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1醫院辦公室面臨的新機遇和新挑戰

作為醫院的核心部門之一的醫院辦公室，代表著醫院的整體形象，對于醫院各項工作的開展發揮著重要作用。隨著醫療市場競爭的不斷加劇，醫療體制改革悄然而至，傳統的管理模式和運營機制已不再適應歷史的潮流，對醫院辦公室的職能提出了新挑戰，逐漸體現出了服務多元化、參謀深層化、工作現代化、管理科學化的新動向，具體如下：

1.1服務多元化

醫院辦公室面臨的對象較多，新形勢下服務對象和服務內容均發生了改變，呈現出了服務多元化的發展態勢。醫院辦公室不僅要服務于醫院的領導層，還要服務于相關的各個科室，更要服務于患者和群眾。服務的內容也不僅僅是傳達，而是直接參加和深入到政策和活動中去，并將信息及時進行反饋，體現了更好層次的參謀作用。服務形式也在發生改變，通過提供參考、直接傳達、參加活動、反饋信息等多種形式，提高了醫院辦公室的工作效率。

1.2參謀深層化

與其他職能部門不同，醫院辦公室可直接接觸到醫院的領導層，具有崗位優勢和職能優勢，通過聯系上下和溝通左右，醫院辦公室可設計醫院的各個方面，信息量大且廣，又能直接了解到領導層的動向，參與到決策中，對醫院辦公室的參謀作用提出了更高的要求。醫院辦公室要主動加強自身的機構建設，開展信息調研，建立督察機構，以保證政策和活動的順利開展。因而醫院辦公室的工作也不再是以往簡單的辦文、辦事、辦會了，而需要及時收集信息，掌握動態發展，為領導層提供真實有效信息的職能部門。

1.3工作現代化

隨著科技知識的不斷提高，計算機網絡等通訊設備逐漸應用到醫院中，使傳統的紙化辦公逐漸轉變為無紙化辦公，這對醫院辦公室人員的工作能力提出了更高的要求。醫院對于改善醫院辦公室的工作條件給予了大量的經費投入與建設力度，在改善醫院辦公室人員工作條件與勞動強度的同時，可顯著提高其工作效率與服務質量。傳統的醫院辦公室多為臨床一線選調，例如護理人員、退伍軍人、業務骨干等，而目前對醫院辦公室人員的基本要求已經大幅提升，不經要有較強的專業性，還要有一定的現代化、科學化的工作能力，可以熟練掌握各種辦公設備。

1.4管理科學化

通過學習和借鑒國內外先進的管理理念和管理模式，順應時代改革潮流和社會要求，醫院在逐步改進管理模式，在相應的工作崗位設定對應的專門人員，制訂良好的管理制度，詳細明確各個崗位人員的工作職責，制訂良好的獎勵機制盡可能調動工作人員的積極性，實現資源的優化配置，同時制訂有針對性的年終考核制度，對每個崗位和職位開展定量考評，可充分體現醫院辦公室管理制度的科學性。

2精細化管理的實施

精細化管理是醫院新型的管理模式，在傳統管理模式基礎上，對醫院的辦公室提出了更高層次的要求，盡可能減少各種資源的浪費，降低運行成本，提高工作效率，具體如下：

2.1完善規章制度和明確崗位職責

對于醫院辦公室中的每個人員要進行定崗，明確的崗位職責，具體職責的劃分要詳細到辦公室主任、辦公室副主任、辦公室秘書、辦公室文書、辦公室檔案員、辦公室打字員、辦公室收發員、辦公室司機等，將崗位職責作為考核標準和獎懲制度的評定依據，將其納入到年終績效考核評定中。如果出現責任交叉時，要根據具體情況，分清責任中的主要責任人和次要責任人，通過完善各種規章制度，實施有效的獎懲制度，可充分調動人員的工作積極性和主動性，有效提高醫院辦公室的工作效率。

