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【摘要】?jī)?nèi)部控制是公司加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升經(jīng)營(yíng)效率的重要措施，對(duì)建筑建材銷售行業(yè)而言，銷售業(yè)務(wù)的控制是重點(diǎn)。文章從此出發(fā)，首先分析了建筑建材行業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中實(shí)際存在的問(wèn)題，包括銷售目標(biāo)模糊、授權(quán)工作混亂、崗位設(shè)置失衡以及憑證管理低效等，然后就如何加強(qiáng)公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制提出了相應(yīng)的措施。

【關(guān)鍵詞】公司；銷售業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制；方法

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理實(shí)踐的不斷深入，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制已經(jīng)成為共識(shí)。內(nèi)部控制是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，而采取的調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制方法的總稱。對(duì)不同類型的企業(yè)而言，內(nèi)部控制的重點(diǎn)有著很大的差異性，緊扣企業(yè)的性質(zhì)以及發(fā)展，是加強(qiáng)內(nèi)部控制，充分發(fā)揮內(nèi)部控制效果與價(jià)值的關(guān)鍵。建筑建材銷售行業(yè)以建筑建材產(chǎn)品的銷售為主要經(jīng)營(yíng)內(nèi)容，內(nèi)部控制自然需要以銷售業(yè)務(wù)為中心，這是提高內(nèi)部控制的效果的保障。

一、公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題

銷售業(yè)務(wù)是企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，銷售業(yè)績(jī)不僅關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展前景，也是影響企業(yè)營(yíng)業(yè)收入以及利潤(rùn)水平的關(guān)鍵元素。在內(nèi)部控制思想深入人心的今天，建筑建材銷售行業(yè)已經(jīng)廣泛地建設(shè)了內(nèi)部控制體系，針對(duì)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制工作也在深入推進(jìn)，但具體到實(shí)際的內(nèi)部控制情況而言，則存在著不少的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)，首先，銷售目標(biāo)模糊，企業(yè)管理層在銷售目標(biāo)的制定中既沒(méi)有參考上一年度的銷售業(yè)績(jī)，也沒(méi)有傾聽(tīng)銷售人員的意見(jiàn)，目標(biāo)制定存在脫離實(shí)際的情況，影響了銷售行為的開(kāi)展；其次，授權(quán)工作混亂。有限度地授權(quán)是在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上，充分調(diào)動(dòng)銷售人員主動(dòng)性的有效方式。但當(dāng)前的授權(quán)工作卻存在著混亂的現(xiàn)象，部分企業(yè)銷售人員授權(quán)嚴(yán)重不足，凡事必要申請(qǐng)，影響了銷售業(yè)務(wù)開(kāi)展的效率，導(dǎo)致不少客戶流失，另一方面，授權(quán)缺乏標(biāo)準(zhǔn)，部分涉及企業(yè)核心利益的內(nèi)容沒(méi)有經(jīng)過(guò)申請(qǐng)便貿(mào)然實(shí)施，導(dǎo)致企業(yè)的利益受損；再次，崗位設(shè)置失衡。公司沒(méi)有按照不相容崗位相分離的原則進(jìn)行崗位設(shè)置，銷售崗與收款崗合二為一，增加了員工失范的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展極為不利；最后，憑證管理低效。作為銷售行為以及銷售業(yè)務(wù)最為原始的重要記錄，原始憑證在銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。但當(dāng)前的原始憑證管理卻缺乏有效的機(jī)制，存在篡改發(fā)票的現(xiàn)象，影響企業(yè)的財(cái)務(wù)安全。

