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檔案工作在市委、市政府的領導下，在省檔案局的指導下，圍繞“建設國際旅游島，爭當排頭兵”這一主題，積極開展“創先爭優”和“五星級服務機關”活動，緊扣中心，服務大局，加快推進檔案工作“三個體系”建設。

2013年主要工作及存在問題：

一、創先爭優，全面貫徹全省檔案工作及檔案安全體系建設會議精神，推動檔案事業發展

（一）以“創先爭優”為動力，全面加強機關建設。全面貫徹市委辦、市政府辦《關于繼續開展創建“五星級服務機關”活動方案》，以辦公環境、禮儀禮節、工作紀律、政務公開、辦事效率、工作質量、行政執法、制度建設、廉潔從政等九項標準，從5月開始，在全局開展“五星級服務機關”及“創先爭優”活動。11月2日，局黨支部組織召開全體黨員大會，進行“創先爭優”活動再動員、再部署，認真學習領會總書記等黨中央領導同志關于開展“創先爭優”活動的重要講話精神，學習《中共直屬機關工作委員會關于深入推進“創先爭優”活動的指導意見》、《市直機關基層黨組織和廣大黨員在“創先爭優”活動中進行公開承諾的通知》，每一位黨員同志結合通知精神及個人工作崗位實際，圍繞“推進科學發展、促進社會和諧、服務人民群眾、加強基層組織”的目標，緊貼“建設國際旅游島，爭當排頭兵”這個主題，樹立“發展檔案事業，服務人民”的宗旨，擬定黨支部公開承諾書及個人公開承諾書。11月9日召開全體黨員大會，進行“我參與、我承諾、我奉獻”大討論，激勵“創先爭優”活動扎實開展。

（二）學習貫徹全省檔案局長館長會議精神。為確保完成2013年度檔案工作任務，于1月4日組織召開全體干部、職工會議。會議首先是傳達全國檔案局長館長會議精神，了解會議基本情況，掌握會議的主要精神，明確檔案工作目標和主要任務；學習領會劉玉峰副局長所作的《檔案工作2012年總結及2013年任務》報告，深刻領會會議主要精神，明確了全省檔案工作的主要任務。其次是結合實際提出2013年檔案工作的主要目標和任務。堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，深入貫徹落實科學發展觀，緊緊圍繞市委、市政府工作大局，以豐富館藏，提高檔案安全保障能力和公共服務能力為重點，力爭政府加快搞好館舍建設，強化館藏建設、信息化建設、公共服務建設、安全建設和干部隊伍建設，努力把檔案館建設成為檔案安全保管基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心，實現檔案事業科學發展。

（三）貫徹落實全省檔案安全體系建設工作會議精神。全省檔案安全體系建設工作會議后，著手制定了一系列措施促進檔案安全保密工作。6月29日，召開全局人員會議，認真傳達全省檔案安全體系建設工作會議精神，專題對局館安全、保密工作進行全面部署。一是調整健全檔案安全保密領導小組，加強對檔案安全保密工作的領導；二是簽訂檔案安全保密承諾書及開展檔案安全保密知識考試。三是建立健全檔案安全保密長效機制，完善各項制度。建立了《檔案館庫安全保密管理制度》、《檔案信息安全管理制度》；四是下達檔案安全保密工作通知，開展檔案安全保密檢查。根據全省檔案安全體系建設工作會議要求，向全市各單位下發加強檔案安全保密工作通知，并由檔案安全保密領導小組負責，在全局館范圍內進行了一次安全保密工作突擊大檢查，對安全涉密隱患，當場提出整改意見，限期提交整改結果，并對隱患治理不到位的科室進行批評，不斷促進全體干部職工繃緊安全之弦，從而促進日常安全管理、每日值班安全巡查等安全制度和措施的落實。

