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摘要：高校辦公室是樹立高校形象，保障教育教學(xué)工作正常運(yùn)行的重要部門，擔(dān)負(fù)著部署全校總體工作、調(diào)節(jié)各個(gè)工作環(huán)節(jié)以及制定發(fā)展戰(zhàn)略等職責(zé)。部門職能決定了高校辦公室秘書的工作內(nèi)容既繁雜、瑣碎又極具影響力。因此，作為高校辦公室秘書，必須要樹立正確的角色意識(shí)，不斷提高自身的能力和職業(yè)素質(zhì)，保障辦公室各項(xiàng)工作的順利開展。本文主要探究了高校辦公室秘書應(yīng)具備的角色意識(shí)，并提出了提升自身素質(zhì)的途徑。

關(guān)鍵詞：高校；辦公室秘書；角色

高校辦公室作為高校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，處在學(xué)校的中樞位置，既是校內(nèi)各部門之間溝通平臺(tái)，也是廣大師生的服務(wù)平臺(tái)，還是對(duì)外聯(lián)系的窗口。服務(wù)對(duì)象的層次性和多樣性決定了秘書工作需要集多種角色于一身，既要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，建言獻(xiàn)策，還要溝通、協(xié)調(diào)學(xué)校不同部門之間的工作，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，也是全體師生的服務(wù)者，不僅要求其具備一定的文字基礎(chǔ)，還要具備一定的溝通、協(xié)調(diào)能力。黨的從全局和戰(zhàn)略高度，強(qiáng)調(diào)要優(yōu)先發(fā)展教育事業(yè)，特別提出高等教育要實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展，為新時(shí)期高等教育發(fā)展指明了方向，明確了重點(diǎn)，提出了新要求，對(duì)本科高校的發(fā)展具有重大意義，也對(duì)高校全面貫徹黨的教育方針，辦好人民滿意教育提出了更高的要求。這也對(duì)高校管理工作特別是秘書工作提出了更高的要求。因此，辦公室秘書必須要緊跟新時(shí)期發(fā)展步伐，樹立正確的角色意識(shí)，不斷提升綜合素質(zhì)，推動(dòng)各項(xiàng)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為本校的快速發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

一、高校辦公室秘書應(yīng)具備的角色意識(shí)

（一）服務(wù)者角色為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是秘書最基本的工作，尤其是新建的本科院校，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要處理的事務(wù)較多，秘書的首要職責(zé)就是在領(lǐng)導(dǎo)的安排下處理相關(guān)行政事務(wù)，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的壓力，讓領(lǐng)導(dǎo)有更多的精力和時(shí)間開展學(xué)校建設(shè)工作。高校辦公室秘書不但要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，還要為全校師生服務(wù)，第一，保持學(xué)校信息渠道暢通，讓全校的師生和工作人員都能及時(shí)了解學(xué)校的發(fā)展和工作動(dòng)態(tài)。第二，主動(dòng)了解學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活情況，及時(shí)幫助有困難的教師和學(xué)生。在日常的行政工作中，高校辦公室秘書的主要工作包括日常行政事務(wù)的處理、各類指示和會(huì)議精神的傳達(dá)通知、學(xué)校設(shè)備采購及資產(chǎn)的管理和使用登記等內(nèi)容。可以看出，高校辦公室秘書的工作內(nèi)容性質(zhì)具有輔助性和服務(wù)性，輔助性表現(xiàn)在其工作內(nèi)容包括完成好領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)，在各級(jí)之間進(jìn)行溝通和聯(lián)絡(luò)；服務(wù)性可以理解為秘書的工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)和為基層服務(wù)。在眾多種類的內(nèi)勤工作中，高校辦公室秘書注重自身的服務(wù)性的角色和做好服務(wù)工作尤為重要。