二、公司加強(qiáng)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的方法

（一）加強(qiáng)目標(biāo)管理銷售目標(biāo)是銷售業(yè)務(wù)開(kāi)展中的重要內(nèi)容，明確的銷售目標(biāo)是深入開(kāi)展銷售任務(wù)，形成目標(biāo)導(dǎo)向的先決條件。因此，公司必須加強(qiáng)銷售目標(biāo)的管理，而企業(yè)內(nèi)外部的情況分析則是銷售目標(biāo)管理中的重點(diǎn)內(nèi)容。首先，就內(nèi)部情況分析而言，企業(yè)要重點(diǎn)分析自身的優(yōu)勢(shì)與不足，制定未來(lái)的發(fā)展戰(zhàn)略，其次，就外部情況分析而言，主要分析的內(nèi)容有政策法律環(huán)境、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、客戶需求環(huán)境等。SWOT分析法是分析中較為常用的方法。在具體的銷售目標(biāo)確定中，需要采用上下結(jié)合的方法。一方面做好自上而下的銷售目標(biāo)設(shè)置，另一方面做好自下而上的銷售目標(biāo)設(shè)置。首先，就自上而下的銷售目標(biāo)設(shè)置而言，公司的主要負(fù)責(zé)人要根據(jù)上一年度的銷售業(yè)績(jī)及其與銷售目標(biāo)的契合程度來(lái)擬定本年度的銷售目標(biāo)，并將銷售目標(biāo)發(fā)放到各銷售部門(mén)，銷售部門(mén)結(jié)合本單位的實(shí)際情況，擬定部門(mén)銷售目標(biāo)，并下發(fā)到銷售人員；其次，就自下而上的銷售目標(biāo)設(shè)置而言，銷售人員根據(jù)上級(jí)發(fā)放的目標(biāo)，結(jié)合自身的狀況，提出相應(yīng)的修改意見(jiàn)或建議，將報(bào)告上交到銷售部門(mén)，銷售部門(mén)在結(jié)合部門(mén)的實(shí)際情況將銷售人員的意見(jiàn)、建議系統(tǒng)化，上報(bào)公司層面，修改確定銷售目標(biāo)。

（二）做好業(yè)務(wù)授權(quán)對(duì)建筑建材產(chǎn)品銷售而言，無(wú)論是具體的銷售負(fù)責(zé)人，亦或是收款人員，都需要具備一定的工作權(quán)限，完善的授權(quán)機(jī)制以及授權(quán)外的申請(qǐng)報(bào)批機(jī)制，是提高工作效率的重要保障。公司需要結(jié)合銷售人員的具體崗位以及銷售的主要商品特點(diǎn)，設(shè)置差異化的授權(quán)范圍，授權(quán)的主要內(nèi)容包括商品價(jià)格折扣、付款條件方式、商品運(yùn)費(fèi)、銷售退回、銷售折讓等。就以銷售折扣為例，這是建筑建材銷售行業(yè)最為常見(jiàn)的促銷方式，銷售人員需準(zhǔn)確填寫(xiě)相關(guān)的內(nèi)容，包括時(shí)間、折扣對(duì)象、折扣范圍、折扣金額、實(shí)際數(shù)量等，然后在報(bào)批主管人員，申請(qǐng)通過(guò)后方可執(zhí)行。銷售業(yè)務(wù)與收款業(yè)務(wù)的辦理具有一定的復(fù)雜性，對(duì)從業(yè)人員的專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)有著較高的要求，因此，公司在人員選擇中要具備完善的用人機(jī)制，以用人門(mén)檻設(shè)置以及人力資源培訓(xùn)等方式來(lái)提高相關(guān)業(yè)務(wù)人員的工作技能以及職業(yè)素養(yǎng)，重點(diǎn)加強(qiáng)涉款工作人員的職業(yè)道德培訓(xùn)。同時(shí)，為了避免某一員工長(zhǎng)期在銷售崗位或收款崗位工作而導(dǎo)致的尾大不掉的現(xiàn)象，公司在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候要推進(jìn)崗位輪換，這不僅是降低風(fēng)險(xiǎn)的有效措施，也是員工培訓(xùn)的重要形式。

