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1檔案的管理方法

下面主要從檔案保管、檔案借閱、檔案鑒定、檔案銷毀、涉密測(cè)繪成果保密管理五方面介紹檔案管理的方法和措施。

一、檔案保管檔案保管是檔案工作的重要內(nèi)容之一，其內(nèi)容是采用一定的設(shè)備和辦法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，最大限度的延長檔案的壽命。檔案保管可從以下方面進(jìn)行管理:

(一)檔案保管工作必須防重于治，防治結(jié)合，維護(hù)檔案的完整與安全。

(二)各部門在日常工作中形成的文件資料由各部門負(fù)責(zé)積累、整理，年終移交歸檔。

(三)檔案室對(duì)各部門按規(guī)定移交的文件材料要認(rèn)真進(jìn)行審查，并辦理移交手續(xù)。

(四)檔案室對(duì)歸檔資料進(jìn)行二次整理，按照單位檔案的分類大綱和編號(hào)方案分類編制檔案號(hào)和檔案目錄。

(五)檔案上架時(shí)應(yīng)按照類目體系和保管單位的次序，自左向右，自上而下排列，并注意適宜的飽和度，以便于管理和提供利用。

(六)檔案柜的排列要合理，與墻壁間保持一定的距離，柜架間距一般以0.9至1.2米為宜，通道應(yīng)取遷回式。

(七)檔案庫房應(yīng)保持清潔，切實(shí)做好“八防”(防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防高溫、防塵、防污染等)工作，并充分利用現(xiàn)有設(shè)備條件，及時(shí)調(diào)節(jié)庫房溫度、濕度(溫度為14℃一20℃，日變化士2℃;相對(duì)濕度勸%一65%為宜)。做好濕、溫度登記工作。

(八)根據(jù)季節(jié)變化，定期檢查檔案的保管狀況，及時(shí)做好霉變、破損檔案的修補(bǔ)復(fù)制工作，并做好記錄。

(九)按檔案借閱制度做好檔案借閱工作。

(十)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，隨時(shí)掌握檔案的庫藏量、借出量、閱覽量、移出量、銷毀量等，使賬物相符。

(十一)非檔案室工作人員未經(jīng)允許一律不誰進(jìn)入庫房。

(十二)檔案借閱者和檔案人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，須辦完院有檔案移交手續(xù)后方可調(diào)離崗位。

二、檔案借閱

檔案借閱是檔案利用中最傳統(tǒng)也是最常見的方式，可以通過利用者到館、室內(nèi)閱覽和檔案外借等途徑實(shí)現(xiàn)。檔案借閱可從以下方面進(jìn)行管理:

(一)檔案室的檔案一般只供本單位內(nèi)部使用，原則上不外借，其他單位和個(gè)人因特殊工作需要借閱，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱，一般外借時(shí)間不超過十天;需續(xù)借者，要辦理續(xù)借手續(xù)。

(二)工作人員可直接到檔案室借閱本人工作職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料，如需借閱職責(zé)范圍外的檔案需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批誰方能查閱。

(三)借閱檔案者都應(yīng)填寫《檔案借閱登記簿》，在借閱期間，任何人不得拆卷、劃線、撕頁和涂改、污損檔案材料。

(四)歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員必須檢查檔案材料的完整情況，并辦理有關(guān)手續(xù)。

(五)檔案資料的公布和對(duì)外交流權(quán)屬本單位，其他單位和個(gè)人，未經(jīng)本院批誰，無權(quán)公布及對(duì)外交流檔案材料，否則按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定追究法律責(zé)任。

三、檔案鑒定

檔案鑒定是檔案管理業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)之一，一般包括檔案的價(jià)值鑒定和檔案的真?zhèn)蔚蔫b定，而檔案界通常所從事的檔案鑒定，主要是指檔案保存價(jià)值的鑒定。檔案鑒定可從以下方面進(jìn)行管理:

(一)按《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定執(zhí)行。單位檔案鑒定工作每年進(jìn)行一次，由單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、股Nlanagement}企業(yè)管，里室負(fù)責(zé)人和檔案室人員組成鑒定小組負(fù)責(zé)具體工作。

