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1引言

高校基建工程合同是為了完成高校工程建設而簽訂的一系列合同。高校基建工程涉及面廣、不可預見因素多，這些特點決定了高校基建工程合同管理的艱巨性。從現狀來看，大部分高校基建管理部門對合同管理的重視程度不夠，經常將合同管理視為事務性工作，沒有把合同作為約束雙方權利義務關系、保證項目管理目標實現的依據。合同管理機制不健全，合同條款規定不嚴謹，特別是對計價依據與結算、履約風險、違約責任等關鍵條款考慮不周，導致合同執行過程中雙方責、權、利不明確而發生分分歧，影響工程的順利進行。因此建立一套科學的合同管理體系，從建立專業管理組織機構、制定合同管理流程到應用信息化管理手段，全過程、系統化、動態性地進行合同管理對提高高校基建工程管理水平具有重要意義。

2高校基建工程合同管理體系構建

做好基建工程合同管理需要組織保障、管理模式和管理手段的共同支撐，三者有機聯系、共同構成一套完整的合同管理體系。本文從建立合同管理組織機構、制定合同管理流程、加強合同管理信息化建設三個方面提出建議，以期對高校基建工程合同管理工作提供有益借鑒。2.1建立合同管理組織機構。基建工程合同涉及內容多、專業面廣，為了提高合同管理水平，必須使合同管理工作專業化和專門化，設立專門的機構和人員，定人定崗定職責，才能高效完成合同管理工作。合同管理人員應熟練掌握和運用建筑行業相關法律法規，精通合同業務，熟悉工程技術、造價和財務、審計等相關業務知識，能勝任合同擬稿、修改、談判和解釋工作，熟悉合同履行和工程索賠管理等一系列相關法律事務。房地產企業的法務部門職責大多重在維護公司利益和權益，基本都是選聘法律專業背景的人員，但高校基建合同管理部門職責重在合同條款與工程質量安全、進度管理、投資控制、校園文明施工等要求的關聯，宜選聘具有工程管理、造價管理背景人員，更有利于項目管理目標的實現。同時高校基建管理部門應注重推廣合同管理理念，提高基建管理部門人員合同管理整體水平。2.2制定合同管理流程。合同管理是一項系統性工作，不僅是合同文本審核單個環節，需要前后環節的延伸，建立從采購計劃、采購審批、合同簽訂、合同執行到合同評價、合同歸檔的全過程管理流程，以有效提高合同管理的科學規范和嚴謹高效。2.2.1統籌制定采購計劃。基建工程采購規模大、采購復雜度高、采購方式多樣、采購環節多，且高校實施基建工程與年度資金預算密不可分，因此統籌制定科學合理的采購實施計劃是提高采購效力和效益的前提。編制采購計劃時需兼顧規范性與計劃性，堅持落實采購預算的原則，考慮資金到位情況量力而行，不能擅自擴大采購規模、提高采購標準，采購項目的數量和資金來源應與采購預算相互對應。除了考慮到現實需求，也需要適度超前、兼顧前瞻需求，在財力允許的情況下適度提高工程的內在品質，綜合分析工程建設成本和運行成本，從建筑全生命周期成本角度出發提出采購需求，提高資金使用效益。例如建設工程中變配電設備、電梯、空調系統、新風系統、照明系統、幕墻門窗、洗手間潔具等關系到運行安全和使用舒適的材料設備，宜適當提高采購標準，選用經久耐用、節能環保、美觀大方的產品。同時還要統籌考慮眾多采購項目之間的“輕重緩急”，確保重點項目和急需項目優先安排采購。對于同種類型的采購項目，應盡量一次性采購，擴大采購數量，減少采購批次。這樣不僅能取得規模采購的價格優惠效果，還能達到減少采購成本和費用的目的。為了盡量減少施工對教學科研的影響，高校往往在暑期集中安排房屋維修、基礎設施改造工程，對于同期開工的同類型項目，可以綜合考慮工程技術要求、施工場地條件、施工單位承攬能力等因素后適當的進行集約采購，除了經濟優勢外，也便于施工現場的統一管理。2.2.2審批和實施采購事項。列入采購計劃的工程項目在啟動實施前應進行采購審批，對擬采購事項的必要性、可行性、資金落實情況、技術要求等啟動條件進行審核，確需進行采購的還應根據采購規模和類型審批采購方式。