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【摘要】醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研人員從事科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映，它蘊(yùn)含了大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)及創(chuàng)新性的科研思想等科研信息，是科研人員智慧和汗水的結(jié)晶。因此，充分利用好醫(yī)院科研檔案，對(duì)加強(qiáng)和促進(jìn)醫(yī)院的學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)和核心競(jìng)爭(zhēng)力培育方面以及推動(dòng)醫(yī)學(xué)科學(xué)事業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展均具有十分重要的意義。文章就醫(yī)院科研檔案的利用價(jià)值、利用效率以及在利用工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出了提高醫(yī)院科研檔案利用效率的策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；科研檔案；利用效率；利用價(jià)值；檔案管理；策略

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研人員從事科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映[1]。它作為醫(yī)院全部檔案的重要組成部分，蘊(yùn)含了大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)及創(chuàng)新的科研思想等科研信息，對(duì)醫(yī)學(xué)科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價(jià)值的鑒定起著重要的作用；同時(shí)也為醫(yī)院制定科技決策、規(guī)劃醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)院人才考核、職稱晉升、科研人員進(jìn)行科學(xué)研究及技術(shù)交流等方面提供了比較可靠真實(shí)的信息依據(jù)，具有參考及憑證的功能[2]。因此，要做好醫(yī)院科研檔案管理工作，不僅要保管好科研檔案資料，更重要的是充分發(fā)揮好它的利用價(jià)值，提高利用效率，從而為醫(yī)院的科技創(chuàng)新、人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、醫(yī)療技術(shù)水平的提升以及醫(yī)學(xué)科學(xué)事業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

1醫(yī)院科研檔案的利用價(jià)值和利用效率

科研檔案內(nèi)容的先進(jìn)性決定了它利用價(jià)值的重要性和科研需求的強(qiáng)烈性。從整體上分析，它主要具有兩種價(jià)值，一種是開發(fā)利用價(jià)值，即以原來的科研檔案資料為參考，通過認(rèn)真分析研究后，進(jìn)一步孕育產(chǎn)生新的研究思路和方法，拓展研究視野，從而促進(jìn)科研工作的新發(fā)現(xiàn)和新進(jìn)展。這一參考和研究過程，既給科研人員提供了前人的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，使之在科研過程中少走彎路，提高科研效率，同時(shí)對(duì)產(chǎn)生的新科學(xué)思維也起到了指導(dǎo)和啟迪作用；另一種是直接復(fù)用價(jià)值，即直接從科研檔案材料內(nèi)調(diào)用已經(jīng)成熟的科研數(shù)據(jù)或成果，從而避免重復(fù)實(shí)驗(yàn)的探索過程，節(jié)約了人力、物力、財(cái)力等科研成本和時(shí)間，提高了科研工作效率[3-4]。醫(yī)院科研檔案的利用效率是指被利用的科研檔案與醫(yī)院庫(kù)存的科研檔案、科研檔案有效能量與科研檔案原有數(shù)量、科研檔案利用服務(wù)單位勞動(dòng)量與科研檔案利用服務(wù)單位勞動(dòng)時(shí)間的比率[3]。檔案利用效率的高低是檔案管理工作是否具有成效最直接的體現(xiàn)。因此，提高科研檔案利用效率對(duì)促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)學(xué)科學(xué)事業(yè)的發(fā)展具有突出的作用。

2目前醫(yī)院科研檔案利用工作中存在的問題

2.1科研檔案管理制度不健全目前多數(shù)醫(yī)院缺乏完善的科研檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，或是制度執(zhí)行和落實(shí)力度不夠，因此在工作中出現(xiàn)了許多不盡如人意的地方。具體表現(xiàn)在：（1）科研檔案管理人員沒有嚴(yán)格執(zhí)行科研工作和建檔工作的“三納入”和“三同步”管理；（2）歸檔監(jiān)管和獎(jiǎng)懲機(jī)制不健全，使得部分科研人員對(duì)歸檔內(nèi)容主觀隨意性較大，以致漏交或不交相關(guān)科研材料；（3）部分科研檔案管理人員沒有嚴(yán)格按照規(guī)章制度履行崗位職責(zé)，沒有很好的指導(dǎo)和協(xié)助科研人員做好科研材料的收集、整理和歸檔等工作，使得歸檔內(nèi)容不完整、部分丟失、損壞、保管分散零亂等；以上問題的存在，均導(dǎo)致了科研檔案數(shù)據(jù)的不全面、不真實(shí)，嚴(yán)重影響了它的收集、整理和整體質(zhì)量，使之失去其應(yīng)有的指導(dǎo)、借鑒和應(yīng)用價(jià)值，從而影響其開發(fā)利用。

