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摘要：信息化社會的來臨，從多年前的一維掃碼到現(xiàn)在的二維掃碼的大量普及，各類編碼也就越來越來重要?，F(xiàn)實生活中，在各級政府下發(fā)的紅頭文件標(biāo)題處周邊明顯的位置上都可以看到（字號），國家標(biāo)準(zhǔn)也有文件序號，這些字號/序號都是為了我們大家檢索方便。各個工廠或公司，為了管理上的規(guī)范，必然也會對全公司的文件進(jìn)行分類，編號。因此對各類文件進(jìn)行編號特別是對工程技術(shù)類文件進(jìn)行編號這一工程管理的基礎(chǔ)工作越發(fā)重要。

關(guān)鍵詞：坐標(biāo)定位；業(yè)務(wù)單元；組織結(jié)構(gòu)；文件編號

引言

我們生活在一個多元化智慧時代，很多工作需要更高效的完成，在規(guī)模比較大的公司更是如此，為了方便管理公司各層各類文件，文件編號則被廣泛應(yīng)用，它可以實現(xiàn)清晰快速的查找到目標(biāo)文件。那么文件編號到底是怎么組成的呢？本文中筆者研究總結(jié)了文件編號的規(guī)則，并舉例進(jìn)行說明。

1文件編碼回顧

我們來看一下身份證的編碼規(guī)則（18位），隨便一個號碼430104198002024318，號碼規(guī)則為：前六位組成空間坐標(biāo)，43代表省級，01代表地區(qū)級，04代表縣級，中間六位組成時間坐標(biāo)，1980代表出生年份，02代表出生月份，02代表出生日期，最后四位則為其他意義，43代表當(dāng)?shù)嘏沙鏊?代表性別，8代表析別碼。這就是為什么我們國家身份證編碼是世界上最好的編碼方式之一，從上可以看出這個編號帶有時空坐標(biāo)定位屬性。

2文件編號的特性

文件編號有自己的特性：（1）唯一性，與上面的身份證編碼一樣，一個文件編號對應(yīng)一個唯一的文件；（2）相關(guān)性，一個文件編號要體現(xiàn)者的相關(guān)信息（時間/空間范圍）；（3）統(tǒng)一性，一個組織（集團(tuán)企業(yè)）內(nèi)不同部門之間的信息交流全部統(tǒng)一化，方便管理和查找，不會雜亂無章；（4）美觀性，一個組織內(nèi)使用統(tǒng)一文件編號規(guī)則也顯得特別美觀；（5）便捷性，各使用人員經(jīng)過短暫的培訓(xùn)，就可方便學(xué)會，也方便查找，快速識別；（6）靈活性，各部門內(nèi)部自己發(fā)出的文件按流水碼統(tǒng)一編碼發(fā)出，方便靈活。

3綜合文件編號的特性，給予文件進(jìn)行坐標(biāo)定位，方便了查找和分類

隨著組織的不斷發(fā)展壯大，稍微上點規(guī)模的企業(yè)，不管是否使用MRP/ERP/SAP系統(tǒng)，對產(chǎn)品零件/部件/總成等物料也有唯一的相應(yīng)編碼，都是會有相應(yīng)的零件編號，有關(guān)零件編號的研發(fā)方法，這里就不具體探討了，只探討文件編號方法。有時一個編號就是一個部門的考核指標(biāo)或者就是相關(guān)部門需要的工作經(jīng)營指標(biāo)，乃至公司的部分財產(chǎn)。另外，編號還可用作暫時性的工作，如有關(guān)的通知，工作聯(lián)系單，訂單，與相關(guān)部門時間接口，引入時間坐標(biāo)定位。文件編號也可永久有效，如零件開發(fā)數(shù)據(jù)，圖紙，檢驗圖紙，與產(chǎn)品零件號接口，引入零件編號坐標(biāo)定位。

4文件編號結(jié)構(gòu)

我們祖先的文化博大精深，一生二，二生三，三生萬物，超過三個后，記憶也不方便，所以文件編號便于理解和記憶。在實際工作中，建議文件編號結(jié)構(gòu)采用三部分構(gòu)成：文件種類-文件序號-文件版本號。