(二)以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)鑒定歸檔材料的價(jià)值，以單位的檔案保管期限表為依據(jù)和標(biāo)誰，誰確把握歸檔范圍和保管權(quán)限，鑒定時(shí)逐項(xiàng)、逐份、逐張審查，并做到賬物相符。

(三)編制鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并注明鑒定日期。

四、檔案銷毀檔案

銷毀是檔案保管價(jià)值鑒定工作的最后環(huán)節(jié)，其銷毀工作必須遵照銷毀制度執(zhí)行。檔案銷毀可從以下方面進(jìn)行管理:

(一)編制檔案銷毀清冊(cè)，一式三份，由單位領(lǐng)導(dǎo)審查批誰后，一份由檔案室保存?zhèn)洳椋韮煞莘謩e報(bào)上級(jí)主管部門和市檔案館備案。

(二)檔案銷毀由檔案室負(fù)責(zé)執(zhí)行，指定專人銷毀和監(jiān)銷;并將銷毀的檔案從目錄(包括保管單位目錄和有關(guān)檢索工具)上劃掉、注明。

(三)凡是檔案的保管期限在鑒定中有調(diào)整，應(yīng)對(duì)有關(guān)的管理工具(如檔案目錄、保管單位封面等)進(jìn)行相應(yīng)的修改。

(四)保管單位內(nèi)文件材料有變動(dòng)時(shí)，應(yīng)對(duì)保管單位進(jìn)行調(diào)整或重新整理。

(五)調(diào)整庫藏檔案的排列序列，并繼續(xù)提供利用。

五、涉密測(cè)繪成果保密管理

在工程勘測(cè)設(shè)計(jì)等民用領(lǐng)域中常常會(huì)用到大量的涉密資料，如測(cè)繪資料、地質(zhì)資料和水文資料等等，以及相應(yīng)產(chǎn)生大量的密級(jí)檔案，涉密測(cè)繪成果的管理是國家保密管理工作的重要組成部分。涉密測(cè)繪成果保密管理可從以下方面進(jìn)行管理:

(一)為保證涉密測(cè)繪成果的安全，維護(hù)國家及單位的利益，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《關(guān)于國家秘密載體保密管理規(guī)定》等有關(guān)保密法律法規(guī)及國家測(cè)繪局的有關(guān)規(guī)定，必須做好密測(cè)繪成果保密管理工作。

(二)統(tǒng)一管理，建立涉密測(cè)繪成果檔案臺(tái)帳，及時(shí)做好歸檔登記入冊(cè)工作，指定責(zé)任管理人員，嚴(yán)格做好日常管理工作。

(三)院有涉密成果集中進(jìn)行歸檔管理，使用成果時(shí)必須由分管領(lǐng)導(dǎo)批誰，并做好查借登記工作，使用后應(yīng)及時(shí)歸還或刪除，涉密成果銷毀時(shí)必須有完善的銷毀記錄及手續(xù)。

(四)檔案查閱者應(yīng)按指定范圍查閱，并負(fù)有保密責(zé)任，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)借涉密測(cè)繪成果。

(五)嚴(yán)禁在非涉密計(jì)算機(jī)及非涉密介質(zhì)上處理、存儲(chǔ)涉密地理信息。

(六)經(jīng)審批查借的涉密測(cè)繪成果，嚴(yán)禁在超出許可的目的和范圍外使用。

(七)嚴(yán)禁未經(jīng)批誰擅自對(duì)外提供涉密測(cè)繪成果。

(八)屬于保密性質(zhì)的檔案，保管人員必須妥為保管，嚴(yán)防失密。

(九)根據(jù)需要，定期或不定期進(jìn)行涉密測(cè)繪成果檔案的保密工作檢查，做好記錄工作。

(十)涉密測(cè)繪成果若不慎發(fā)生泄密，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施，及時(shí)報(bào)告主要領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)泄密情況及時(shí)向市國土資源局及市保密局等相關(guān)管理部門報(bào)告。

2結(jié)語

檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性工作，本文通過檔案管理工作方法在實(shí)踐中的應(yīng)用作了一些探討和總結(jié)，通過本文檔案管理方法探討，可為同行檔案管理提供一些類比和借鑒。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，新的管理方法定將不斷完善，還有待進(jìn)一步去探索。

作者：劉莉單位：肇慶市公路勘察設(shè)計(jì)院