（二）協(xié)調(diào)者角色工作的特殊性決定了秘書人際關(guān)系的復(fù)雜性，要求其能準(zhǔn)確的揣摩和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，傳達(dá)并安排好領(lǐng)導(dǎo)部署的工作，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與教職工之間、各部門之間、與其他院校之間的工作關(guān)系。此外，由于本科院校尤其是新建本科院校，辦事部門較多，事物瑣碎，很容易產(chǎn)生各種矛盾，只有協(xié)調(diào)好各方之間的工作，才能為學(xué)校創(chuàng)設(shè)良好的發(fā)展環(huán)境，為學(xué)校的和諧穩(wěn)定提供保障。高校辦公室秘書的協(xié)調(diào)者角色取決于其工作內(nèi)容的多面性。高校辦公室秘書工作的多面性表現(xiàn)在其內(nèi)容涉及到會(huì)議組織、文件處理、信息收集、公務(wù)接待、上下協(xié)調(diào)、后勤保障等等眾多職責(zé)。在這些工作中，首先高校辦公室秘書要協(xié)調(diào)好各種工作之間的關(guān)系，在涉及內(nèi)容和范圍十分豐富的情況下，理順各類工作的先后順序和重要程度，從而順利完成各種工作。其次，高校辦公室秘書的協(xié)調(diào)工作還包括各方之間的協(xié)調(diào)和溝通，使各種活動(dòng)順利進(jìn)行。因此，高校辦公室秘書必然充當(dāng)著一個(gè)協(xié)調(diào)者的角色。

（三）決策參與者角色為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在決策方面提供參謀服務(wù),發(fā)揮助手作用是校辦秘書工作的重要部分。領(lǐng)導(dǎo)要做某項(xiàng)決策時(shí)，提前對(duì)有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行全面深入的了解，做好資料的收集、整理和分析，把準(zhǔn)確詳實(shí)的信息報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo)，站在全局的高度考慮事情，并提出合理的、有參考價(jià)值的建議和解決方法，輔助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)校的各項(xiàng)工作。除服務(wù)者和協(xié)調(diào)者角色外，高校辦公室秘書的工作還包括信息搜集和文件草擬的工作，因此，在學(xué)校的日常決策制定的過程中，校辦秘書會(huì)參與到擬定、總結(jié)、公布、施行的各個(gè)環(huán)節(jié)中。由此看來，高校辦公室秘書也承擔(dān)著決策參與者的角色。（四）監(jiān)督者角色“一分部署，九分落實(shí)”。要緊緊圍繞高校中心工作，做好工作任務(wù)分解，推動(dòng)學(xué)校各部門貫徹落實(shí)是校辦秘書的一項(xiàng)重要職責(zé)。在領(lǐng)導(dǎo)做好決策之后，秘書就應(yīng)該及時(shí)監(jiān)督和檢查工作落實(shí)情況，任何工作只部署不落實(shí)就達(dá)不到預(yù)期的效果，作為秘書就應(yīng)該保障領(lǐng)導(dǎo)決策的實(shí)施和落實(shí)，推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展。由于高校辦公室秘書承擔(dān)的工作涉及到多個(gè)方面的內(nèi)容，同時(shí)為避免出現(xiàn)錯(cuò)誤決策等問題的出現(xiàn)，需要高校辦公室秘書承擔(dān)對(duì)決策者和執(zhí)行者等多方面主體的監(jiān)督職責(zé)，在多種方面的工作中認(rèn)真落實(shí)和監(jiān)督，從而確保各類活動(dòng)和會(huì)議的順利進(jìn)行。

