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一、在企業轉制中發生變動的單位要加強對檔案清理移交工作的領導,確定專人完成好檔案整理移交工作。
二、各轉制企業必須認真做好檔案的收集、整理、保管、利用和清理、交接工作,凡在轉制前形成的、反映本單位基本職能活動的檔案,按規定全部移交區檔案館,任何部門和個人不得私自帶走、留存、轉移和銷毀檔案。轉制后的單位都應及時建立健全檔案管理制度,做好檔案的收集、整理、保管和利用工作。
三、企業轉制中不同情況單位的檔案處置方法。
(一)撤銷單位、**有股全部退出的單位,要全部整理好檔案,移交區檔案館。
(二)兩個或多個單位合并組成新的單位的,原單位的檔案一般不再轉移到新的機構,由原單位向區檔案館移交。
(三)一個單位的職能和內部機構分解到兩個以上單位,其檔案不得分散,應作為一個全宗移交區檔案館。
四、檔案的整理、移交要求。
(一)移交檔案的單位首先要進行檔案的鑒定工作,對失去保存價值需銷毀的檔案要登記造冊,經單位領導批準后按有關規定進行銷毀。鑒定銷毀報告及銷毀檔案登記清冊要向區檔案館備案。
(二)移交檔案的單位,要將反映本單位職能活動的全部檔案移交給區檔案館,其中文書檔案的整理方法仍按照《關于印發〈機關檔案工作業務建設規范〉等三個文件的通知》(**檔發〔87〕27號)的規定執行,會計及其他各門類檔案的整理方法按照相關規定執行。向檔案館移交的檔案必須符合《**市**區檔案館關于接收檔案的要求》(**和檔局〔**〕30號)規定。
(三)移交檔案的同時要編寫好本單位的組織沿革、大事記等編研材料和案卷目錄、全宗介紹等檔案檢索工具。各類案卷目錄要求打印一式兩份。
(四)此次移交的檔案一律使用超星文檔管理軟件將所有檔案目錄(包括文件級與案卷級)全部輸入微機,數據必須符合區檔案局制定的“移交檔案數據庫標準”,數據盤要與檔案及其他檢索工具、編研材料一并移交。
(五)移交檔案時應將檔案清理、鑒定、銷毀、移交等項工作以書面形式,向區檔案館備案。