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一、開展人才市場檔案管理工作的必要性

（一）開展人才市場檔案管理工作是用人單位的實(shí)然需要

“得人才者得天下”，知識經(jīng)濟(jì)的勃然興起，使國家之間、用人單位之間的競爭更加聚焦于人才之上。用人單位以“唯才是舉”作為選人的重要標(biāo)準(zhǔn)，都從自身利益出發(fā)來決定人才的留用和培養(yǎng)。檔案記錄了一個人所受到的教育、培訓(xùn)、走向社會以后的經(jīng)歷，從事過的工作、收獲等信息，這些信息是對一個人做出客觀評價的重要依據(jù)，可以幫助用人單位對本單位人員做出綜合分析和配置。在此過程中一方面可以避免“學(xué)非所用、用非所學(xué)”，另一方面可以“用其所長，避其所短”。由此看來，檔案已不再只是黨政機(jī)關(guān)部門的使用專利，而是關(guān)乎整個社會行業(yè)的發(fā)展。

（二）開展人才市場檔案管理工作是社會發(fā)展的必然趨勢

人才市場檔案管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢。作為華南地區(qū)規(guī)模最大、影響最大、專業(yè)經(jīng)驗(yàn)最豐富的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)———南方人才市場，于1997年實(shí)現(xiàn)了檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。據(jù)調(diào)查，只要在南方人才市場檔案管理覆蓋的網(wǎng)絡(luò)區(qū)域就可以搜索到成千上萬條各類人才檔案信息，不僅如此，它還可以為用人單位提供人才信息網(wǎng)絡(luò)終端，可以通過已開發(fā)成功的人才測評軟件系統(tǒng)為個人進(jìn)行人才綜合素質(zhì)測評，這些都已經(jīng)經(jīng)過實(shí)踐操作并取得了很好的效果，有力地說明了我國實(shí)行人才市場檔案管理模式既是必要的，也是可行的，必將是社會發(fā)展的大勢所趨。

二、現(xiàn)行人才市場檔案管理工作中存在的問題分析

據(jù)有關(guān)資料顯示，沈陽人才市場有四千多份找不到“主人”的檔案；成都人才中心的“棄檔”高達(dá)三萬多份。根據(jù)我國人事部和上海、南京、成都等地大型人才市場的不完全統(tǒng)計，全國至少有70萬“棄檔族”。不僅如此，如若在網(wǎng)上任意搜尋“人才市場”或“人才中心檔案管理”方面事宜，會出現(xiàn)一系列“檔案收費(fèi)不合理、服務(wù)人員態(tài)度傲慢、后悔把檔案托管于人才市場”等差評，這不得不讓我們提高警惕，反思人才市場檔案管理現(xiàn)狀。

（一）檔案收費(fèi)管理不合理，增加流動人員經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)

當(dāng)前，人才市場對流動人員檔案的保管、利用、轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)都要求支付相應(yīng)的費(fèi)用。21世紀(jì)初我國各地人才市場對托管后的檔案要求每月支付100-500元不等的檔案管理費(fèi)。而自2013年元旦起，我國對人才市場托管檔案開始實(shí)施新的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：個人由每份每月15元降為10元（即120元/年）；單位由每份每月20元降為12元（即144元/年）；單位或個人委托單純存檔由每份每月5元降為3元（即36元/年）。可是，當(dāng)前廣州、天津等地的收費(fèi)稍高于國家標(biāo)準(zhǔn)，各地人才市場檔案管理部門在對檔案人員辦理個人業(yè)務(wù)時收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)并不一致，往往還會采取單次收費(fèi)，比如：開一個證明要交“證明費(fèi)”，加急要交“加急費(fèi)”，調(diào)檔要交“調(diào)檔費(fèi)”，評職稱要交“評審費(fèi)”等，這類收入已經(jīng)成為許多國有人才市場的主要收入來源（占收入的60%-80%左右）。社會流動人員不同于在國有單位、事業(yè)編制單位的員工，他們在求職、就職的過程中本身就面臨著種種成本和風(fēng)險，而年復(fù)一年的檔案管理費(fèi)用儼然已經(jīng)成為流動人員不小的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

