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一、檔案管理中的問題

在宏觀層面,隨著《中華人民共和國檔案法》的頒布,國家和社會對檔案管理工作提出了明確的要求。然而,在微觀層面,囿于檔案工作者自身的素質和能力,檔案工作仍然停留在的原始階段,且存在著理念和實務操作上的誤區,把檔案管理收縮為檔案收集和保存。

1.有文必檔

從歷時性上講,檔案是文件轉化而來的。文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿。檔案的產生一定離不開文件。基于文件和檔案的這一層關系,大部分檔案人在理念和實務操作過程中形成一條規則:有文必檔。這樣,檔案就成了文件的位移,并沒有實現文件向檔案的質躍。我們說檔案是由文件轉化而來,但不意味著每一份文件都必然地成為檔案。不能因文件與檔案存在普遍性,而武斷地消除文件與檔案各自的特殊性。促使文件轉向檔案質躍的最根本的要素是文件的價值性。缺乏價值性的文件即使按檔案的規格處理,也徒有形式,而無本質意義,雖無大害也無裨益。簡言之,之所以對檔案進行管理,在于檔案的價值性。檔案是經過人們價值鑒別、有選擇保留下來的文件,是文件的精華,是有價值的歷史記錄,只有在日后實際工作和科學研究活動中有查考利用價值的文件,才有必要轉化為檔案而進行管理。故此,檔案管理離不開但卻不等于檔案的收集和保存,切莫“有文必檔”。

2.存而不研

檔案是由原始文件材料轉化而來的,而不是事后編寫和隨意收集的材料。因而具有原始性的特點。檔案的原始性與記錄性相融合,即原始記錄性就是檔案的本質屬性。基于檔案的原始記錄性屬性,我們認為檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。所以檔案管理要保存一份份具體的文件紙本也是必要的。據此而否定事后對檔案的編研,檔案館就成了保管檔案材料的倉庫,把檔案這種文化載體當做一潭死水,檔案中藏有大量珍貴信息資源的潛在的經濟價值、文化價值和社會價值的實現就無從談起了。重檔案收集而輕檔案編研,是目前檔案工作中存在的通病。如此,不僅檔案的價值難以體現,而且檔案管理的功能也難以實現。之所以要對檔案進行管理,不是滿足懷舊心理,而是使檔案中的信息資源滿足未來的需求。所以,是對檔案和檔案管理的曲解。

二、實現檔案工作的將來時轉向

在形式上,檔案管理的通病表現為有文必檔、存而不研;在理念上,這個通病卻反映了檔案人只是把檔案管理當做是對“過去時”粗糙混合的錯誤認識。指出:“檔案是人們認識和把握客觀規律的主要依據,是人類活動的真實記錄;借助檔案,我們可以更好地了解過去、把握現在、預測未來。”以史為鑒。我們對檔案進行管理不是要引導人們向后看,而是要引導人們向前看,不是玩賞歷史往事而迷古戀舊,而是為了繼往開來譜寫明天嶄新篇章。當前,檔案界盡管也提出檔案管理現代化的設想,并且在管理手段和環境上也一定程度是實現了現代化;但是檔案人理念仍停滯在“檔案工作就是對昨天的儲存”的過去時階段,也可謂“新瓶裝舊酒”。要解決當前檔案管理的通病,實現檔案的信息資源的價值,檔案人必須把目光轉向將來時,為將來計。

1.創新檔案工作的理念

實現檔案工作的將來轉向,本身就是工作理念的更新、創新。這就要求檔案人在思維方面不但要自動更新,跟得上時代要求,更要主動創新,超前一步,不斷把檔案工作推向新階段。觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想,觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。檔案管理工作要適應社會需求的變化,本著“以人為本,服務至上”的服務理念,把滿足社會需求作為檔案工作的價值取向,從“重管理、輕利用”的傳統模式中解脫出來,把檔案工作的重心轉到為各項事業發展提供優質服務的軌道上來。變“封閉型”為“開放型”,把“死”檔案變成“活”資源,尋求更為有效的服務新途徑,在創造社會效益的同時,促進檔案事業的發展。檔案管理應立足現實,既要做好常規基礎工作,又要緊跟新形勢,拓展服務領域和范圍,找準切入點和突破點,在實現自身發展的同時,服務社會發展。以創新理念和創新行為來加強檔案工作,開辟檔案管理的新途徑,促使檔案工作的將來時轉向。

2.提高檔案人的業務素質

檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作。它既要有堅實的理論基礎,又有豐富的業務知識。所以,檔案人除了具備先進的工作理念,還必須系統地學習檔案專業理論知識和業務技術知識,并把所學理論知識運用到工作實踐中去,做到理論與實踐相結合。同時,要在工作實踐中不斷總結、研究檔案專業的理論和技術,不斷豐富和發展檔案學理論。只有這樣,才能將歷史留給我們的和目前還在源源不斷形成的數量浩繁、內容豐富、種類繁多、形式多樣的檔案管好、用好,從而推動檔案事業的進步和發展。檔案管理作為一種專業技術工作,需要較強的專業基礎作支撐,需要不斷地學習和提高,不斷接受新的業務知識和業務技能。

3.深化檔案價值鑒定和信息編研

檔案價值鑒定和檔案信息編研,是克服當前檔案工作中“有文必檔”和“存而不用“弊端的主要措施,是實現檔案管理功能和檔案價值不可或缺的過程,也是實現檔案工作將來時轉向的本質要求。價值鑒定是從數量龐大、種類繁多、內容豐富、成分復雜、價值不一的檔案中去粗存精,是對特定文件的未來作用的一種預測,實質是解決檔案質與量之間的矛盾。從客體角度講,檔案價值鑒定的合理與否是檔案信息編研的成敗的關鍵。檔案信息的編研是在價值鑒定的基礎上,為實現檔案與社會之間的價值對接,對檔案中儲存的大量信息研究,及時提供檔案信息的活動。編研活動的核心是研,即是對一份份具體的檔案信息內容進行系統的整理和開發。價值鑒定和信息編研是檔案工作的核心,沒有它們,利用檔案無異于大海撈針。

4.檔案信息共享化

管理檔案歸根結底是開發檔案信息資源。現代化管理手段儲存的各種信息,為檔案信息資源的開發利用創造了條件。可以將檔案信息資源合理配置,科學管理,使其實現數字化、標準化、系統化、網絡化,以滿足社會各方面對檔案信息的需要,并能產生更廣泛的社會效益。特別是計算機網絡技術的發展與深化,使檔案信息、交換電子數據、在線查找館藏信息等行為,在較大程度上突破了時空的限制。建立檔案信息網站,將其聯入互聯網或公眾信息網,不僅能實現檔案部門間的信息交流和資源共享,而且能夠拓展檔案利用服務的范圍:從封閉的機要服務轉向開放服務;從為單純為本領域服務擴展到為全社會服務。

三、總結

總之,克服檔案工作中存在的弊端,發揮檔案信息的價值,實現檔案工作的將來時轉向,既是一個認識問題,也是一個實踐問題,需要具有前瞻意識強、綜合素質高的檔案人,去實踐檔案管理。

作者：許芳單位：商丘師范學院