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編者按：本文主要從制定本辦法目的和依據(jù)；適用范圍；實(shí)物檔案定義；市、縣（區(qū)）檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)實(shí)物檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；實(shí)物檔案的歸檔范圍；實(shí)物檔案的歸檔要求；實(shí)物檔案的保管期限；實(shí)物檔案的整理；實(shí)物檔案的保管；實(shí)物檔案的利用；實(shí)物檔案的移交；進(jìn)行講述。其中包括：加強(qiáng)實(shí)物檔案的管理工作，使實(shí)物檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、適用于本市行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織、本單位獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等、本單位對外交往中獲贈的重要紀(jì)念品、構(gòu)成立以來使用過的牌、匾、其它有保存價值的實(shí)物、應(yīng)歸檔的實(shí)物自形成后的次年三月底前向本單位檔案管理部門移交、歸檔的實(shí)物要保持整潔、無破損、歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系、實(shí)物檔案的保管期限暫定為永久和定期兩種、歸檔實(shí)物的分類排列編號、實(shí)物檔案目錄的編制、實(shí)物檔案應(yīng)專庫或?qū)９癖９堋⒋娣艑?shí)物檔案的庫房和櫥柜應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實(shí)物檔案褪色、利用實(shí)物檔案必須嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)、珍貴的或不易搬動的實(shí)物檔案，提供實(shí)物檔案照片使用等，具體材料詳見：

第一條為加強(qiáng)實(shí)物檔案的管理工作，使實(shí)物檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《**市檔案條例》等法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。

第二條本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織。

第三條本辦法所稱實(shí)物檔案，是指法人、其他組織以及個人在其工作活動中形成的對國家和社會有保存價值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案。

第四條市、縣（區(qū)）檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)實(shí)物檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第五條實(shí)物檔案的歸檔范圍

（一）本單位獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等。

（二）上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。

（三）本單位對外交往中獲贈的重要紀(jì)念品。

（四）本單位組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品。

（五）機(jī)構(gòu)成立以來使用過的牌、匾。

（六）本地區(qū)、本企業(yè)第一批生產(chǎn)的、獲獎的及重要的產(chǎn)品樣品。

（七）其它有保存價值的實(shí)物。

第六條實(shí)物檔案的歸檔要求

（一）應(yīng)歸檔的實(shí)物自形成后的次年三月底前向本單位檔案管理部門移交；由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門暫時保留的，應(yīng)先將歸檔實(shí)物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續(xù)。

（二）歸檔的實(shí)物要保持整潔、無破損。任何部門和個人不得隨意將實(shí)物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。

（三）歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

（四）本單位對外交往中贈送給對方的重要實(shí)物，也應(yīng)當(dāng)拍照歸檔。

第七條實(shí)物檔案的保管期限

實(shí)物檔案的保管期限暫定為永久和定期兩種。

第八條實(shí)物檔案的整理

（一）歸檔實(shí)物的分類：歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行整理（成套實(shí)物為一件）。歸檔實(shí)物可按物品種類分類；實(shí)物檔案較少的單位，可不分類。

（二）歸檔實(shí)物的排列：歸檔實(shí)物可按種類結(jié)合時間進(jìn)行排列，也可按歸檔時間順序排列。

（三）歸檔實(shí)物的編號：歸檔實(shí)物應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編檔號，并在不影響實(shí)物品像的合適位置粘貼標(biāo)簽，填寫檔號。歸檔實(shí)物的檔號一般由全宗號、類別號、件號組成（不進(jìn)館單位全宗號不填）。歸檔實(shí)物的檔號有兩種格式：

格式一：全宗號－類別號－件號

格式二：全宗號－件號

（四）實(shí)物檔案目錄的編制：歸檔實(shí)物應(yīng)按分類方案和檔號順序編制實(shí)物檔案目錄。實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔號、題名、實(shí)物來源、形成日期、實(shí)物類別、實(shí)物數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)、互見號、備注等項目（見圖一）。

實(shí)物檔案目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。實(shí)物檔案目錄封面設(shè)置全宗名稱、實(shí)物類別等項目（見圖二），其中全宗名稱為必填項，實(shí)物類別為可選項。

實(shí)物檔案目錄及實(shí)物檔案目錄封面用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。新晨

第九條實(shí)物檔案的保管

（一）實(shí)物檔案應(yīng)專庫或?qū)９癖９堋?/p>

（二）存放實(shí)物檔案的庫房和櫥柜應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實(shí)物檔案褪色。

（三）易蟲蛀、易銹蝕的實(shí)物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)，確保實(shí)物檔案完好無損。

第十條實(shí)物檔案的利用

（一）利用實(shí)物檔案必須嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)。

（二）因舉辦展覽等確實(shí)需要使用實(shí)物檔案原件，須辦理借用審批手續(xù)。

（三）珍貴的或不易搬動的實(shí)物檔案，提供實(shí)物檔案照片使用。

第十一條實(shí)物檔案的移交

（一）凡列入同級綜合檔案館進(jìn)館范圍的單位，上一年度實(shí)物檔案整理完畢后，應(yīng)在次年七月二十日前將實(shí)物檔案目錄報送同級綜合檔案館備案。經(jīng)檔案行政管理部門認(rèn)定具有永久保存價值的實(shí)物，應(yīng)當(dāng)在五年內(nèi)移交同級綜合檔案館。

（二）實(shí)物檔案移交時，交接雙方應(yīng)辦理移交手續(xù)。

第十二條市、縣（區(qū)）綜合檔案館實(shí)物檔案的管理可參照本辦法執(zhí)行。

第十三條本辦法由**市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第十四條本辦法自20**年7月30日起施行。