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在檔案行政監督檢查實踐中，由于執法人員對法律規定理解存在誤差和實踐經驗不足，往往會造成檔案行政監督檢查具體行政行為的無效和錯誤，進而影響檔案行政執法整體工作開展。本文試圖結合檔案行政監督檢查實踐中的一些具體案例進行分類評析，以期引導檔案行政監督檢查依法依程序健康開展。

1行政執法主體方面的案例

案例一：案例描述：某縣檔案局在年終工作總結中寫道：一年來，為落實《檔案法》及其實施辦法、《河南省檔案工作條例》，促進全縣檔案事業的健康發展，我局先后聯合縣委辦公室、縣人大辦公室等部門，組成檔案行政監督檢查組，對全縣的檔案管理情況進行了2次聯合檢查，共查處檔案違法行為18起，并對7起較為嚴重的檔案違法行為下發了《責令限期改正通知書》，及時糾正了個別單位在檔案管理中的違法行為，有力地促進了全縣檔案事業的健康發展。存在問題：縣委辦公室、縣人大辦公室是檔案行政監督檢查的主體嗎？案例評析：依據我國法律規定，行政執法必須由行政執法主體來執行。那么，何為行政執法主體呢？根據行政法學原理，所謂行政執法主體，是指依法成立并享有國家行政執法權力，能以自己的名義從事行政執法活動，能獨立承擔由此而產生的法律后果的機關或者組織。國務院印發的《全面推進依法行政實施綱要》（以下簡稱《綱要》）將此類機關和組織分為三類：一是行政機關；二是經法律、法規授權的非行政機關的組織；三是經行政機關委托的非行政機關的組織。《綱要》明確提出，要建立健全行政執法主體資格制度，行政執法由行政機關在法定職權范圍內實施，非行政機關的組織未經法律、法規授權或者行政機關的委托，不得行使行政執法權。本案例中，某縣檔案局聯合縣委辦公室、縣人大辦公室組成檔案行政監督檢查組，查處檔案違法行為的具體行政行為，明顯是一種檔案行政執法具體行政行為。根據行政法學原理和《綱要》要求，上述三個執法主體必須是檔案行政主體，或者必須經法律、法規的授權。那么，縣委辦公室、縣人大辦公室是否具備上述條件呢？首先看地方人大是否具備上述條件。根據《地方各級人大組織法》的相關規定，地方各級人大是地方的最高權力機關，不是權力執行機關，也就是說不是行政主體。雖說其具有保證檔案法律、法規貫徹執行的監督職能，但這種監督職能是法制監督，是對權力執行機關的監督，不是對具體行政相對人的監督，不具有對行政相對人實施具體行政執法行為的資格。再看地方黨委是否具備上述條件。按照我國政治體制原則，地方黨委是地方各項事業的領導機關，是黨團組織，其領導職責主要是方針政策、組織上的領導，并不是行政主體，也不具備法律、法規所規定的行政執法主體資格。綜上所述，地方黨委、人大既不是檔案行政管理的行政主體，也不是法律、法規授權進行檔案行政執法的執法主體。案例中，縣委辦公室、縣人大辦公室是縣委、縣人大的內部協調辦事機構，其機構性質從屬于縣委、縣人大，自然也不是檔案行政執法的主體，不具備檔案行政執法的主體資格。其直接參與檔案行政監督檢查的做法，是與法律的規定和《綱要》的要求相背離的，是一種無效的行為。

案例二：案例描述：2006年7月，某縣檔案局法制科電話通知所轄各鄉鎮，為加強汛期檔案安全保管，確保檔案安全度汛，縣檔案局法制科將組織人員對全縣所有鄉鎮綜合檔案室檔案保管情況進行監督檢查。檢查中發現有兩個鄉鎮綜合檔案室庫房存在漏雨現象，當即下發了《責令限期改正通知書》，要求這兩個鄉鎮在15天內改善庫房保管條件，確保檔案安全，并將整改情況書面報檔案局法制科。《責令限期改正通知書》落款是某縣檔案局法制科，并加蓋了某縣檔案局的公章。存在問題：某縣檔案局法制科是檔案行政監督檢查的主體嗎？案例評析：按照行政法學理論和法律、法規規定，行政機關必須依法設定，是重要的行政主體，代表國家或地方獨立進行行政管理。行政機關的內設機構是行政機關的內部組成部分，雖然具體履行著行政機關的職能，但其并不是行政主體，沒有對外的行政管理權，也不對外承擔相應的法律責任。在具體的行政監督檢查活動中，行政機關的內設機構可以代表行政機關進行執法，但只能以行政機關的名義進行，而不能以內設機構自己的名義擅自作出。由此可見，行政機關的內設機構非經法律、法規的授權，是不具有行政執法主體資格的。本案例中，某縣檔案局法制科制發的《責令限期改正通知書》雖然蓋的是檔案局的公章，但其電話通知、《責令限期改正通知書》落款均是法制科，應視為此次行政監督檢查是法制科以自己的名義做出的具體行政行為。而法制科是檔案局的內設機構，按照法律、法規的規定，依法不具有對外進行檔案行政監督檢查的職權，也不具有進行檔案行政監督檢查的主體資格，因此，某縣檔案局法制科以自己名義進行的檔案行政監督檢查和制發的《責令限期改正通知書》，是違法的行政行為和無效的執法文書。

