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摘要:

事業單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷的優勢，保證對時展的滿足，實現檔案管理的現代化和電子化，才能實現基層事業單位檔案管理工作的良好開展，進而為事業單位的其他工作打下堅實的基礎。在闡述事業單位檔案管理現代化和電子化的內涵以及要求下，對當前事業單位中檔案管理中存在的弊端進行分析，隨后提出相應的解決辦法。

關鍵詞：

事業單位；檔案管理；信息化；現代化

隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作需要走上信息化和時代化的道路。目前，中國的事業單位均面臨著深化改革的重要任務，檔案管理工作對于事業單位來講是必然的，因此事業單位中的檔案管理人員需要與時俱進，對檔案的管理方式進行及時更新，最終實現檔案信息管理的電子和現代化。

1檔案管理現代化和電子化的優勢和特征

檔案對事業單位的全部日常工作實現了詳細的記錄，可以有效提升事業單位的工作效率，其管理有著十分重要的作用。因此若能夠進一步提升檔案管理的水平，將檔案管理的現代化和電子化進程實現推進，則代表著檔案管理的水平將會出現極大的進步。檔案管理將脫離傳統的紙質媒介。在信息的收集上，電子檔案更容易對檔案信息進行接受和存儲，很好的避免了物理空間的占據。[1]在處理和檔案的選擇上，電子檔案同傳統檔案對比會更加便利和快捷。電子檔案隨時都能夠從電子設備上抽調出來，為工作所服務。并且在信息的選擇上，只需要將相應的功能健進行點擊就能夠對大批量的數據進行處理，且具有準確無誤的效果。在信息的加工上，若電子檔案需要綜合處理以及修改數據，則可以隨時進行，但是紙質檔案沒有如此方便的功能，在緊急情況下，傳統檔案無法滿足快速的社會發展需要。

2我國事業單位中檔案管理的現狀和缺陷

我國當前的檔案管理辦法比較傳統，其中存在較多的弊端和不足。首先是規范化的問題，我國當前的現代化和電子化檔案管理方式存在嚴重的不規范性。具體的表現方式有工作人員在處理電子檔案上。[2]電子檔案的體積較小，攜帶便利，但是某些工作人員意識不到檔案信息的重要性和機密性，在管理中大手大腳，將檔案實行隨意的處理，導致了檔案的遺失和泄露。某些工作人員只會將檔案進行上傳，對檔案信息的規范管理和重要數據的備份管理技能掌握不足，極易導致電子設備在出現故障后，輕易的就將電子檔案丟失。且有著電子檔案的設備在出現遺失后，十分容易造成檔案信息的泄漏，造成國家和事業單位的難以避免的損失。對此提升檔案管理人員的業務能力和個人素質十分重要，要保證對檔案管理的工作人員實施培訓和教育，保證其可以對檔案管理的重要性進行充分認識，保持高度警覺，避免出現檔案丟失或是遺漏等情況。上述內容中涉及的電子檔案安全性問題，一方面是由于檔案管理人員的工作缺陷造成的；另一方面還可能有電子檔案管理中的技術問題所導致的。有的事業單位缺乏與時俱進的思想，對老化的電子存儲設備沒有實現及時的更換，導致了存儲在其中的電子檔案的損壞和故障的發生。有的事業單位的電腦配置十分落后，處理速度緩慢，這些極有可能會導致檔案管理數據處理的效率。此外，計算機的軟件未進行及時更新，造成檔案數據會出現不同的錯誤。為檔案的管理造成一定的麻煩。以上事業單位電子檔案管理中存在的各種缺陷，需要不斷強化和提升事業單位檔案管理人員的管理安全意識，對電子存儲的設備進行及時更新，充分做好備份工作，保證正常檔案處理工作的有序和穩定實施。

3全面實現單位檔案管理現代化和電子化的方式

在社會經濟的不斷發展中，信息技術已經逐漸變得普及，傳統的檔案管理方式已經無法滿足經濟發展的需求，因此需要在本質上實施改變，事業單位檔案管理工作是其開展高效性和秩序性工作的必經之路，是實現社會穩定發展的重要保障。

