時網(wǎng)絡(luò)安全問題也日益突出，高校行政人員在平日工作時對資料和重要文件沒有備份的習(xí)慣，一旦電腦損壞或者中毒，電腦里儲存的資料徹底消失，容易造成極大的損失。在互聯(lián)網(wǎng)這個百科全書中，搜索、下載、復(fù)制和粘貼是高校行政人員最常做的工作內(nèi)容，長此以往，行政人員對辦公自動化系統(tǒng)的依賴性就會越來越強，使他們在工作中的創(chuàng)造性逐漸抹滅，工作能力下降。

三、合理應(yīng)用辦公自動化，實現(xiàn)既定管理目標(biāo)

1.積極學(xué)習(xí)掌握辦公自動化的先進技術(shù)

隨著科技發(fā)展高校辦公自動化已成為必然，作為辦公室行政人員應(yīng)當(dāng)意識到過去的方法已經(jīng)不適用，必須盡快轉(zhuǎn)變觀念及工作方法，全面認(rèn)識辦公自動化。首先要從思想上意識到它在未來工作中能夠帶來的好處，不畏懼對新鮮事物的學(xué)習(xí)和了解，學(xué)會利用它的優(yōu)點為自己服務(wù)。從本質(zhì)上講辦公自動化其實是一個人機交互系統(tǒng)，要想讓這個系統(tǒng)更便于操作，作為操作主體的辦公室人員也必須不斷提升自身的思想水平及技能水平。作為辦公室行政人員首先要擁有極強的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)知識，其次要掌握電腦技術(shù)能自如地運用辦公自動化軟件，還要在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，只有掌握了先進的技術(shù)才能駕馭機器。

2.踏實作風(fēng)，增強行政工作的主動性

通常情況下，辦公室行政一方面要辦文辦事，收發(fā)和傳遞文件信息，另一方面要給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供意見和建議。因此，辦公室行政還要走出去，深入到師生中掌握了解實際情況，聽取老師和學(xué)生的心聲，將一線的聲音傳遞給學(xué)校高層。在這些工作中，就需要使用科學(xué)的方法有條不紊地去完成，在各項工作環(huán)節(jié)中，都要嚴(yán)格地按照流程操作，切實有效地完成工作。

3.增強安全防范意識，做好保密工作

保密是高校辦公室行政工作中極其重要的一項，也是他們基本職業(yè)操守和必須履行的義務(wù)。對此，高校辦公室行政人員首先應(yīng)從自身出發(fā)，要保證自己的職業(yè)操守，從思想上嚴(yán)格要求自己，要做到自律。其次，他們還需要進行保密技能的專業(yè)培訓(xùn)，緊跟形勢的需要，提高自己的技術(shù)水平。最后，高校需要從制度上落實辦公自動化系統(tǒng)的安全保密工作，明確與辦公自動化相關(guān)的規(guī)章制度，比如辦公自動化系統(tǒng)訪問權(quán)限的設(shè)置，以及不得在辦公自動化系統(tǒng)中處理涉密信息處理等，對絕密文件和數(shù)據(jù)要進行備份。

四、結(jié)語

辦公室自動化在為高校辦公室行政人員的工作帶來了便利，提高工作效率、有利于科學(xué)化管理、提高協(xié)調(diào)程度在一定程度還能促進行政人員提高。這些優(yōu)勢都是對高校辦公室運作有著很大益處的，這也是辦公自動化在高校普及的主要原因。雖然高校辦公自動化有著諸多優(yōu)點但是同時也又其副作用，行政工作的保密性、行政人員溝通情況、行政人員身心健康以及行政人員對辦公系統(tǒng)過于依賴的情況。辦公自動化在高校行政工作中的運用是新形勢和高校日新月異發(fā)展的需求。辦公室行政人員既要充分利用辦公自動化給工作帶來的便利，也要避免辦公自動化帶來的負(fù)面危害，揚長避短，同時端正工作態(tài)度，積極發(fā)揮自己的主觀能動性化被動為主動，才能實現(xiàn)既定的工作目標(biāo)。

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作者：胡耀強 單位：北京理工大學(xué)珠海院