（四）開展愛國主義教育活動。為了永遠銘記在中國共產黨領導人民創造的梅山革命斗爭史，繼承梅山革命老區的光榮傳統，4月28日，全體黨員參加市政府辦公室黨組組織到梅山老區烈士陵園，參觀了梅山革命史館，緬懷革命先烈，弘揚革命精神。梅山革命史館展示了梅山老區，乃至崖縣艱苦卓絕的土地革命戰爭、抗日戰爭和解放戰爭的革命斗爭史。梅山革命史館是一部紅色記憶的珍藏集，是一座不朽的豐碑，它那滾湯的文字以及那些已被歲月染黃的照片和殘存凝重的實物，是一部燦爛的史詩，激勵我們每個黨員同志奮發圖強，把我市建設得更加富裕、文明、和諧。

二、搞好知識培訓，提高檔案工作者的業務水平

（一）加強檔案業務知識學習，不斷提高整體素質。4月19日至26日派員參加國家檔案學會在張家界開辦的“全國檔案工作規范化管理培訓班”學習；6月11日至18日派員參加市人力資源局組織的“優秀公務員考察學習”；7月10日至16日派員參加國家檔案學會在杭州舉辦的“全國檔案業務培訓班”學習；9月11日至21日參加省檔案局組織領導干部“赴上海檔案業務培訓班”學習；10月18日至25日派員參加國家檔案學會在上海舉辦的“全國管理信息化標準化與檔案數字化建設培訓班”學習；11月17日至22日派員參加全國檔案學會在廣西南寧組織的“全國檔案工作者年會”。

（二）組織機關檔案管理人員參加省檔案業務培訓班。4月14日至23日，組織22位未持有“檔案工作上崗證”的檔案管理人員，參加省檔案局在海口組織的“全省檔案業務短期單項培訓班”，通過培訓學習，使新上任的檔案工作者掌握資料收集、整理歸檔、檔案管理、檔案利用等專業知識。

（三）鞏固“三農”檔案工作，抓好村（居）委會檔案管理人員業務培訓。為更加扎實地開展“三農”檔案工作，落實國家檔案局、民政部、農業部《關于加強社會主義新農村建設檔案工作的意見》及《行政村檔案管理暫行規定》，鞏固村級整理歸檔成果，突出抓好村（居）委會檔案管理人員的業務培訓，確保2012年度村級整理歸檔任務的完成。以業務指導科組成培訓小組，局領導親自帶隊，密切與各區、鎮分管檔案工作領導、檔案管理人員配合，3月11日至23日，分別到2個區、6個鎮對135個村（居）委149位檔案管理人員開展文書檔案、會計檔案業務培訓。培訓采取以參觀、講授形式進行，通過授課學習，組織參觀各區、鎮的先進村（居）委會文件資料收集、整理歸檔、檔案管理、檔案利用等工作，提高檔案管理人員業務水平及責任感，促進全市農業、農村及新農村建設檔案工作扎實、有效、持續開展，2012年度村級整理歸檔率保持在100%。

三、嚴格執行整理歸檔規定，加強檔案法制建設

（一）貫徹落實第8號令。按照國家檔案局制定的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》執行，業務指導科積極地深入到各立檔單位，協助檔案管理人員進行文件資料收集，按歸檔范圍、保管期限，完整地、規范地完成整理歸檔任務，全市機關單位2012年度整理歸檔率達100%，整理歸檔62867件。

（二）完善村級檔案工作制度，加強村級檔案管理。緊緊抓住民生檔案，積極建立“三農”檔案，充分利用“三農”檔案服務社會建設、服務農村經濟發展、服務民生需求，貫徹落實國家檔案局、民政部、農業部《關于加強社會主義新農村建設檔案工作的意見》、《行政村檔案管理暫行規定》精神，我們制定《村委會檔案管理暫行規定》，提交市政府審批下發。在政府召開的第52次常務會議上，開展認真討論，各位市長對加強村級檔案工作提出更高的要求，在會上王勇市長指出：“村委會的檔案管理非常重要，如果管理不好，就很難完善村級管理制度，制約部分村干部的行為；規范村委會檔案管理制度對加強村級管理，維護老百姓利益意義重大”。最后會議表決，對下發《村委會檔案管理暫行規定》給予肯定，一致通過，并以市政府名義下發全市貫徹執行。