3.1建立并健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養

3.1.1建立并健全管理制度。事業單位在自身的改革中，實現了管理水平和手段的相應提升，但是事業單位在實行檔案管理中，需要建立并健全管理制度。在管理制度的建立中，可以保證事業單位工作人員的明確自己的具體工作任務，盡職盡責的完成檔案管理工作。

3.1.2加強檔案工作人員培訓的力度。加強檔案工作人員培訓的力度，提高他們的檔案管理水平，轉變檔案工作人員的傳統思想和理念，讓他們學會利用現代化設備地進行檔案的管理與存儲，并能利用網絡實現檔案查詢、管理相統一，充分提高檔案工作效率。

3.1.3事業單位檔案管理人員要進行定期考核。實現對事業單位檔案管理人員的定期考核，保證相關工作人員對檔案管理工作重要性的充分了解，并實現對相關管理工作的掌握，由此為完善檔案管理工作打下堅實的基礎。[3]

3.2通過計算機對檔案的庫房實現管理

借助計算機對檔案內的資料實施管理，是檔案管理現代化和電子化的重要途徑。在基層事業單位管理制度的逐漸完善中，通過計算機技術對庫房資料實行管理。這樣會為工作人員對檔案保存期間的全方位管理帶來極大的便利，保證資料庫房安全性的全面提升。

3.3實現檔案保存和查詢的電子化和現代化

計算機技術得到了普及，實現了傳統手寫錄入和查詢檔案方法轉為電子化。在檔案的接手中，管理人員需要進款的對檔案的內容展開整理，并在隨后實施錄入，實現對資料內容的統一保存。在電子錄入信息的過程中，將紙質文檔轉化為電子形式，這樣不但更加有利于檔案的保存，同時還能為檔案資料的查詢帶來極大的便利。

3.4構建檔案管理的網絡系統

檔案管理的現代化和電子化在轉型過程中，一定要充分形成專業的網絡系統。這樣既能方面事業單位中的管理人員對檔案的管理，還能將檔案的信息管理推向專業化和網絡化道路。在科技化時代的發展下，任何科技管理技術都實現了動態發展。

3.5確保電子檔案信息和數據的安全性

電子設備使用管理起來比傳統的紙質檔案方便快捷，但是電子設備一旦出現故障、丟失、被盜將對檔案信息和數據造成毀滅性的損失。因此，安全對于檔案信息來說必須作為重點作務，要高度重視。

3.5.1要提高檔案管理人員的安全意識。加強檔案管理人員的電腦技術培訓、網絡安全教育，讓他們充分認識到檔案信息安全的重要性，同時要讓他們學會如何使用與保戶電子信息設備，學會處理分析數據，維護檔案信息等方面的知識。

3.5.2要及時更新備份電子檔案存儲設備。隨著電子科技水平的發展，電子檔案存儲設備也在不斷的更新，因此檔案部門要及時進行設備更新與備份，應用與最新電腦設備相匹配的電子檔案存儲設備，防止因設備更新不及時而丟失檔案現象發生。這就要求檔案部門領導要高度重視檔案管理工作，加強檔案管理工作的投入力度，及時改善檔案存儲環境，以保障檔案信息數據的完整保存。

4結論

基層事業單位檔案管理工作的現代化和電子化是時展的需求，是社會進步的需要。因此在未來的一段時間內，檔案管理的現代化和電子化是實現事業單位改革和管理的主要任務。實現檔案管理制度的建立和健全，運用高科技手段武裝紫衫，強化對管理人員的培訓和教育，保證事業單位檔案管理符合現代化和電子化的要求，為其更好的使用社會發展做出充分保證。

參考文獻

[1]朱藝.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].才智,2014,36:373.

[2]葛影.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].中國市場,2015,28:126+139.

[3]范興華.改革事業單位檔案管理推動電子政務發展[J].蘭臺世界,2013,S5:47-48.

作者：崔儒佼 單位：黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區人才中心