（二）“人檔分離”現(xiàn)象導(dǎo)致檔案內(nèi)容陳舊失真和檔案功能的弱化

相對于市場經(jīng)濟(jì)條件下人才流動日益活躍的趨勢，記載個人經(jīng)歷的檔案內(nèi)容更新速度顯然已經(jīng)跟不上節(jié)奏。部分用人單位認(rèn)為這類缺乏新增記錄的檔案不能客觀真實(shí)地反映流動人員的整體素質(zhì)與面貌，也就無法以此為依據(jù)為單位選拔人才。“人檔分離”帶來的材料搜集困難、信息補(bǔ)充不及時、查閱手續(xù)繁雜、工作環(huán)節(jié)冗雜等現(xiàn)實(shí)困擾，更加劇了檔案內(nèi)容陳舊失真的問題，阻礙了人才市場誠信建設(shè)和人才素質(zhì)評價機(jī)制構(gòu)建。由此，檔案功能不僅不能得到提升反而會逐步弱化。

（三）檔案管理歸屬關(guān)系不明確并伴隨信息管理方式不完善

1.人才市場檔案管理部門和用人單位雙方檔案管理歸屬關(guān)系不明，職責(zé)不清，成為人才流動的“絆腳石”。

目前，普遍現(xiàn)象是用人單位和人才市場互相依賴于對方對相關(guān)材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞、政審等，彼此職責(zé)劃分不清，一旦出現(xiàn)問題就互相指責(zé)、推諉、逃避責(zé)任。

2.檔案管理分散，查詢手續(xù)繁雜，增加用人單位檔案管理員的工作量。

在單位人事活動中，每年都會產(chǎn)生大量的員工績效考核表、工資核定表、職稱評定表以及學(xué)歷、技能等級證書等，這些材料的收集、整理、鑒定、移交等工作一般都由用人單位內(nèi)部人員完成，然后再移交給人才市場檔案管理部門。此外，用人單位在辦理員工入黨、生育證等事宜時，必須要前往人才市場檔案管理部門進(jìn)行一系列借閱程序來查閱員工檔案，手續(xù)繁瑣，這期間明顯會增大用人單位工作人員的時間和精力，降低了工作效率。

3.材料更新、移交不及時，缺乏時效性。

當(dāng)前許多用人單位對檔案工作并不重視，有的是兼職人員主持工作或者根本不設(shè)置該崗位，這類人員檔案基礎(chǔ)知識和專業(yè)技能欠佳，不能科學(xué)地管理員工檔案。加之用人單位到人才市場往往有一定距離，來往不便，常常造成歸檔材料移交不及時、手續(xù)不得當(dāng)?shù)惹闆r出現(xiàn)，人才市場檔案管理部門也就無法保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不能全面、動態(tài)地反映一個職工的全貌。這使得檔案在用人單位和個人之間沒有發(fā)揮到“橋梁”的作用，不利于人才合理流動及充分就業(yè)。

4.管理手段落后，操作程序不規(guī)范，管理設(shè)備有待更新。

社會流動人員眾多，檔案管理工作量激增，人才市場檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)明顯滯后于社會人員的流動頻率，難以達(dá)到市場經(jīng)濟(jì)條件下優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)。人才市場檔案管理的部分工作人員不具備專業(yè)素質(zhì)，加上資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案管理工作幾乎處于被動應(yīng)付狀態(tài)，服務(wù)質(zhì)量很難得到提高。

