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根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《省檔案管理?xiàng)l例》以及《省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理等級考評辦法》的要求，特制定本辦法。

一、收發(fā)文件

（一）收文及閱文

1、收文。

（1）各級各類文件的收發(fā)歸檔，均由辦公室辦理，其他部門應(yīng)予密切配合。各股室收到來文，應(yīng)先交辦公室，辦公室嚴(yán)格履行收文登記手續(xù)。

（2）、辦公室接到文件后，要及時送領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)股室，不得延壓，應(yīng)在收文的當(dāng)天登記閱文完畢。

2、閱文。

（1）、領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)股室對送閱的文件，應(yīng)及時處理，并在處理單上簽字和寫明處理意見。一般文件閱后要及時退回辦公室，“三密”文件閱后應(yīng)在當(dāng)天下午下班前送到辦公室交給保密員收藏，如需續(xù)閱應(yīng)在次日上班時辦理續(xù)借手續(xù)。

（2）、閱文時嚴(yán)禁使用“三色筆”（即鉛筆、圓珠筆和彩色筆）在文件和處理單上簽名或勾畫。

（二）發(fā)文、復(fù)印及辦理

1、發(fā)文。辦公室嚴(yán)格履行發(fā)文登記。起草簽發(fā)文件必須按規(guī)定格式書寫，字跡要清晰，擬稿人簽名，經(jīng)辦公室把關(guān)后交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，由收發(fā)員登記編號，打印校對無誤后按時下發(fā)。

2、復(fù)印。復(fù)印“三密”文件必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，復(fù)印一般性文件必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，打印、復(fù)印一般資料、表格經(jīng)辦公室主任簽字后辦理。未經(jīng)簽批一律不打印、復(fù)印。

3、辦理。上級有關(guān)業(yè)務(wù)文件，辦理期間由辦理股室留存，辦畢后交辦公室，辦公室每年清收一次。清收本著誰簽字誰負(fù)責(zé)，遺失的重要文件要追究簽收人的責(zé)任。

二、立卷歸檔

（一）立卷

1、立卷原則

文書立卷必須遵循“保文件之間的歷史聯(lián)系，保證齊全、完整，反映機(jī)關(guān)工作歷史的面貌，便于保管和查找利用”的原則。

2、立卷歸檔范圍。

機(jī)關(guān)在工作中形成和使用的公文及其他有關(guān)資料（印模、照片、錄音、錄像等），凡能反映本機(jī)關(guān)工作活動，具有查考利用價值的，均屬立卷歸檔范圍，留存的文件材料必須正文和底稿成套，另留一份作資料，其范圍主要有：

（1）、上級主管部門召開的需要貫徹執(zhí)行的會議文件，材料及領(lǐng)導(dǎo)講話。

（2）、本級機(jī)關(guān)的文件、報告、請示及上級的批復(fù)等。

（3）、下級機(jī)關(guān)的報告、請示及本級機(jī)關(guān)的批復(fù)等。

（4）、本級機(jī)關(guān)的工作計(jì)劃、總結(jié)、典型經(jīng)驗(yàn)、專題材料等。

（5）、本級機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工會活動形成的文件材料。

（6）、本級機(jī)關(guān)干部、職工的任免、調(diào)動、獎懲、招干、招聘及黨團(tuán)干部職工名冊等。

（7）、本級機(jī)關(guān)職工的工資報表、職工年度定期報表等。

（8）、本級機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)的設(shè)立、撤并、年檢、換證等。

（9）、本級機(jī)關(guān)及系統(tǒng)內(nèi)的財產(chǎn)、物資登記及轉(zhuǎn)移憑證。

（10）、國家機(jī)關(guān)頒發(fā)的必須執(zhí)行的法規(guī)文件。

三、文書檔案時限

根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》中關(guān)于機(jī)關(guān)文件歸檔時限的要求局機(jī)關(guān)各股（室）的文件、資料，除會計(jì)檔案在本股室留存一年外，其余均在當(dāng)年底整理收齊后交給檔案室，綜合檔案應(yīng)在次年第一季度完成上年度的文書歸檔工作。

四、歸檔質(zhì)量

1、應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全、完整。

2、文件材料按其內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系，合并整理、立卷。

3、歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值分類整理、立卷、案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

五、檔案的清退、銷毀

根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，檔案經(jīng)過鑒定后，對已沒有保存價值的資料或保管期限已滿的檔案進(jìn)行清退或銷毀時，要嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù)，填寫好清退或銷毀清冊；對立卷歸檔的文件、材料定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告處理。

本辦法各二級單位參照執(zhí)行。