2行政執法人員方面的案例

案例三：案例描述：河南省某縣檔案局、館合署辦公，是縣委、縣政府直屬的文化事業單位，履行全縣檔案事務的行政管理和全縣檔案的安全保管雙重職能。局館共有工作人員13名。其中，只有甲、乙、丙三人通過考試取得了行政執法資格，擁有省人民政府統一頒發的《行政執法證》。在每年例行的檔案行政監督檢查中，該縣檔案局一直采取由甲、乙、丙三人分別帶隊，另外調配其他三名工作人員，組成三個監督檢查組（每組兩人）的形式開展檔案行政監督檢查工作。存在問題：其他三名工作人員參加行政監督檢查組合法嗎？案例評析：根據行政法學原理，行政執法工作必須由具有行政執法資格的工作人員來履行，不具備行政執法資格的人員不得從事行政執法工作。河南省《〈行政執法條例〉實施辦法》（以下簡稱《辦法》）規定，行政機關應當按有關規定對行政執法人員進行培訓，定期考核，經考核不合格者不得上崗執法。經考試和考核合格，取得《河南省行政執法證》的，方可上崗執法；未經執法培訓或者經考試、考核不合格，未取得《河南省行政執法證》的，不得上崗執法。而河南省人民政府《關于實行持證上崗亮證執法的通告》（以下簡稱《通告》）則更明確地規定，《執法證》是行政執法人員行使執法權的資格證明。未依法取得《執法證》的，無權從事行政執法工作。從上述行政法學原理和河南省的地方法規、規章規定看，行政執法是一種職務行為，只有具備行政執法資格的工作人員，才可以進行行政執法活動。不具備行政執法資格的工作人員從事行政執法工作，則是一種不合法的職務行為，應當嚴令禁止。本案例中，另外調配的其他三名工作人員與具備行政執法資格的甲、乙、丙三人搭配，組成檔案行政監督檢查組，雖然符合每次檔案行政監督檢查不得少于兩人的規定，但是，另外調配的其他三名工作人員既沒有接受過行政執法培訓，也沒有取得《辦法》規定的行政執法資格和《河南省行政執法證》，按照該省《通告》的規定，另外調配的其他三名工作人員是不具備從事行政執法資格的人員，無權在其轄區內從事檔案行政監督檢查工作。由此可以看出，某縣檔案局由甲、乙、丙與不具備行政執法資格的其他三名工作人員組成檔案行政監督檢查組的做法是錯誤的。

3檔案行政相對人適格方面的案例

案例四：案例描述：某縣檔案局在例行檔案行政監督檢查時，發現人民銀行某縣支行1992年～2000年的文書檔案沒有依法向該縣檔案館移交。該支行不移交檔案的理由是：人民銀行是金融特殊行業，實行行業垂直管理，保密性強，按照上級規定，其檔案不移交當地檔案館。監督檢查人員要求該支行提供不移交檔案的上級行文件規定。該支行提供不出具體文件。監督檢查人員合議后認為：該支行提出的不移交理由不成立。按照《檔案館通則》和《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》，該支行的文書檔案屬于向該縣檔案館移交范圍內的檔案，應當依法按時移交。責令該支行立即糾正錯誤做法，并據此下達了《責令限期改正通知書》。《責令限期改正通知書》中寫道：人民銀行××縣支行檔案室：2013年9月13日上午10點，我局對貴檔案室進行了例行監督檢查，經檢查發現，貴檔案室保管的1992年～2000年的文書檔案沒有依法向××縣檔案館移交（具體案卷情況見《清查檔案清單》），此行為違反了《檔案館通則》和《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》的有關規定，特責令貴檔案室在一個月內（2013年9月13日～2013年10月13日）糾正違法行為，依法向××縣檔案館移交附件《清查檔案清單》中的檔案，并將整改情況書面報××縣檔案局。人民銀行××縣支行接《責令限期改正通知書》后，經請示其上級行鄭州分行和濟南中心行后，按時移交了應移交的檔案。存在問題：某縣支行檔案室是檔案行政管理機關的行政相對人嗎？

