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摘要：我國的事業單位作為社會服務組織，隨著社會的整體進步，事業單位的檔案管理也面臨著挑戰。當前事業單位的檔案管理存在著許多有待改善的地方，要真正實現檔案管理的更新和改變，主要還是從直接接觸檔案工作的工作人員、輔助管理的儀器、事業單位內部著手，使檔案管理的相關工作取得新的進展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題

前言：

檔案對于事業單位的發展具有十分重要的參考作用，合理管理檔案，推敲新的管理方式，完成從傳統到新時代的檔案管理轉型是必要的考量。有許多因素都能影響檔案管理方面，這方面仍舊存在許多不足之處，從業人員應該積極研究檔案管理的現狀，為下一步的工作奠基。

1事業單位檔案管理現狀淺析

1.1管理人員專業性不足。

現在在我國的大部分事業單位，檔案管理部門的在職人員并不是經過相關專業培訓或是了解過相關的檔案整理、保管、編制、歸檔借檔等流程的人，也不能熟練掌握電子系統的使用，無法分辨檔案的銷毀與否，不了解相關條例，無法準確執行相關的規范程序，整體綜合素質差。在人群配置上也基本沒有青年人。管理人員缺少主觀能動性，不會主動去學習補充相關知識以提高自己的職業水準，更不會對新型管理方法進行研究與嘗試。另一方面管理職位人員流動性強，難以有穩定的人員配置，這就導致一些實踐無法長期進行下去，就等于浪費人力物力。還存在這種現象，某些管理人員道德素質偏低，對工作不盡責，對本人的工作能力沒有高的要求，沒有重大的視察活動就敷衍了事，得過且過。工作過程中敷衍了事。

1.2管理方式不適應信息時代。

由于檔案眾多，整理起來十分麻煩和費時，所以就需要設備輔助管理人員進行管理，現在有一部分事業單位的管理人員思想老舊，不懂變通，依然采用十分原始的紙質記錄方式。紙質的記錄手段耗時耗力，管理起來不方便，容易出錯、損壞、還需要一定的儲存空間。時代會催生技術革命，信息化時代的來臨就是最好的例子。不迎合時代要求的管理方式遲早要被時代所淘汰，不完成管理設備比如輸入設備，管理平臺等的轉型，遲早會落伍。一些事業單位使用了管理設備輔助管理，但是過于看輕檔案管理工作，認為管理工作不過是簡單的整理工作，不愿意投入過多的精力。自然也就不會更新設備和其他的一些輔助工具。這樣整個管理部門就會陷入老舊設備以及傳統方式的檔案管理中，完全跟不上時代的要求，只能故步自封，不斷落后。

1.3檔案管理制度有弊端。

行業應該制定行業的通則以規范整個行業的工作，方便管理。事業單位的檔案管理工作也是這樣。過去制定的許多相關的管理規范沒有得到重視，等于虛設。相關部門在檔案管理方式上也不夠嚴謹，檔案隨意放置，不按格式裝訂，不按規定時間段進行立卷歸檔。如何正確處理檔案方面，嚴重缺乏一套完整的工作流程，未能形成合理完備的流程就會造成難以查找，錯誤頻出等等問題。例如，有些單位為了節省流程，沒有按照法律程序就直接銷毀原本應該分類、歸檔的部分文件資料。這可以說是檔案管理工作上的重大損失。管理制度也是需要不斷更新換代的，部分事業單位不認為檔案管理值得投入人力物力，完全依照經驗指導接下來的工作，不分析現存管理制度的利弊，不結合實際情況，不謀求更合理的管理制度。在這樣的陳舊的，完全不符合時展的管理制度下無法發揮檔案對單位的決策的支持功能。

2對檔案管理工作的幾點建議

2.1增強管理人員專業性。

檔案管理是一項依靠人力的工作，不能完全依靠設備儀器。這就要求管理人員是專業的，盡責的并且具有正確的價值觀，積極進取。就管理人員本身來說，應該態度積極地面對工作，時刻鞭策自己，主動吸收新的管理知識，提高自己。保證自己能夠時刻秉承著認真、負責、嚴謹的態度。在單位領導方面，應該考慮更專業的人員來擔任管理工作的崗位，需要管理人員了解工作性質，熟悉工作流程，可以定期組織管理人員進行思想上的提升培訓，提高他們的管理意識，讓工作人員擁有盡職盡責的自我要求。可以定期邀請專業人員來對管理人員進行培訓或者指導。加強工作人員的專業和年齡配置，注意培訓管理人員的各方面的能力，包括對新型設備的造作能力，對網絡使用的熟練程度，對數據庫建立維護的掌握情況。單位內部也要配合管理人員的工作，保證管理工作的順利進行。

2.2不拘泥于傳統的管理方式。

在各種諸如云計算、數字化等等信息時代產物的沖擊下，管理方式都需要迫切得改變來適應數字化時代的來臨，打破人工管理的僵局。要將加強檔案的開發與利用，將現存的準確的，具有參考價值的檔案進行進一步的整理與匯總，關注檔案的儲存和匯集，也要開發新型適用的檢索系統。充分享受網絡，云時代帶來的便利來提高檔案利用便捷程度，質量和水平。相應的支持人力物力的款項也應該到位，可以由事業單位主動申請來輔助管理工作的展開。實現檔案的完全數字化，實行線上線下均可查閱的管理模式。對于管理部門本身的管理方式，應該緊跟時代潮流，不斷推陳出新，完成從陳舊的傳統方式到新的信息化時代方式的轉變。事業單位要重視檔案的管理方式的改變，要協同管理部門一起展開管理。

2.3科學合理更新管理制度。

檔案管理制度是檔案管理的核心，制度才能規范工作人員的行為，保證整個的管理流程的科學性。之前的規章制度并沒有被作為準則應用，現在看來，當時制定的規章制度已經不適用于當今的時展了。需要制定新的規章制度來規范工作人員的行為，新制度要結合本單位的工作特征和實際情況制定。對于制定的規范、條例等，要貫徹落實，嚴格執行。在執行過程中，不能流于表面，最好有相應的獎罰制度，監管制度。在執行時既要保證公平公正，也要合情合理。對于規范還有幾條要注意的地方：規范立卷歸檔制度、檔案借閱制度、檔案利用和保密制度以及檔案鑒定銷毀制度。比如以歸檔范圍、時間、要求、手續等進行規范，確保單位內部的歸檔統一，及時整理保證其完整性。也不能忽視了管理制度的數字化。在進行管理時，如果工作量過大，信息復雜，可以采取分流的形式，每個科室負責自己的檔案整理，在依據相關規定匯總進行整理。

結語

檔案管理的工作復雜要求高，也是由于檔案是具有重要價值的資料，所以檔案的管理工作就需要相關工作人員認真負責，積極改進。可以從人員的工作素養，管理制度和如何與信息化社會接軌等方面考慮，多研究，多推敲，多實踐，早日解決問題，使管理工作更高效，更科學，更合理。

參考文獻

[1]周穎.事業單位檔案管理存在的問題及對策研究[J].現代營銷(信息版),2019(04):131.

[2]鄭太敏.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技經濟導刊,2019,27(11):232.

作者：顏雪明 單位：綏化市結核病防治所