二、提升高校辦公室秘書能力與素質(zhì)的策略

（一）提高政治素養(yǎng)，保持清醒的政治鑒別能力高校辦公室秘書的基本素養(yǎng)就是道德修養(yǎng)，工作中，必須明確政治立場(chǎng)，樹立正確的價(jià)值觀和人生觀，堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，遵守國家的方針政策和學(xué)校的規(guī)章制度，保持清醒頭腦，這樣才能抵御各種風(fēng)險(xiǎn)和考驗(yàn)。由于高校辦公室秘書承擔(dān)工作的復(fù)雜性和重要性，同時(shí)校辦秘書是領(lǐng)導(dǎo)重要的助手和參謀，具有舉足輕重的行政地位，因此，高校辦公室秘書需要具備優(yōu)秀的道德素質(zhì)和政治素養(yǎng)。首先，高校辦公室秘書需要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，在各項(xiàng)工作中始終保持一絲不茍的態(tài)度，對(duì)待業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)精益求精，在作為服務(wù)者、協(xié)調(diào)者、決策參與者和監(jiān)督者的工作中，高校辦公室秘書都應(yīng)當(dāng)能夠充分了解其職責(zé)和角色期待，在組織會(huì)議、文件決策傳達(dá)、信息搜集、參與決策、協(xié)調(diào)組織等各類工作中，都要具有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)。其次，高校辦公室秘書應(yīng)當(dāng)保持無私奉獻(xiàn)以及服務(wù)至上的意識(shí)和修養(yǎng)，在高校辦公室秘書繁多且復(fù)雜的工作中，常常會(huì)需要臨時(shí)性的加班，從而需要高校辦公室秘書保持著一種吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神，并且能夠承受一定的壓力和挫折，全心全意的投入到工作之中，進(jìn)而能夠準(zhǔn)時(shí)完成相關(guān)工作，同時(shí)保證行政工作的順利進(jìn)行。

（二）不斷學(xué)習(xí)，提升綜合素養(yǎng)秘書工作對(duì)專業(yè)能力要求較高，綜合性較強(qiáng)。在黨的報(bào)告中強(qiáng)調(diào)：“我們黨既要政治過硬，也要本領(lǐng)高強(qiáng)。”要做到這兩點(diǎn)，必須增強(qiáng)學(xué)習(xí)本領(lǐng)，善于學(xué)習(xí)。校辦秘書人員要堅(jiān)持“干中學(xué)、學(xué)中干”，要堅(jiān)持做到缺什么補(bǔ)什么，不斷提高自身的專業(yè)水平，努力使自己真正成為行家里手。要結(jié)合各自工作，在學(xué)習(xí)中深入思考，把學(xué)習(xí)與崗位職責(zé)緊密結(jié)合起來，與分析工作中遇到的問題結(jié)合起來，真正把所學(xué)的知識(shí)消化吸收，轉(zhuǎn)化為解決實(shí)際問題的能力和本領(lǐng)。作為校辦秘書不僅要有扎實(shí)的文字功底，掌握一定的專業(yè)知識(shí)，還需要掌握大量不同學(xué)科的理論知識(shí)，應(yīng)對(duì)工作中的各種狀況。此外，隨著辦公室信息化水平的不斷提高，高校辦公室秘書還應(yīng)該具備較高的信息意識(shí)，有較高的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)運(yùn)用能力。因此，我們應(yīng)該堅(jiān)持學(xué)習(xí)各個(gè)方面的知識(shí)，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，以勝任工作。

（三）注重提高自身的組織協(xié)調(diào)能力秘書的工作內(nèi)容和人際關(guān)系是十分復(fù)雜的，這就要求高校辦公室秘書必須要具備良好的組織協(xié)調(diào)能力，能將有限的資源合理分配到各部門中，面對(duì)工作中產(chǎn)生的分歧時(shí)，能統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，能有條不紊的面對(duì)各種緊急工作，能有效解決工作中各種問題，使全體工作人員形成一個(gè)高效的集體。因此，高校辦公室秘書必須要注重提高自身的組織協(xié)調(diào)能力，使每個(gè)人都能在自己的崗位上做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。綜上所述，高校辦公室工作是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，高校辦公室秘書能力和素質(zhì)的提升不是一朝一夕的事情，需要強(qiáng)化自身角色意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到工作的重要性，不斷通過學(xué)習(xí)給自己充電，把牢正確的政治方向，切實(shí)提高自身的綜合素質(zhì)和組織協(xié)調(diào)能力，更好的發(fā)揮職能作用，提高高等院校行政管理水平，更好的服務(wù)于學(xué)校。

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[2]王新華,梁妍.淺談如何做好高校黨政辦公室秘書工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2018,(10):98.

作者：薛磊 單位：浙江水利水電學(xué)院