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1．制度

××1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前，必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況，主要包括：對方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營權(quán)限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權(quán)限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟(jì)利益，又要考慮對方的履約條件和能力，確保所簽合同有效、有利。

××2營銷人員應(yīng)加強學(xué)習(xí)《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同，必須嚴(yán)格遵守國家的法律、法規(guī)、政策及其它有關(guān)規(guī)定。簽訂合同時，必須以維護(hù)公司的合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，嚴(yán)禁借簽訂銷售合同假公濟(jì)私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實、不公，造成我方經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)按其過失或故意所造成的損害后果，承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任，經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任甚至法律責(zé)任。

××3銷售合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理辦法、程序與權(quán)限，以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報審查，經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)后，方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費、傭金、回扣等費用的支付，必須執(zhí)行公司的《財務(wù)管理辦法》。

××4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴(yán)密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責(zé)任人，對合同的履行、款項的回收承擔(dān)責(zé)任，負(fù)責(zé)到底。責(zé)任人必須完整地收集合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的全部書面憑證，并妥善保管。

××5如合同履約過程中出現(xiàn)困難或問題，需要變更、補充或解除的，一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方往來的函電等)，執(zhí)行合同簽訂的審批程序，獲得批準(zhǔn)后，方可執(zhí)行。

××如合同履行過程中，出現(xiàn)糾紛的，經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，簽訂書面協(xié)議，由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無法解決的，由公司指派專人負(fù)責(zé)提交仲裁機構(gòu)或人民法院依法處理。

××經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用，不準(zhǔn)濫用、代用或借用，嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)由專人妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢和向公安機關(guān)報案外，還要追究有關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。

××綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個公司統(tǒng)一的編號。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補充、解除合同的協(xié)議(包括文本、函電)等，均應(yīng)妥善保管，如有丟失，公司將追究有關(guān)人員責(zé)任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及用戶的自然情況等。

2．目的

加強銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作，減少失誤，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，保障公司經(jīng)營工作的健康發(fā)展。

3．適用范圍

銷售分公司駐外辦事處

4．執(zhí)行

銷售分公司駐外辦事處人員

5．職責(zé)

銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂，駐外辦事處經(jīng)理審核，銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

6管理

××1綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案，由分公司統(tǒng)一編號，檔案內(nèi)容包括：

×××1合同正本、副本、附件。

×××文本簽收記錄。

×××變更、補充、解除合同的協(xié)議。

××2綜合管理部/駐外辦事處應(yīng)按用戶/客戶建立用戶檔案，內(nèi)容包括。

×××1用戶名稱、地址、聯(lián)系人、通訊方式。

×××2用戶自然情況。

×××我公司提供產(chǎn)品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。

×××履行合同情況

×××質(zhì)量/技術(shù)問題處理情況(表格)

××3綜合管理部按產(chǎn)品/備件建立管理臺帳一式二份，一份于次月5日前上報財務(wù)部，一份銷售分公司保管備查，內(nèi)容包括：

×××1合同號

×××2合同標(biāo)的

×××3簽約日期，結(jié)算日期，經(jīng)辦人。

×××用戶名稱

×××產(chǎn)品/備件名稱，數(shù)量/明細(xì)

××4合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動的重要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密，嚴(yán)禁有意或無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺帳應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)允許，無關(guān)人員不得查閱。

××5公司定期對合同管理工作進(jìn)行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺帳記錄情況等納入公司對營銷人員和駐外辦事處的工作業(yè)績考核范圍。任何人私自轉(zhuǎn)讓合同，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司對有關(guān)責(zé)任人給予開除處理，并追究其法律責(zé)任。

7本規(guī)定之日起執(zhí)行。