（三）嚴(yán)格崗位設(shè)置之所以要加強(qiáng)公司銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，是為了最大限度地提升銷售業(yè)務(wù)的可靠性與有效性。在傳統(tǒng)的銷售業(yè)務(wù)控制中，公司在崗位設(shè)置中存在著不少的問(wèn)題，沒(méi)有嚴(yán)格按照不相容崗位相分離的原則來(lái)設(shè)置崗位，導(dǎo)致同一工作人員身兼數(shù)值，比如同時(shí)負(fù)責(zé)接收客戶訂貨單、收取貨款、會(huì)計(jì)記錄乃至賬目核對(duì)等，這在中小建筑建材銷售企業(yè)中尤為常見(jiàn)。這雖然有助于節(jié)約人力資源成本，但卻增加了業(yè)務(wù)辦理中各種錯(cuò)誤發(fā)生的幾率，也難以有效地防范工作人員出現(xiàn)的廉潔風(fēng)險(xiǎn)。因此，公司需要嚴(yán)格崗位設(shè)置，尤其是在一些不相容的崗位設(shè)置中要堅(jiān)持崗位分離的原則，比如銷售辦理與收款業(yè)務(wù)的崗位必須分離，避免出現(xiàn)事權(quán)過(guò)于集中的現(xiàn)象。對(duì)一些規(guī)模較大的公司，可以借助部門(mén)分設(shè)的方法，將銷售部門(mén)、發(fā)貨部門(mén)以及收款部門(mén)分別設(shè)立，形成良好的約束、牽制，避免部門(mén)間出現(xiàn)合伙作弊的現(xiàn)象，提升內(nèi)部控制的效果。與崗位分別設(shè)置緊密相關(guān)的則是不同崗位職責(zé)的明確與標(biāo)準(zhǔn)化，公司要立足于各崗位的實(shí)際工作特點(diǎn)以及主要工作內(nèi)容，出臺(tái)明確的崗位工作責(zé)任目錄，實(shí)施權(quán)責(zé)一體化的崗位管理，將責(zé)任落實(shí)到人。

（四）完善憑證管理在建筑建材產(chǎn)品銷售中會(huì)產(chǎn)生大量的原始憑證，此類憑證不僅是準(zhǔn)確的銷售記錄，也是公司開(kāi)展銷售業(yè)務(wù)分析，擬定銷售計(jì)劃的可靠依據(jù)，在銷售業(yè)務(wù)管理中有著非常重要的地位。從當(dāng)前建筑建材產(chǎn)品銷售的現(xiàn)狀而言，最為主要的原始憑證有顧客訂貨單、銷售單、發(fā)運(yùn)憑證、銷售發(fā)票、商品價(jià)目表、應(yīng)收賬款明細(xì)賬、折扣與折扣明細(xì)賬、壞賬審批表等多個(gè)方面的內(nèi)容。在原始憑證的管理中，公司需要嚴(yán)格按照不同憑證的來(lái)源、主要內(nèi)容，采取完善的管理措施。就以顧客訂貨單為例，顧客訂貨單是顧客方提出的書(shū)面購(gòu)物要求，公司可以依靠現(xiàn)有的銷售方式，比如銷售人員線下對(duì)接、信函、網(wǎng)絡(luò)等向客戶群體以及潛在客戶群體發(fā)送訂貨單，待顧客填寫(xiě)完畢后取得訂貨單，以客戶為單位分門(mén)別類存儲(chǔ)好訂貨單。又如，銷售發(fā)票是業(yè)務(wù)交易最為重要的憑證，在銷售發(fā)票的填寫(xiě)中必須準(zhǔn)確地著名商品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、運(yùn)費(fèi)以及開(kāi)票日期、條件等基本內(nèi)容。銷售發(fā)票除一聯(lián)寄給客戶外，其余聯(lián)由公司自行保存。不僅如此，公司要嚴(yán)格銷售發(fā)票的更改，發(fā)票各聯(lián)記載的內(nèi)容要?jiǎng)?wù)必準(zhǔn)確，修改發(fā)票不僅需要蓋上更改人的私章，同時(shí)也要加蓋公司的公章。

三、結(jié)語(yǔ)

銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，特別是對(duì)以銷售業(yè)務(wù)為主的銷售型企業(yè)而言，更是如此。當(dāng)前建筑建材行業(yè)在銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制中存在著不少的問(wèn)題，影響了銷售業(yè)務(wù)的發(fā)展空間。對(duì)此，公司需要從加強(qiáng)目標(biāo)管理、做好業(yè)務(wù)授權(quán)、嚴(yán)格崗位設(shè)置、完善憑證管理出發(fā)，采取好有效的控制措施。

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作者：郭義攀 單位：上海密恩詩(shī)化學(xué)建材有限公司