（四）人才市場檔案管理部門的服務(wù)理念亟待轉(zhuǎn)變

人才市場檔案管理部門有義務(wù)、有責(zé)任對已經(jīng)收集到的材料及時整理歸檔，積極為用人單位和檔案人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。然而事實(shí)上目前的人才市場檔案管理人員的工作過程中沒有體現(xiàn)“為人民服務(wù)”的理念，很多業(yè)務(wù)仍是用人單位和檔案人員自己奔波辦理，比如：明明有更簡便的收費(fèi)方法、辦理程序，人才市場檔案管理人員往往只字不提，只按最高標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)，不清楚交代用戶在辦理相應(yīng)手續(xù)所需證件和具體時間，導(dǎo)致他們多次奔波，浪費(fèi)大量的時間、精力和車旅費(fèi)，影響辦事效率。這樣的人才市場檔案管理部門只是提供一個保存檔案的“空中樓閣”。

三、現(xiàn)行人才市場檔案管理工作建設(shè)探索

（一）規(guī)范檔案管理工作收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，加大財政投入，深化公益性服務(wù)程度，做到“取之有道、收支有據(jù)”

《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》指出“人才市場應(yīng)當(dāng)以社會效益為主，按照國家和物價局、財政部門的相關(guān)規(guī)定實(shí)行有償服務(wù)”。據(jù)此，我們可以得知人才市場檔案管理收費(fèi)是有法律依據(jù)的,應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定統(tǒng)一規(guī)范各地區(qū)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。各地人才市場交流中心應(yīng)當(dāng)優(yōu)先為人民群眾服務(wù)，不能以盈利為目的，同時，為了更好地為廣大人才提供優(yōu)質(zhì)、方便的服務(wù)，公共財政應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)財政投入。如若條件允許，各地人才市場皆可向南京人才市場看齊：《南京人才市場檔案管理費(fèi)退費(fèi)公告》規(guī)定“我中心自2009年1月起取消人事檔案保管費(fèi)”，如遇特殊情況需要收費(fèi)時，人才市場檔案管理部門應(yīng)該合理核定檔案收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，張貼公告，公開透明，做到取之有道、收支有據(jù)。

（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，及時更新現(xiàn)有檔案信息，“人才信息數(shù)據(jù)庫”結(jié)合“用人單位信息庫”，從縱向、橫向加深對檔案的開發(fā)與利用程度

由于人才流動的日益頻繁，人才市場的時效性特征日趨明顯，這對檔案工作效率提出了更高的要求。人才市場檔案管理部門應(yīng)該在現(xiàn)有檔案信息基礎(chǔ)之上，及時更新信息，建立真實(shí)、可靠、權(quán)威的“人才信息數(shù)據(jù)庫”。同時，可根據(jù)人才市場所采集的市場信息，做好分析與綜合，建立起分門別類、內(nèi)容豐富、特點(diǎn)鮮明的“用人單位信息庫”，從而構(gòu)造一個各地區(qū)、各部門分工協(xié)作、縱橫相連、具有靈活反應(yīng)能力的人才供求信息網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)需要可進(jìn)一步開發(fā)人才檔案信息網(wǎng)頁，人才信息，把個人信息檔案和業(yè)績檔案分類建立、全網(wǎng)絡(luò)管理，并建立“個人誠信檔案專欄”，一方面，可以用誠信檔案來約束其道德行為，另一方面，可以為流動人員和用人單位提供及時、準(zhǔn)確的供求信息，讓檔案成為個人的“介紹信”、用人單位的“說明書”，真正發(fā)揮其作用和價值。目前我國上海市人才市場已經(jīng)建立了人才績效檔案，主要是結(jié)合了SWOT分析法元素，通過是對優(yōu)秀人才進(jìn)行整體測評、分項(xiàng)評估，為單位人才選拔、個人職業(yè)規(guī)劃提供有價值的參考，現(xiàn)已有大量流動人員在此登記建檔，讓流動人員擁有一份能不斷升級的人才績效檔案，使之成為求職者的“新型武器”，從而提高就業(yè)率，實(shí)現(xiàn)人才充分就業(yè)。與此同時，江蘇省吳江市人才市場建立了畢業(yè)生網(wǎng)絡(luò)在線管理系統(tǒng)，為畢業(yè)生提供查詢服務(wù)，讓用戶及其單位隨時掌握最新的檔案情況。只要在該系統(tǒng)界面輸入要查詢的用戶姓名，點(diǎn)擊“搜索”按鈕，就可以查詢到法律法規(guī)規(guī)定范圍內(nèi)的檔案信息，還可以在線互動及時反饋信息、解答疑問。