2.2科研檔案利用意識(shí)薄弱做好醫(yī)院科研檔案的利用服務(wù)工作，一方面可以使科研工作少走彎路，提高科研效率和科研成果的價(jià)值；另一方面在指導(dǎo)醫(yī)學(xué)科研成果實(shí)現(xiàn)價(jià)值轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，實(shí)現(xiàn)科研成果產(chǎn)業(yè)化、市場(chǎng)化方面均具有重要意義。目前醫(yī)院各部門工作人員普遍存在科研檔案利用意識(shí)淡薄的現(xiàn)象。具體表現(xiàn)在：醫(yī)院多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，在科研管理方面多強(qiáng)調(diào)立項(xiàng)率、課題級(jí)別、科研經(jīng)費(fèi)資助額度與成果產(chǎn)量、成果級(jí)別等，沒有意識(shí)到科研檔案全周期資料的重要性；對(duì)待科研檔案，“重藏輕用”的思想狀態(tài)仍然嚴(yán)重，導(dǎo)致大量高新技術(shù)成果未得到有效地整理、開發(fā)和利用；部分科研人員對(duì)檔案形成和利用意識(shí)非常淡薄，在科研過程中不注重對(duì)科研數(shù)據(jù)、文件資料的收集整理，或不愿、延遲甚至不交相關(guān)科研資料[5]；科研檔案管理人員在工作中主動(dòng)宣傳檔案利用價(jià)值以及提供指導(dǎo)和利用服務(wù)的意識(shí)較差，仍處在被動(dòng)坐等利用者上門的狀態(tài)。

2.3科研檔案管理方式落后目前多數(shù)醫(yī)院的科研檔案仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理。這種管理方式存在諸多問題：一是存儲(chǔ)保管難：隨著醫(yī)院科研課題的不斷增多，紙質(zhì)科研檔案不斷累積，這就需要在適宜的環(huán)境下不斷增大存儲(chǔ)空間，從而大大增加了存儲(chǔ)成本；同時(shí)，紙質(zhì)科研檔案在長(zhǎng)期保存過程中會(huì)出現(xiàn)褪色、霉變、破損、遺失等情況，因而無法永久保存；二是調(diào)閱查詢難：傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式無便捷的電子化、網(wǎng)絡(luò)化檢索渠道，因此只能人工查找和復(fù)印所需科研檔案資料；同時(shí)，它所蘊(yùn)含的科研信息無法得到快捷共享，使得科研檔案開發(fā)利用率低，科研成果難以轉(zhuǎn)化[6-7]。以上問題都嚴(yán)重制約了科研檔案資料的高效管理與利用。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理勢(shì)在必行。

2.4科研檔案管理人員素質(zhì)有待提高醫(yī)學(xué)科研課題多依據(jù)醫(yī)學(xué)臨床學(xué)科和基礎(chǔ)學(xué)科專業(yè)設(shè)置分類，因此科研檔案的收集和歸檔就具有不同學(xué)科專業(yè)的特征；同時(shí)醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)又是一項(xiàng)復(fù)雜的研究工作，一些重大的科研項(xiàng)目往往需要多個(gè)交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科聯(lián)合攻關(guān)，因此科研檔案在形成過程中又體現(xiàn)了學(xué)科交叉綜合的特征；近年來，隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的進(jìn)步，外文科研檔案也逐年增多[8]。然而，目前許多醫(yī)院科研檔案管理人員多為兼職檔案員，一方面，他們?nèi)狈υ鷮?shí)的檔案管理知識(shí)、一定的醫(yī)學(xué)專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和外語水平，缺乏信息意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和參與意識(shí)，因此不能對(duì)科研資料進(jìn)行完整的收集和準(zhǔn)確分類歸檔；另一方面，他們?cè)诠ぷ髦腥狈χ鲃?dòng)性和責(zé)任感，對(duì)科研檔案的保密和開放利用的分類界限辨識(shí)不清，因此也不能積極主動(dòng)、準(zhǔn)確無誤提供科研檔案利用服務(wù)[9]。以上這些問題也嚴(yán)重制約了科研檔案的有效利用。

3提高醫(yī)院科研檔案利用效率的策略

3.1健全科研檔案管理和獎(jiǎng)懲制度要提高醫(yī)院科研檔案的利用效率，就必須健全科研檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化：（1）醫(yī)院科研檔案管理部門應(yīng)參照《中華人民共和國(guó)檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《云南省檔案條例》及醫(yī)院的工作實(shí)際，建立和完善科研檔案管理規(guī)章制度。制度中應(yīng)對(duì)科研檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔手續(xù)以及檔案資料的編研、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用等每個(gè)工作環(huán)節(jié)都做出明確規(guī)定；（2）明確崗位職責(zé)，使科研檔案管理工作責(zé)任到崗、到人；（3）建立獎(jiǎng)懲機(jī)制：一是對(duì)于科研檔案收集、整理、上交、歸檔較好的科研項(xiàng)目和科研人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)；若未能按期整理、歸集與報(bào)送科研檔案的，則通報(bào)批評(píng)并扣發(fā)部分科研經(jīng)費(fèi)；二是對(duì)科研檔案管理人員建立考評(píng)和績(jī)效機(jī)制，將其完成的工作數(shù)量和質(zhì)量與績(jī)效職稱、崗位競(jìng)聘、年度考核、評(píng)優(yōu)評(píng)先等掛鉤；（4）完善保密制度，避免學(xué)術(shù)不端的行為發(fā)生。通過完善科研檔案管理制度建設(shè)，從而保證科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全利用。

