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檔案建立

建立健全的學校各類檔案、目的主要在于為學校各級領(lǐng)導，上級有關(guān)領(lǐng)導部門分析、總結(jié)、部署、調(diào)度學校工作和對學校工作作出決定提供準確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導對此應(yīng)高度重視，并確定一名副職校領(lǐng)導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。

檔案資料室由文書（或人事秘書兼）專職（或兼職）管理，按《小學檔案資料收集范圍細目》（附后）建立檔案。教導處、總務(wù)處、勤工儉學辦公室等行政職能部門應(yīng)設(shè)檔案柜，分別明確專職（或兼職）人員具體管理。

全面系統(tǒng)地健立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆、按班分類建立。

檔案建立

檔案人員應(yīng)檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋，檔案卷的規(guī)格要符合上級有關(guān)部門的統(tǒng)一要求。

注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為限；注明“短期”的一般以五年為限；注明“長期”的由學校根據(jù)實際需要決定保存期限。

凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學校可根據(jù)需要自行決定是否留存。

檔案補充

教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)、調(diào)資、入黨、入團、獎懲等資料要及時收入個人檔案。

外來文件、函件由文書（或人事秘書）統(tǒng)一分類編號登記，交校有關(guān)領(lǐng)導閱后，即立卷歸檔。

校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的重點，平時教導處、總務(wù)處、勤工減學辦公室、團支部、少先隊大隊部應(yīng)將此類文件分類保存，每學期結(jié)束時，集中交檔案人員立卷歸案。

檔案轉(zhuǎn)遞

職工應(yīng)工作調(diào)動，需要轉(zhuǎn)遞檔案，必須按上級有關(guān)部門通知的轉(zhuǎn)遞項目逐項登記，嚴密包封，并加蓋密封章，通過機要轉(zhuǎn)遞，不得公開郵寄或交本人自帶。

檔案查閱

（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學校主要領(lǐng)導批準后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務(wù)檔案；未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料人員仔細核對并簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出資料室。

（二）校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)檔案、學生學籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意后方可借閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損的歸還。

檔案安全保密

檔案資料室門窗要加固要備有消防器材，保持整潔、干燥，自然通風；嚴禁吸煙和帶入易燃易爆、易引鼠入室的物品。

檔案管理人員不得將無關(guān)人員帶進檔案資料室，不得外泄檔案中的機密；檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應(yīng)按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。