（三）開展檔案安全、檔案事業綜合評估檢查。為全面貫徹落實《中華人民共和國檔案法》及國家檔案局提出的建立檔案安全體系要求，加強執行《檔案事業發展綜合評估辦法》、《村委會檔案管理暫行規定》力度，按照《檔案事業發展綜合評估指標體系及評分細則》，檔案安全管理及提供利用的制度要求，組成3個檔案安全、檔案事業發展評估檢查小組，11月16日至29日對全市80個機關單位、2區6鎮及20個村（居）委會進行檔案安全、檔案事業綜合評估考核檢查。主要方法：—是聽取單位介紹檔案安全、檔案事業綜合評估自查情況匯報；二是由檔案安全、檔案事業綜合評估小組對受檢單位檔案室實地察看；三是根據《檔案事業發展綜合評估指標體系及評分細則》、檔案安全體系建設對照評分；四是收集情況、總結通報。通報中對獲得檔案安全、檔案事業發展綜合評估先進單位的市國家稅務局、市人民檢察院、市委辦公室、市政府辦公室、河西區、海棠灣鎮、市煙草專賣局等44個單位給予表彰。

四、優化檔案館庫條件，增加館藏內容，擴大服務面

（一）完善檔案館設施建設。對檔案館庫房進行補漏及新裝修；增設檔案柜10套，安裝消毒機三臺，購置計算機2部，曙光天闊大功率網絡服務器1部；改造科室辦公室門、窗，加設防盜網，保證檔案館庫的安全。

（二）組織接收進館，整合檔案資源。一是積極接收期滿10年的文書檔案進館。全年共接收56個全宗單位4416卷檔案進館，進館年限至2001年前，達到期進館率98%。二是整理接收婚姻登記檔案進館。組織全局人員對市民政局婚姻登記處所負音的2002年前的婚姻登記個人申請表及登記材料，進行整理歸檔263卷，并接收進館。三是積極做好社會主義新農村建設檔案工作。隨著社會主義新農村建設的不斷深入，相應產生了大量的檔案資料。我們主動與市社會主義新農村建設領導小組辦公室密切合作，廣泛地收集自2006年以來，在開展社會主義新農村建設工作中形成的新農村建設領導機構、工作方案、總結報告、進度統計報表、管理制度、村道建設規劃、文明生態村工程設計圖、施工合同、工程驗收結果等大量文件、材料及規劃施工圖紙。按年度整理歸檔，共整理歸檔348盒876卷，并全部接收進館，加強規范化管理。四是接收學習實踐科學發展觀活動檔案進館。積極主動與市學習實踐科學發展觀活動領導小組辦公室直協調，聯合轉發《中共委深入學習實踐科學發展觀活動領導小組辦公室、檔案局<關于做好深入學習實踐科學發展觀活動文件材料收集歸檔工作的通知>的通知》，并指定專人上門指導收集第一批及第二批相關的學習教育活動文件、材料，組織業務指導科全體人員整理歸檔，將整理好的81盒450件檔案全部移交進館。檔案部門依法及履行職責，受到市委學習實踐活動領導小組辦公室的表揚。六是認真做好大隆水庫移民安置工程檔案接收。大隆水庫工程建成蓄水后，水庫淹沒區影響涉及崖城、天涯兩鎮18個自然村，共766戶3563人。移民人口533戶2468人，建設10個安置點，征地3600畝，安置房533套，產生大量文件、資料。為了保證移民區檔案資料的完整保存，將由崖城、天涯兩個移民點保存的人口、民房、實物、青苗調查統計表，移民規劃建設計劃、方案，各類補償登記表，安置點、安置房建設工程資料、圖紙、預算報告、驗收書；淹沒區原始照片；財務會計各類冊、帳等。集中全局人員在1月至2月間進行立卷及整理歸檔，共完成文書檔案69盒720件、基建檔案165盒289卷、照片檔案3冊176張、會計檔案76盒240冊，并全部接收進館，確保大隆水庫移民安置工程檔案的安全管理。七是購置、訂閱檔案資料。購置由人民日報社新聞信息中心出版的《人民日報圖文電子版》1946年至2012年一套；由中華人民共和國國務院辦公廳出版的《國務院公報》年度合訂本14冊（1995年至2008年）。

