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【摘要】為了確保行政服務(wù)中心檔案管理質(zhì)量，要科學(xué)引入數(shù)字化管理模式，通過數(shù)字化管理，不僅提高了檔案管理效率，也進(jìn)一步保證檔案人員工作質(zhì)量，本文分析了行政服務(wù)中心進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的作用，結(jié)合進(jìn)一步工作實(shí)踐，提出了幾點(diǎn)有效的策略，希望分析能進(jìn)一步助力行政服務(wù)中心檔案管理工作有效開展。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化；管理策略；分析

引言

在行政服務(wù)中心，檔案利用率十分高，為了進(jìn)一步提高檔案管理能力，工作人員要結(jié)合具體工作實(shí)際，采用先進(jìn)的數(shù)字化管理方法，以提高檔案管理水平。通過不斷總結(jié)，相關(guān)工作人員應(yīng)該提高檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識，并積極加強(qiáng)專業(yè)能力，以不斷提高檔案服務(wù)能力。

1.行政服務(wù)中心檔案管理數(shù)字化的作用

1.1提升了檔案的利用率。

針對檔案管理的相關(guān)工作，目前我國的行政服務(wù)中心仍然采用傳統(tǒng)的方式為主，即以紙質(zhì)化檔案放置在檔案館之中，檔案被固定化地保存在相應(yīng)的位置。然而，伴隨我國行政服務(wù)中心的有效拓展，檔案的數(shù)量也隨之有所提升，因此傳統(tǒng)方法下的檔案儲存勢必會(huì)遇到諸多的問題與困難，原有的空間無法滿足契合檔案存放的需求，服務(wù)中心也不能壓縮其他的辦公正常空間，使得檔案的儲存率與利用率都較低。

1.2提高了辦公效率。

通過將原有的紙質(zhì)化檔案數(shù)字化，能夠切實(shí)快速完成檔案的歸檔處理，提升其利用率。這一點(diǎn)在相對較為大型的形成服務(wù)中心的價(jià)值更高，一旦涉及到退休、入職等各方面的問題，為了能夠做到第一時(shí)間的信息取用與數(shù)據(jù)查詢，數(shù)字化檔案能夠發(fā)揮更大的作用，而傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案的步驟較多。不僅能夠有效減少工作人員的任務(wù)，還能夠進(jìn)一步提升人事調(diào)動(dòng)信息的準(zhǔn)確率，避免人為誤差的現(xiàn)象發(fā)生，使得相應(yīng)的職能人員無需二次離開工作崗位，即可快速、效率地獲得信息，提升效率。

1.3提高了經(jīng)濟(jì)效益。

對目前我國所實(shí)行的社會(huì)主義制度而言，信息成為越發(fā)重要的載體與數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)難以跟上社會(huì)的步調(diào)。尤其是形成服務(wù)中心的檔案處理工作，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案為了有效跟上當(dāng)前的社會(huì)需求，需要職能單位耗費(fèi)大量的經(jīng)濟(jì)成本，而新型的數(shù)字化檔案模式的出現(xiàn)，相較于傳統(tǒng)的傳統(tǒng)模式能夠有極大的作用與優(yōu)勢。首先，由于不需要紙質(zhì)化檔案，因此在原材料上得到了極大的節(jié)省，并與此同時(shí)減少了儲存空間所需要的成本。最為重要的一點(diǎn)在于，由于信息化檔案更為便捷、操作更為迅速，因此專職檔案管理的人員工作強(qiáng)度也能夠有效降低，最大程度上節(jié)省了經(jīng)濟(jì)成本，提升了經(jīng)濟(jì)效益。