案例評析：行政主體和行政相對人是構成行政法律關系的主體，雙方相互作用，促使行政法律關系的產生、變更和消滅。基于行政法律設定條件的行政關系主體，是一種相對穩定和平衡的法律關系。只有當行政主體就是法律所規定的對行政相對人發生作用的“那個”行政主體，行政相對人是法律所規定的行政主體必須針對的“那個”行政相對人時，行政法律關系才能實現相對的穩定。行政相對人包括個人或組織，在行政法律關系中，行政相對人與行政主體相對應而存在，是行政法律關系中的重要“一極”。如果一個行政法律關系中的所謂“行政相對人”并不是法律所規定的行政主體可以或者必須針對的當事人，則這個行政法律關系就可能立即崩潰。換句話說，就是行政執法中，行政主體找錯了對象，雖然也在行政主體與錯誤的對象之間產生了行政法律關系，但這種行政法律關系的穩定性卻是無法保證的。如果行政執法中張冠李戴，就意味著對行政相對人主體的認定不合法律規定，意味著整個行政執法行為認定事實不清，屬于違法行為。《中華人民共和國檔案法》第六條第二款規定：縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。由此可以看出，基于《檔案法》基礎上的檔案行政法律關系，其檔案行政主體是各級人民政府的檔案行政管理部門，其行政相對人是本行政區域內的機關、團體、企業事業單位和其他組織。具體到本案例中，檔案行政監督檢查的主體是某縣檔案局，其針對的“行政相對人”應該是人行某縣支行，而不是人行某縣支行檔案室。人行某縣支行檔案室作為該行的內設職能機構，可以代表該行行使其一定的職能活動，但不具有機構法人地位，不能成為某縣檔案局檔案行政監督檢查的“行政相對人”。其職能活動當中產生的法律責任只能由具備機構法人資格的人行某縣支行承擔。案例中，某縣檔案局監督檢查人員制作的《責令限期改正通知書》，將人行某縣支行檔案室認定為“行政相對人”的做法，屬于張冠李戴，認定事實不清的違法行為。

4行政執法程序方面的案例

案例五：案例描述：2009年6月20日，河南某縣檔案局行政執法人員張某、劉某到所轄鄉鎮監督檢查2008年文件歸檔情況。張某、劉某來到C鎮時，負責C鎮檔案工作的主管領導鎮黨委辦公室主任吳某接待了他們。執法人員張某與吳某相互認識，雙方相互寒暄后，吳某向張某、劉某介紹了該鎮2008年文件歸檔的大致情況。隨后，吳某陪同張某、劉某對該鎮檔案室2008年文件歸檔情況進行了現場檢查。檢查中發現，該鎮文件歸檔不全，缺少2008年的《干部職工統計年報》、《黨員統計年報》、黨委會議記錄等應歸檔的文件材料。現場檢查結束后，張某、劉某向吳某和檔案員通報了現場檢查情況，要求將缺少的《干部職工統計年報》、《黨員統計年報》、黨委會議記錄等應歸檔的文件材料收集齊全，及時歸檔。存在問題：張某、劉某進行的此次監督檢查程序是否完善？