（三）方便、快捷提供利用服務。一是優化查閱條件。購置安裝了一部曙光天闊A650服務器，將館藏檔案文件級目錄、檔案數字化掃描檔案、人民日報圖文電子版，完整安裝到服務器中，通過服務器，為廣大用戶提供快捷查詢、利用。二是開展現行文件提供利用服務。充分利用現行文件中心這個載體，為社會各界了解政策、解決問題服務，積極組織接收各級黨委、政府所下發的現行文件，搞好登記造冊，編寫文件目錄，積極提供利用，全年查閱現行文件人數約有150多人次。三是積極利用館藏各門類檔案服務社會。提供館藏行政、土地、婚姻登記、基建、重大活動等檔案，全年共接待檔案查閱1900多人（次），3600多卷（件）。

五、搞好檔案宣傳、信息調研，推進檔案數字化建設

（一）積極推進檔案數字化建設。為全面貫徹全省檔案安全體系建設會議精神，加深對國家檔案局局長楊冬權提出的：“檔案安全無小事。檔案安今事關重大，事關全局，事關黨和國家的根本利益”的高度認識，努力建立“三個體系”，加速開展紙質檔案數字化掃描、復印等復制檔案原件，盡量盡快封存檔案原件。聘請技術人才對館藏檔案進行文件級目錄著錄，至目前已著錄約20萬條。積極整合館藏檔案資源，適應檔案信息化建設發展趨勢，與藍海新數據有限公司合作，6月15日至8月16日，對館藏利用較多的市委、市編委、市委宣傳部等三個全宗館藏檔案2532卷共242356頁，進行檔案數字化加工處理，現館藏檔案數字化加工處理已達5000多卷，共計490000頁，可供民眾利用計算機查詢檢索，達到方便、快捷、準確利用效果，為國際旅游島建設發揮檔案工作服務建設的作用。

（二）積極開展檔案信息調研，上報檔案工作信息。《加強“三農”檔案工作，保護農民根本利益》在檔案中發表；《全面提升檔案管理能力，構建檔案安全體系》參加2013年度市委理論研討會論文交流。《完善村級檔案工作制度，加強村級檔案管理》等12條信息在檔案工作簡報中發表。

（三）開展檔案宣傳，提高全民檔案意識。一是利用電視臺開展宣傳。9月24日，電視臺報道了鳳凰鎮羊欄村委會檔案室管理工作，鳳凰鎮梅村檔案整理歸檔、檔案管理、檔案利用、歸檔目錄，市檔案局管理編研科檔案目錄、開放檔案、檔案查閱及利用等新聞。二是利用報刊宣傳。晨報以題為《市政府召開第52次常務會議》報道了政府對《村委會檔案工作暫行規定》的出臺及決議；以題為《出臺村委會檔案管理暫行規定》，宣傳村級檔案工作的重要性；日報以題為《村委會檔案將規范管理》，宣傳村級檔案將以制度化、規范化管理，強化村級檔案工作。

（四）積極推廣應用“瓊蘭檔案管理系統”。2013年共有9個單位安裝“瓊蘭檔案管理系統”，至目前全市共安裝“瓊蘭檔案管理系統”79套，占85%。

六、存在問題

（一）檔案硬件設施差。市沒有獨立綜合檔案館，機關占60%單位沒有獨立檔案室，“三防”條件差，檔案管理不夠安全、保密。

（二）檔案技術、檔案信息化建設基礎差。機關單位有部分檔案管理人員利用“瓊蘭檔案管理系統”著錄檔案目錄操作不熟練，不能及時移送電子目錄；雖然現已對部分館藏檔案進行數字化加工處理，文件級目錄著錄占60%，但檔案信息服務中心通過利用計算機查詢不夠正常，很難開展檔案信息化提供利用，快捷方便服務。

（三）貫徹8號令，規范整理歸檔工作不夠。在整理歸檔中，有個別檔案管理人員隨意性大，不按《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》整理歸檔，編錯件錯號，裝錯盒，不填寫備考表等。

（四）檔案管理、利用不規范。檔案借閱隨意，沒有履行檔案借閱手續，隨便查閱檔案，不按時歸還，造成檔案丟失的不良現象。