2.行政服務(wù)中心檔案數(shù)字化管理策略

2.1創(chuàng)建行政服務(wù)中心檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

正如前文中所提及的，對目前行政服務(wù)中心的數(shù)字化檔案工作而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案方法已經(jīng)無法滿足日常需求，數(shù)字化檔案是發(fā)展的必然走向與趨勢，而為了滿足數(shù)字化檔案管理首要任務(wù)，即為建立專門的管理系統(tǒng)。相關(guān)的職能工作人員，應(yīng)當(dāng)充分考量自身日常工作過程之中的實(shí)際情況，選擇契合性更高的設(shè)備與系統(tǒng)用以設(shè)計(jì)專門的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，用以對相關(guān)軟件的整理、掃描，并且針對已有的檔案做好數(shù)字化的轉(zhuǎn)變工作，尤其是針對重要檔案內(nèi)容，進(jìn)行額外的備份、安全處理，從而更好保證檔案的全面性，針對需要變動(dòng)的檔案，也要做好實(shí)時(shí)的調(diào)整和更新工作。

2.2做好文書處理工作。

就日常行政服務(wù)中心檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)來看，文書處理是最為重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，文書的質(zhì)量會(huì)直接影響到整個(gè)行政服務(wù)中心的日常工作。因此，針對現(xiàn)有的檔案處理工作、文書處理工作，必須做到積極主動(dòng)的調(diào)整和完善，用以更好契合全面地?cái)?shù)字化檔案更新工作，推動(dòng)行政服務(wù)中心更好發(fā)揮作用。數(shù)字化文書處理不僅僅是將原本的紙質(zhì)化內(nèi)容，轉(zhuǎn)變以數(shù)字化、信息化內(nèi)容為載體的文件，而是要將文書傳遞的方式，也以數(shù)字化信息化的方式運(yùn)作，保證其處理的效率。數(shù)字化的文書處理需要在特殊情況處理方面加大重視程度，及時(shí)清理和解決瑣碎的檔案管理問題，保障檔案管理的有效性。過去對于文書的處理方式必須要耗費(fèi)很長時(shí)間，而計(jì)算機(jī)數(shù)字化背景下可以更好的解決這一問題，更好的處理檔案信息和文稿，對于工作效率提高具有重要意義。

2.3不斷優(yōu)化性能。

針對目前我國行政服務(wù)中心的而言，數(shù)字化檔案能夠有效提升相應(yīng)檔案的工作效率，而為了進(jìn)一步保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性與多元化價(jià)值，還需要做好其相應(yīng)的優(yōu)化工作。首先，要全面給予數(shù)字化檔案的升級能力。隨著我國信息化科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展與提升，我國的各類信息化系統(tǒng)也得以多元化的發(fā)展與更新，而對于行政服務(wù)中心而言，還要保證其所使用的檔案系統(tǒng)也能夠更新，從而更好契合社會(huì)工作的發(fā)展變化。其次，要根據(jù)工作的實(shí)際情況，提升系統(tǒng)的可靠性。傳統(tǒng)的檔案僅以文字內(nèi)容為主，而伴隨信息化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案內(nèi)容形式也更豐富，包括音頻、視頻等內(nèi)容也能作為檔案內(nèi)容，因此系統(tǒng)必須擁有完善的可靠性，用以更好滿足不同需求的檔案，達(dá)到最佳的效果。

2.4做好完善銜接工作。

需要注意的是，盡管數(shù)字化檔案管理工作是目前行政服務(wù)中心發(fā)展的必然趨勢，但在紙質(zhì)化檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變過程之中，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的銜接工作，不僅是檔案的銜接，相應(yīng)的工作人員也要做好完善的銜接。首先，需要做好相關(guān)規(guī)章制度的更新與完善，給予相應(yīng)職能人員更好的指導(dǎo)，做到有依可循。其次，服務(wù)中心還要做好專門的培訓(xùn)工作，幫助廣大工作人員及時(shí)掌握全新的數(shù)字化檔案處理方法，以最高的效率和質(zhì)量，落實(shí)相應(yīng)的數(shù)字化檔案處理工作。結(jié)束語總之，隨著時(shí)代的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)被廣泛運(yùn)用，在行政服務(wù)中心檔案管理過程中，引入數(shù)字化管理模式，不僅能夠提高工作效率，也進(jìn)一步保證了事業(yè)單位服務(wù)水平，要結(jié)合以往工作經(jīng)驗(yàn)，積極引入數(shù)字化管理模式，從而進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，促使檔案管理工作有效開展。

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作者：孟慶華 單位：就職于杜爾伯特蒙古族自治縣行政服務(wù)中心