3.2增強(qiáng)科研檔案利用意識(shí)首先醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)高度認(rèn)識(shí)科研檔案的巨大價(jià)值，把科研檔案管理納入標(biāo)準(zhǔn)化管理，建立自上而下的科研檔案管理體系[10]；其次，通過醫(yī)院積極的宣傳、教育和培訓(xùn)工作，增強(qiáng)科研人員檔案質(zhì)量把控和整理歸檔的自覺性，同時(shí)使科研檔案管理人員更新管理理念，實(shí)現(xiàn)由重保管到重利用的轉(zhuǎn)移，使其在實(shí)際工作中充分發(fā)揮利用價(jià)值。

3.3建立科研檔案信息化管理系統(tǒng)和信息網(wǎng)（1）對(duì)科研檔案全文信息進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子文件，建立數(shù)字化科研檔案管理平臺(tái)；之后運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息、遠(yuǎn)程處理等技術(shù)，建立科研檔案信息化管理系統(tǒng)。這樣既便于完整準(zhǔn)確地收集和整理各種載體形式的科研檔案資料；同時(shí)，通過規(guī)范制度數(shù)據(jù)與檢索標(biāo)識(shí)，又便于科研檔案利用者迅速準(zhǔn)確、多途徑、多角度的檢索到所需信息；（2）醫(yī)院還可以通過建立科研成果檔案信息交流網(wǎng)，不定期在網(wǎng)上成果檔案新信息，加大對(duì)高質(zhì)量成果檔案的宣傳力度，從而為利用者開展交互式信息咨詢服務(wù)；（3）還可通過信息網(wǎng)絡(luò)、高新技術(shù)交易會(huì)、主動(dòng)上門服務(wù)等方式，積極推動(dòng)科研成果檔案的轉(zhuǎn)化應(yīng)用，使優(yōu)秀的科研成果真正落實(shí)應(yīng)用到生產(chǎn)、生活和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，使其潛在的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益最終轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)[11-12]。因此，實(shí)現(xiàn)科研檔案的電子化、信息化管理，不僅可以大大節(jié)省科研檔案的存儲(chǔ)空間，而且能極大的提高檔案管理人員的工作效率和科研檔案利用率。

3.4提升科研檔案管理人員的整體素質(zhì)科研檔案管理人員應(yīng)具備高度的事業(yè)心、責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，始終堅(jiān)持堅(jiān)定正確的政治方向；工作中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)工作程序和工作規(guī)范，在明確劃清服務(wù)和保密區(qū)別的前提下，認(rèn)真負(fù)責(zé)地履行好崗位職責(zé)；同時(shí)，他們還應(yīng)不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)以更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，具體表現(xiàn)在：（1）除了具備科研管理、檔案管理方面的知識(shí)外，還應(yīng)熟知一定的常規(guī)醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)及臨床方面的知識(shí)、處理數(shù)字化檔案的能力、一定級(jí)別的計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)和外語知識(shí)；（2）學(xué)會(huì)創(chuàng)新檢索和編研體系：通過整合不同專業(yè)、不同學(xué)科、不同類別的科研檔案來實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確無誤地分類保管和開發(fā)利用；同時(shí)，根據(jù)檔案信息需求的動(dòng)向和發(fā)展趨勢(shì)來充分挖掘其利用價(jià)值，并有針對(duì)性地制作實(shí)用性強(qiáng)、指導(dǎo)性強(qiáng)、利用價(jià)值高的編研成果，為檔案利用者提供高效服務(wù)，從而提高服務(wù)效率和檔案利用率[9，13]。醫(yī)院科研檔案是科研人員在幾年甚至更長(zhǎng)時(shí)間的科學(xué)研究過程中產(chǎn)生的大量創(chuàng)新性的科研信息，是科研人員智慧和汗水的結(jié)晶[14]。充分利用好醫(yī)院科研檔案，對(duì)加強(qiáng)和促進(jìn)醫(yī)院的學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)和核心競(jìng)爭(zhēng)力培育方面以及推動(dòng)醫(yī)學(xué)科學(xué)事業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展均具有十分重要的意義。作為醫(yī)院科研檔案管理體系中的每一個(gè)成員，都應(yīng)該重視其開發(fā)利用價(jià)值，積極完善開發(fā)利用制度體系和創(chuàng)新開發(fā)利用方式，使科研檔案通過發(fā)揮科學(xué)性、創(chuàng)新性的指導(dǎo)和啟迪作用，進(jìn)而產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

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作者：潘曉輝