微探企業(yè)檔案管理的信息化范文
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信息化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，需要企業(yè)在人力、物力、財(cái)力上的投資支持，具體來(lái)說(shuō)需要從以下幾個(gè)方面著手：
（一）提高檔案工作人員素質(zhì)
當(dāng)前企業(yè)的檔案工作一般都由行政或人力資源部門兼任，缺乏專業(yè)的現(xiàn)代高科技人才，同時(shí)具備檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才更是奇缺，由此導(dǎo)致了檔案工作難以大踏步前進(jìn)。有些企業(yè)即使引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備卻沒(méi)有相關(guān)人員可以操作難以起到實(shí)質(zhì)性的作用。針對(duì)此，企業(yè)可以招聘專業(yè)檔案管理人員或者從人力資源、行政部門選撥優(yōu)秀人才進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的計(jì)算機(jī)、文字管理、文檔檢索等綜合能力，同時(shí)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行職業(yè)道德和思想政治的培訓(xùn)，檔案工作涉及到公司的很多機(jī)密，必須選撥政治覺(jué)悟高、思想道德端正、綜合能力強(qiáng)的人員擔(dān)任。檔案工作人員自身也要從日常生活中的學(xué)習(xí)工作中入手不斷提高專業(yè)能力，自覺(jué)抵制不良思想的侵蝕，努力做好檔案管理、保密工作。
（二）加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)
所謂信息化基礎(chǔ)建設(shè)就是加大計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在檔案工作中的利用率，比如可以利用計(jì)算機(jī)計(jì)算速度快、儲(chǔ)存信息準(zhǔn)確的特點(diǎn)利用它起草、發(fā)送、修改、歸還文檔，還可以利用計(jì)算機(jī)的檢索功能及時(shí)查找出過(guò)期文檔、機(jī)密文檔進(jìn)行分類處理。網(wǎng)絡(luò)方面，要建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在各檔案管理中的應(yīng)用程度，建設(shè)和完善局域網(wǎng)，從而逐步實(shí)現(xiàn)公司各項(xiàng)工作的網(wǎng)絡(luò)化。
（三）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)
檔案資源是信息化的前提和目的，這方面要做到兩點(diǎn)。一是實(shí)現(xiàn)檔案電子化。將企業(yè)原有的紙質(zhì)文獻(xiàn)、檔案等經(jīng)過(guò)收集、篩選后利用掃描儀、計(jì)算機(jī)等把紙質(zhì)數(shù)據(jù)輸入到數(shù)字化檔案中，在這個(gè)過(guò)程中一定要注意檔案信息的準(zhǔn)確性和對(duì)企業(yè)的實(shí)用性。對(duì)于現(xiàn)有紙質(zhì)檔案中沒(méi)有但企業(yè)十分需要的資料，可以采取問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地采訪、翻看資料等形式總結(jié)出來(lái)并輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)。二是建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案電子化只是信息化的初級(jí)階段，檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)需要達(dá)到共性性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性，才能稱得上實(shí)現(xiàn)了信息化。但是當(dāng)前大部分企業(yè)都把這兩者割裂開(kāi)來(lái)，因此需要加快數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)同其他管理及建設(shè)項(xiàng)目如文書(shū)處理、生產(chǎn)活動(dòng)等的鏈接，真正成立一體化、全網(wǎng)絡(luò)的檔案管理系統(tǒng)。
（四）科學(xué)規(guī)劃，加大資金投入力度
企業(yè)是以盈利為目的的，從短期來(lái)看，投入大量的人力、物力去建設(shè)檔案管理看不到任何利益，因而部分企業(yè)更愿意把精力投入到銷售、市場(chǎng)等收效快的部門，取得立竿見(jiàn)影的效果。但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，檔案管理其實(shí)是對(duì)公司運(yùn)作、發(fā)展、內(nèi)部情況等最具有說(shuō)服力的資料，將這些運(yùn)用到企業(yè)管理中會(huì)有很大的實(shí)際效用。比如員工資料橫向縱向的比較可以看出員工業(yè)績(jī)、部門發(fā)展?fàn)顩r、可能出現(xiàn)的問(wèn)題，比如企業(yè)的季度銷售額可以看出市場(chǎng)對(duì)于產(chǎn)品的接受度等以便公司來(lái)年可以對(duì)市場(chǎng)有更好的把控。因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須從思想上重視檔案信息化工作將其納入到公司的日常建設(shè)中，并盡可能的給予資金支持。在建設(shè)中也要避免盲目規(guī)劃，需要提前做好規(guī)劃和組織建設(shè)，建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)于項(xiàng)目參與人員要責(zé)任到人，對(duì)于部門設(shè)置、與其他部門的聯(lián)系、準(zhǔn)備投入的資金、每一階段要達(dá)到的目標(biāo)等都要提前統(tǒng)籌好。
二、結(jié)束語(yǔ)
總之，加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的步伐，是提高企業(yè)管理水平的巨大舉措，對(duì)企業(yè)加強(qiáng)自身的了解及更好的規(guī)劃以后的發(fā)展都具有良好的參考價(jià)值，隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)提供了巨大的便利，企業(yè)必定能更加高效的提高檔案管理的效率。
作者：杜穎單位：杭州運(yùn)河集團(tuán)投資發(fā)展有限公司