如某教學樓計劃進行加固改造，擬采購設計服務，在進行采購審批時，需審查該項目是否已完成校內立項及必要的政府部門立項手續、是否已明確資金來源及撥付計劃、是否已完成結構檢測及鑒定、是否已完成設計任務書、采購時間是否符合項目進度安排等等，以上條件全部齊備后，根據設計費估算額度審批采取何種采購方式。對于達到法定招標范圍和規模標準的工程項目應當依法進行招標；未達到法定招標范圍和規模標準的，但達到政府采購限額標準的工程項目應執行公開招標、邀請招標、競爭性談判或磋商、詢價、定點采購等政府采購程序。為了加強內部控制，高校大多會設定校定采購標準。未達到政府采購限額標準，但達到校定采購標準應執行學校規定的采購程序。2.2.3審查合同文本。合同訂立前的文本審查是合同管理的重要環節，需要完成合同條款的審查、認定和評估工作。以招標方式訂立合同時，應對招標文件進行審查、認定和評估。合同評審首先應進行合法性、合規性審查，查明合同相對方的主體資格、營業范圍、履約能力、信譽狀況以及授權委托等內容，審查是否存在違法違規、損害學校利益的條款。然后應進行合理性、可行性評審，審查合同的內容、金額、工期、質量、計價依據和結算方式、支付方式及期限、保修期限等條款。還應進行嚴密性、完整性評審，審查是否存在條款表述模糊或爭議解決方式、違約責任及索賠等條款遺漏等問題。此外，合同評審還要考慮風險評估，對物價波動、供需市場、自然風險等情況進行約定。為了提高合同文本質量，高校基建管理部門宜組織制定工程合同范本，不僅可以保證合同條款全面、準確、嚴謹，也能提高合同評審效率，維護學校權益。2.2.4跟蹤合同履行。合同履行過程中應對合同實施信息進行全面收集、分類整理，對合同實施中的偏差進行定性、定量分析，查找存在的問題，并制定合同糾偏措施或方案。跟蹤合同履行要特別關注變更管理和索賠管理。工程實施中的變更可以解決設計、現場施工中的一些技術難題和不可預見狀況，保證合同順利履行。但大部分情況下變更的發生會對工程造價和工期產生影響，因此在施工過程中要認真分析、嚴謹判斷是否發生需要變更，并在變更后做好跟蹤管理。索賠管理也是合同管理的重要環節，施工單位利用索賠彌補或減少損失是廣泛采用的風險對策。基建管理部門應強化索賠意識，加強索賠管理，嚴格履行合同條款，避免由于自身違約造成施工單位的索賠，同時積極考慮反索賠。資金支付審核是合同履行過程中重要的內部控制環節，付款審核崗位與業務辦理崗位應不相容，高校基建管理部門可根據施工、貨物、服務不同類型合同特點約定支付節點及依據，并可按照金額大小設立分級別的授權審批制度。2.2.5建立健全合同評價。高校基建管理部門在合同執行完成后，應進行工程合同管理評價，對合同訂立情況、履行情況、管理工作、對本項目有重大影響的合同條款進行評價，總結合同管理過程中的經驗和教訓，提出總結報告。根據合同總結報告確定項目合同管理改進需求，制定改進措施，進而完善合同管理制度。2.2.6重視合同資料歸檔。合同文本及相關資料屬于重要的法律文件，是合同雙方解決爭議的重要依據，應及時建立臺賬、妥善保管。由于基建工程建設周期長、涉及專業多、面臨情況復雜，無論是施工過程中及后續的結算、決算階段，出現的許多問題都有依靠合同資料予以解決。因此，高校基建管理部門應給予足夠的重視，2.3加強合同管理信息化建設。合同信息繁多龐雜，信息化手段的應用不僅可以整合項目管理全過程的數據信息，還能夠提供全過程的業務流程，實現項目建設全程留痕、實時跟蹤、風險預警。在信息化技術應用越來越廣泛的時代，建立合同管理信息系統將成為必然也是必要的選擇。合同管理的信息化主要包括合同管理業務審批與合同信息管理兩個部分。合同管理業務審批包括合同簽訂評審、合同變更評審、資金支付評審等業務流程的網上審簽流轉。合同信息管理可進行合同單位、合同金額、合同變更、合同付款等關鍵信息的記錄，并可與投資計劃、工程進度等信息關聯，保證合同執行控制在項目計劃范圍內。此外信息系統可按業務需求生成各類合同報表，實現多層次、多角度的統計分析，為進行項目管理關鍵環節控制、減少履約風險及控制投資提供便利條件。