2.2提高辦公室人員的基本素質

對醫院的辦公室人員提出新的崗位要求，不僅要對該部門情況了解，知道一定的醫療流程，還要懂得與其他部門的協調配合，做事要提前部署，事后要善于總結。要求醫院辦公室人員發揮吃苦耐勞、敢于負責、善于解難的精神，提高公室人員的基本素質，使其做好調研員、協調員、服務員的角色，盡量做到領導滿意、干部滿意、職工滿意、群眾滿意。要讓醫院辦公室人員意識到對待事業要忠誠，對待日常工作要勤懇，處理事務要機敏果斷，要能吃能睡保持體力以備不時之需。

2.3發揮輔助決策的職能

為了減少醫院領導的工作壓力，使其可以保持充沛的體力和精力進行事務處理和重大問題思考，而不使其深陷各種紛繁復雜的瑣事中去，在領導制訂決策時，要及時提供參考和輔助性建議，牢牢把握會議和政策的方向，減少醫院領導在決策時可能出現的漏洞，同時精簡各項文件資料，還要精簡相應的審核工作，及時上呈醫院領導重點關注和亟待解決的問題和材料，及時下達已經審核通過的文件、報告、請示等。對領導制訂的決策文件要及時審查，對醫院辦公室起草的各種文件和材料要進行及時的復審，大致醫院的方針政策，小致字句的逐字推敲，遇到問題要及時報告和解決，做好領導決策的好助手，樹立良好的精品意識。

2.4落實會議制度

醫院的各個部門在辦公室的協調下要定期舉辦會議。一級會議要1周1次，要求醫院領導必須到場，由院長書記制訂宏觀決策和重大方針，醫院辦公室要將會上的各種議題與議案進行整理、歸納、總結，制作成文件后下發各個科室。二級會議要1周1次，要求中層干部必須參加，記錄簽到或實施處罰政策，例如對缺席的中層干部要撤銷職務或取消待遇等，在會上要傳達醫院上層領導的意見，讓中層與上層、中層與中層間開展良好的溝通交流，總結會議所討論的工作任務完成情況，并制訂下一階段的工作任務，強調工作重點等。三級會議要1周1次，是各個科室的早會，由每個科室的負責人帶領，要求本科室的人員必須全部參加，傳達會議內容，傾聽下層員工的意見，開展討論，針對具體問題提出有效的解決方案，并記錄提案，將意見及時反饋等。

2.5完善督查制度

醫院辦公室要成立相關的督查小組，逐漸完善管理工作的督查程序，在開始階段，醫院制訂重大決策或工作部署后，要及時提出和討論擬辦建議，內容要包括責任部門、負責人、管理內容、辦結時間、目的意義要求、發放文件時間等，然后才可開展立項，等到所有的辦理意見都已確定在進行登記，一定要堅持專事專項的原則，將登記全部立項編號，并由醫院辦公室工作人員按照擬辦的要求填寫記錄表，并封擋封存，在交辦時，要通過書面的形式將管理的確切事項交給相關部門進行辦理，過程中要將任務量化、明晰化，和有關部門及時溝通，準確掌握相關管理事項的進展情況，如果遇到問題要及時給予解決，并催辦督辦。等到各個部門將工作進行回復時要開展有效檢查，對于不符合要求的要予以退回并責令整改或重辦，將符合要求的呈報進行上呈，請領導審閱，評審結果要及時向下回饋，做到事事有結果和件件有回音，對辦結后的各個材料要進行歸檔和整理，做到有據可查，將其作為年終的考核指標之一，確保政令通暢，提高辦公室的職能，強化管理能力和工作效率。

3總結

對醫院辦公室開展精細化管理，可以顯著提升工作效率和辦事能力，強化辦公室與其他職能部門的溝通能力，積極做好醫院政務，辦好各項事務，優化服務，提升了醫院的形象，推進了醫院更好更快更高層次的發展。總之，通過實施精細化管理，有效結合辦公室的工作特點，充分發揮辦公室的崗位職責，起到輔助決策、落實管理、檢查督辦的作用，更好的發揮醫院辦公室的中心樞紐功能，充分調動人員的工作積極性，大幅提高醫院辦公室的行政效能，利于工作的有序開展。

作者：舒放單位：中國人民大學公共管理學院