5文件編號定位方式的靈活性

在實際工作中，特別是對文件定位坐標(biāo)方式理解后，在工廠文件編號規(guī)則中，文件分類，發(fā)出部門，時間，零件號，版本號位置靈活放置，不限于后續(xù)的舉例介紹。為了方便介紹和研究，下面以多元化業(yè)務(wù)集團(tuán)管理企業(yè)（精品科技有限公司/英文WBTTechCo.LTD）為例，介紹如何設(shè)計一套適合企業(yè)管理的文件編號規(guī)則。幫助我們理解并舉一反三。（1）先介紹一下精品科技有限公司組織結(jié)構(gòu)的具體情況，才方便進(jìn)行文件編號的操作。它由總部和五個業(yè)務(wù)單元（事業(yè)部，工廠）組成。每個業(yè)務(wù)單元下面均有獨立研發(fā)部門“生產(chǎn)部，質(zhì)量部，采購部，行政部……”。如圖1所示。（2）精品科技有限公司/英文WBTTechCo.LTD文件編碼的各部分說明，它由精品公司，分公司，文件種類，文件主體號，文件版本號五個重要部分組成，如圖2所示。（3）精品科技有限公司/英文WBTTechCo.LTD技術(shù)類報告文件編碼部分說明（如工作聯(lián)系單），對文件時效性要求嚴(yán)格一點的，可以與相關(guān)發(fā)出部門，時間聯(lián)系多些，引入部門+時間坐標(biāo)定位的文件編號方式，如編碼WBT2/MA-FACT2018-002，指的是精品集團(tuán)2公司廠部2018年發(fā)出的第二號公告（如：XX同志的任命通知）；編碼WBT2/MA-RD201805-031，指的是精品集團(tuán)2公司開發(fā)部2018年5月發(fā)出的請采購部同事找排放低氣味PC/ABS材料的第031號信息聯(lián)絡(luò)單。編碼格式如圖3所示。（4）關(guān)于精品科技有限公司/英文WBTTechCo.LTD品質(zhì)檢驗報告編碼，如WBT2/QR-PM201805-631代表精品集團(tuán)2公司來料暫收倉庫2018年5月發(fā)出的第631張需要質(zhì)量部IQC進(jìn)行檢驗的工作單。以此類推，WBT2/TR-PO201805-011為精品集團(tuán)2公司采購部2018年5月發(fā)出的第11張需要質(zhì)量部或研發(fā)部、實驗室進(jìn)行測試的工作單。WBT2/QR-PD201805-130為精品集團(tuán)2公司生產(chǎn)部2018年5月發(fā)出的第130張需要質(zhì)量部進(jìn)行檢驗的工作單。當(dāng)流水號為每月最后一個工作單時，就是質(zhì)量部IQC組的一月業(yè)績（或者KPI指標(biāo)）而且跨部門考核更真實。其編碼規(guī)則如圖4所示。（5）對永久有效的文件編碼部分說明。對文件時效性有長久性時間要求的，如零件設(shè)計圖紙，檢驗圖紙，物料清單。與產(chǎn)品零件號接口，直接引入用零件號的坐標(biāo)定位的文件編號方式。1）圖紙，指導(dǎo)書（2D/3D/QC/PE）類，如編碼WBT2/2D-P1000102034-002為精品集團(tuán)2公司零件號為P100010203的002版二維圖紙；編碼WBT2/3D-P1000102034-002為精品集團(tuán)2公司零件號為P100010203的002版三維數(shù)模。再如編碼WBT2/PE-P1000102034-002為精品集團(tuán)2公司零件號為P100010203的002版裝配作業(yè)指導(dǎo)書；編碼WBT2/QC-P1000102034-002為精品集團(tuán)2公司零件號為P100010203的002版檢驗指導(dǎo)書。由此類推，圖紙，指導(dǎo)書類編碼格式如圖5所示。2）再來看一下物料清單BOM的編碼格式規(guī)則，如編碼WBT2/BOM-P1000102034-002為精品集團(tuán)2公司總成零件號為P100010203的002版零件清單；編碼WBT2/BOM-P1000102034MJ-001為精品集團(tuán)2公司總成零件號為P100010203的001版所需模具清單；編碼WBT2/BOM-P1000102034FP-002為精品集團(tuán)2公司總成零件號為P100010203的002版所需裝配工裝清單；編碼WBT2/BOM-P1000102034FQ-002為精品集團(tuán)2公司總成零件號為P100010203的002版所需檢具清單；由此可見物料清單BOM的編碼組成格式規(guī)則。如圖6所示。

6結(jié)論

筆者將此編號方法在文件編號中引入：坐標(biāo)定位方式的編號規(guī)則應(yīng)用在就職的多家公司，并與相應(yīng)的質(zhì)量部門推廣使用。感覺各項基礎(chǔ)管理工作變得特別扎實，工作的源頭可輕松查找到，文件索引特別方便，工作效率也很高。也經(jīng)過近20余年的工作實踐，值得從事工程技術(shù)/質(zhì)量文件管理的摸索者或者相關(guān)人員推薦使用。通過本文的研究，拋磚引玉，希望給有需要的人提供一定的幫助。

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作者：周儒霖 張立軍 周秋生 單位：寧波福爾達(dá)智能科技有限公司