3高校基建工程合同管理體系應用

清華大學基建規劃處負責校園規劃和主校區基本建設項目的全過程管理，2002年成立合同管理科，設立專人專崗負責全校基建工程合同管理，改變了過去各科室分散簽署合同的狀態。經過多年的探索和實踐，基建規劃處建立了從采購計劃、采購審批、合同簽訂、合同執行到合同評價全生命周期的基建工程合同管理體系，制定了《清華大學基建工程類合同管理辦法》、《清華大學基建規劃處工程合同管理實施細則》、《清華大學基建規劃處建設項目付款審核管理實施細則》等校級、處級制度，并在全處負責的基建工程中進行了應用，取得較好實施效果。現以某具體項目為例說明合同管理體系應用情況。清華大學綜合實驗樓項目位于校園東側，是一座具有多學科交叉融和、高層次創新人才匯聚、管理機制創新、開放式國際一流的科研實驗中心。該項目用地規模18000平方米，總建筑面積141000平方米，其中地上14層、總建筑面積約91000平方米，地下4層、總建筑面積約50000平方米；建設內容主要包括：研究室、實驗室、展廳、多功能廳、地下車庫、設備用房等；總投資規模約11.5億元，其中建安工程約10億元。本項目施工用地狹小，周邊管線情況復雜，除了滿足多個使用單位功能需求外還有約8000平方米工藝要求復雜的超凈實驗室，對參建單位的專業程度要求非常高。基建規劃處根據工程建設項目特點成立了綜合實驗樓項目部，行使工程實施過程中具體的組織和管理職能，其余各科室按照職能分工分別負責工程實施階段的具體工作。項目部根據總體進度計劃安排和年度資金預算情況，從2016年開始申報采購計劃，辦理勘察、設計、施工總承包、監理、造價咨詢、招標、工程測量、基坑監測等各類采購事項申請，各職能科室和主管領導對采購事項進行審核審批。采購程序實施完成后，項目部提交合同簽訂申請，合同管理科依據合同類型分別組織相關職能科室進行合同文本審核，清華大學基建工程合同評審流程見圖1。基建規劃處依據國家、行業和地方的工程合同范本為基礎，結合多年實踐經驗，在專用條款中加入高校工程管理要求，建立了基建工程合同范本庫，涵蓋了施工、監理、勘察、設計、造價咨詢、工程測量等三十余類，經法律顧問審核后在全處項目中施行，并根據合同執行情況中追蹤的反饋意見進行合同條款修訂，實現動態化管理。綜合實驗樓項目合同文本均采用基建規劃處制定的合同范本，該項目于2018年12月開工，目前進展順利。本文所闡述的這一系列合同管理措施的應用，有效提升了該項目合同條款的標準化、合同評審的高效化和合同管理的規范化。為了發揮信息化技術在基建管理上的優勢，基建規劃處從2009年經過調研比選后選擇與軟件公司聯合開發基建項目管理信息系統，從基建管理功能需求分析、業務流程梳理到系統結構體系搭建、功能模塊設計，建立了一個以合同管理為樞紐，連接立項報批、投資控制、進度管理、洽商變更、招標采購、財務決算等節點的一體化智能業務平臺。2012年正式推廣應用，經過多年的運行和升級優化，該系統已實現了信息流在基建管理關鍵環節之間的貫通、業務流程在線簽批、多層次多角度分析管控等功能，成為高效、精準進行項目管理的有效幫手。

4結語

建設工程的特點是專業多、參建單位多、施工現場復雜，施工進度、質量及安全控制難度大，因而風險較大。工程合同關系著建設項目的質量、進度和投資目標，對整個項目的實施起著控制和保證作用，科學高效的合同管理體系有利于高校基建管理部門管理參建單位、協調內外關系，既可以規范各方行為、降低風險，又能維護市場秩序，形成良性競爭。在依法治國、依法治校的政策要求下，高校基建管理部門需提高法律意識，完善合同管理機制，實現合同管理的全生命周期、全過程閉環管理，推動高校工程項目的順利實施。

參考文獻

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作者:劉芳 保其長 張娟 單位:清華大學基建規劃處