案例評析：行政執法程序是指行政執法的管轄、過程、步驟、順序、時限、方式等內容和環節的總稱。程序正當是依法治國對行政機關依法行政提出的最基本要求。其主要作用是：規范行政執法行為，防止行政執法的隨意性；保障行政相對人參與國家行政管理，監督和制約行政機關依法辦事；協調行政機關和行政相對人的關系，達到消除對立情結、構建和諧社會的目的。雖然我國還沒有制定一部完整的行政執法程序法律，但各單行法律、法規和規章中對行政執法的程序性規定，無疑是行政執法中應當嚴格遵守的原則。行政法學原理將各單行法律、法規和規章中有關程序性的規定歸納為以下幾種：一是執法公開制度；二是表明身份制度，三是告知制度；四是聽取陳述和申辯制度；五是聽證制度；六是回避制度；七是時效制度；八是說明理由制度；九是調查取證制度；十是行政執法文書制度。在具體的行政執法實踐中，行政機關和行政執法人員必須按照相關單行法律、法規和規章規定的執法程序進行執法活動，否則，就會造成執法程序違法，承擔因程序違法而造成的法律后果。本案例中，張某、劉某進行的此次監督檢查違反了表明身份的程序規定。按照行政法學原理，出示證件，表明身份是行政執法的重要環節和步驟，凡是與行政相對人直接打交道的行政執法活動，都要遵守、不得省略。不出示證件表明身份的，屬程序違法，行政相對人有權拒絕。河南省人民政府《關于實行持證上崗亮證執法的通告》也規定：《執法證》是行政執法人員行使執法權的資格證明。行政執法人員開展行政執法工作，必須向公民、法人或其他組織出示《執法證》，以表明身份。不出示《執法證》表明身份的，屬于行政執法程序違法的行為，公民、法人或其他組織有權拒絕，并有權向縣級以上人民政府法制機構投訴，也可以向人民法院起訴。案例中，雖然張某與吳某相互認識，也不能違反法律、法規和規章所規定的程序，否則，一旦有不良后果出現，就會造成此次檔案行政監督檢查行為程序違法，使檔案局陷入被動局面。此外，該案例中，張某、劉某進行的此次行政監督檢查，沒有制作《現場監督檢查記錄》，沒有將C鎮文件歸檔不齊全的違法事實記錄固定下來，也是一種不符合行政執法程序的違法行為。

5行政執法文書方面的案例

案例六：案例描述：某縣檔案局在對該縣林業局進行例行監督檢查時發現，有3卷涉及機構編制、干部職工年報、花名冊的永久卷不知去向，查閱該局《檔案借閱登記本》，也沒有此3卷檔案的借閱登記記錄。詢問檔案員時，檔案員也說不出檔案的確切去向。據此，某縣檔案局當即對林業局下發了《責令限期改正通知書》，要求該林業局在15天內追查出檔案的去向，并將追查結果書面報告縣檔案局。逾期不報追查結果，將立案查處，追究有關人員的行政責任。在規定的整改期限內，該林業局書面答復稱：去向不明的3卷永久檔案，系該局會計在辦理局機關人員工資調整時借出，遺忘在了縣財政局工資福利股，現已收回，并對相關人員進行了批評教育。存在問題：此次行政監督檢查的執法文書完善嗎？案例評析：行政執法文書是行政機關在行政執法活動中制作的，用以記載和證實行政執法過程的各種材料，是記錄行政執法過程情況、認定事實、內容的法律文書載體。根據行政法學原理，在具體的行政執法活動中，有些具體的違法事實，在沒有書證、實物、影像的情況下，必須通過制作相應的行政執法文書，來記載違法事實的情況，使違法事實得以固定，以支撐行政執法后續行政處理的開展。制作行政執法文書，也是行政執法程序不可缺少的重要環節。只有完備的行政執法文書，行政執法的過程才能完善，才能善始善終。

本案例中，檔案行政監督檢查人員在發現林業局3卷永久檔案去向不明時，通過查看《檔案借閱登記本》，詢問檔案員，下發《責令限期改正通知書》的執法過程是完整的。但是，從整個行政監督檢查的程序來看，此次監督檢查還需要兩個執法文書來支撐。一是制作《現場檢查記錄》，將林業局3卷永久檔案去向不明的違法事實記錄固定下來，作為林業局違反檔案法律、法規的證據，以支撐下發《責令限期改正通知書》的必要性；二是制作《詢問筆錄》，將對檔案員的詢問用文字記錄的方式記錄下來，與《現場檢查記錄》形成一條完整的證據鏈，用以證明林業局3卷永久檔案去向不明的法律證據，確保此次行政監督檢查程序的完整。程序合法，是對檔案行政監督檢查的最基本要求，也是衡量檔案行政管理機關是否依法行政的重要指標。案例中，檔案行政監督檢查人員不依法制作行政執法文書的做法，雖然沒有對此次行政監督檢查造成一定的不良后果，但并不是說這種錯誤做法導致的嚴重后果每次都能幸免。因此，這種現象必須引起檔案行政監督檢查人員的高度重視，做到依法行政，依程序執法。

作者：劉子芳 單位：許昌縣檔案局