（三）調(diào)整現(xiàn)有法規(guī)政策，出臺配套行為準(zhǔn)則，建立系統(tǒng)的檔案委托保管工作制度以保證檔案代管工作有章可循、良性發(fā)展

我們不僅要真正貫徹執(zhí)行現(xiàn)有的人才市場檔案管理法律法規(guī)和政策，還應(yīng)該出臺與之相配套的具體行為準(zhǔn)則，加強(qiáng)對人才檔案的依法管理，規(guī)范操作程序，強(qiáng)化服務(wù)功能，上級主管部門更應(yīng)加強(qiáng)對人才市場檔案管理活動進(jìn)行監(jiān)督和管理。從人才市場檔案管理部門和用人單位職責(zé)不清、互相推諉的情況來看，人才市場必須建立一套科學(xué)、規(guī)范的檔案委托保管工作制度，在檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、移交、保管等工作中明確各自職責(zé)范圍，保證檔案代管工作有章可循、有法可依，從而促進(jìn)人才市場檔案代管工作健康、規(guī)范、有序發(fā)展。從人才市場檔案管理分散、檔案管理員的工作壓力大和材料收集不及時等情況來看，檔案部門應(yīng)該與用人單位加強(qiáng)溝通和協(xié)作，理順辦事程序，減少不必要的手續(xù)。例如：在出國政審時，人員的政審表填寫、上報審查等工作可由人才市場檔案管理部門完成。有條件的人才市場可增加人員、購置專用車輛，定期到用人單位接收歸檔材料，通過主動服務(wù)減輕用人單位檔案管理員的負(fù)擔(dān)，保證代管人事檔案的完整和時效性，用實(shí)際行動讓廣大用人單位及人員體會到人才市場檔案制度的優(yōu)越性。

（四）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，從根本上扭轉(zhuǎn)服務(wù)理念，開展形式多樣的宣傳活動，加強(qiáng)與用戶互動反饋，使用人單位與人才市場檔案部門成為推動檔案事業(yè)發(fā)展的兩股積極力量

人才市場檔案管理人員應(yīng)當(dāng)切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，牢固樹立“為人民服務(wù)”意識，不僅要熟知相關(guān)政策和法律法規(guī)，還要掌握檔案知識、現(xiàn)代化管理技術(shù)和業(yè)務(wù)技能，為用人單位和托管人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。在職業(yè)道德方面，要忠于職守、熱心服務(wù)、嚴(yán)守機(jī)密；在知識結(jié)構(gòu)方面，要掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識；在工作技能方面，要擁有文字表達(dá)能力、信息開發(fā)能力、溝通協(xié)調(diào)能力、技術(shù)應(yīng)用能力和綜合分析能力。與此同時，上級管理部門要對人才市場檔案管理工作加強(qiáng)監(jiān)督，可以通過工作考核、獎懲機(jī)制等措施推動檔案管理工作。政府部門聯(lián)合人才市場檔案管理部門經(jīng)常性組織開展檔案知識宣傳活動，逐步加強(qiáng)社會公眾對檔案保管、利用、價值的認(rèn)識，有利于發(fā)動全民共同保護(hù)、管理、開發(fā)和利用檔案。

作者：劉紅路思張秋霞單位：海南省海口市第一職業(yè)中學(xué)安徽大學(xué)管理學(xué)院