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1水管單位工程管理科技檔案存在的問題

1.1資料收集不完整

主要表現在兩個方面：一是數量不完整，即應當歸檔的文件材料收集不完全；二是同一份歸檔材料收集不完整、不規范，如請示和批復沒有同時存檔；同一個防汛、歲修工程施工的相關資料沒有一并存放等。不完整的技術資料，不能反映工程歷史狀況，不利于以后的查閱。

1.2檔案人員素質低

水利工程管理科技檔案具有從屬水利工作和檔案管理工作的雙重特性，因此對管理水利科技檔案的人員，既要求熟悉水利業務，亦要求熟悉檔案業務。在實際工作中，基層水管單位僅把工程管理科技檔案作為普通技術資料，配備一般人員兼職管理，通常不具備科技檔案工作知識，而且缺少專門的培訓，因此也很難將工程管理科技檔案工作搞好。

1.3檔案管理不規范

由于檔案人員素質不高，導致工程管理科技檔案管理不規范，主要表現：一是檔案質量不高，如卷內目錄、卷內備考表填寫不正確等；二是管理簿冊填寫不完整，案卷借閱等登記不及時；三是管理制度不健全，甚至造成檔案資源的流失；四是手抄目錄，查閱不便。

2加強工程管理科技檔案工作的思考

2.1加強領導

領導重視是做好工程檔案管理工作的關鍵。單位領導要在日常工程管理工作中重視檔案管理工作，從制度、經費和人員上予以保證。

2.2制定制度

科技檔案管理制度是從事檔案工作的準繩，主要解決兩個方面的問題：一是收集什么材料，如何進行分類，使其便于檢索；二是如何進行管理。為了規范工程管理科技檔案工作，提高檔案管理水平，充分發揮其在管理、建設和科學研究中的作用，依據江蘇省水利廳《水利科技檔案資料管理暫行辦法》，本著符合國家規范、便于操作、落實管理責任的原則，制定了工程管理科技檔案管理制度。該制度結合工程管理實際，將工程資料收集的歸檔范圍及分類方法進一步細化，便于收集分類；同時根據國家檔案規范、規程，提出科技檔案案卷質量和管理的具體要求；明確了工程管理科技檔案與基本建設檔案的關系，規定工程改建、加固等基本建設檔案并入工程管理科技檔案；將工程技術檔案考核工作列入站所汛前檢查工作考核內容，合格的單位方可參加年終先進管理單位評比，促進站所科技檔案的規范管理。

2.3加強培訓

為了提高檔案工作水平，必須加強檔案管理人員的業務培訓，一方面在水利系統內學習，另一方面參加檔案系統的培訓，使其具備水利工程管理和檔案管理的雙重業務知識，增強崗位技能。經過培訓的檔案管理人員，可以更好地擔負起檔案的收集、整理、歸檔、管理工作，保證檔案的安全性、完整性、科學性。

2.4爭取達標升級

水利工程管理考核標準中規定：檔案管理制度健全，有專人管理，檔案設施齊全、完好；各類工程建檔立卡，圖表資料等規范齊全，分類清楚，存放在序，按時歸檔；檔案管理獲檔案主管部門認可，可取得檔案管理單位等級證書。為了提高檔案工作水平，使之更好的服務于水利建設與管理工作，就必須進行檔案工作考核，爭取達標升級，取得檔案管理等級證書。

2.5推進科技檔案數字化管理

依據國家檔案管理法規和水利工程管理科技檔案管理有關制度，研究開發數字化管理軟件，將工程管理科技檔案案卷目錄與卷內目錄按照一定的數據結構建立數據庫，重要工程技術資料錄入微機，軟件系統采用客戶機/服務器模式，實現網絡查詢和管理。各有關水利管理單位使用統一的檔案管理軟件，以實現信息資源共享，提高檔案資源的利用率，節省管理成本，推進水利工程管理現代化步伐。需要說明的是，目前有的單位將電子文本資料重點保存，而忽視書面文本的保存，往往造成一些珍貴資料的遺失，而且一些電子文本資料易被修改，很難保證其歷史真實性。因此，筆者以為，電子檔案是發展的一個方向，在目前情況下，電子檔案還不能完全替代書面檔案。

作者：王沖馮曉燕樊小玲單位：河南省水利宣傳中心