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摘要：在決勝全面小康建設(shè)的進(jìn)程中，無論是個(gè)人還是單位，檔案變得越來越重要。成教學(xué)生檔案管理工作依然面臨著很多的問題，深刻分析背后的成因，既有成教學(xué)生也有檔案管理人員的原因，而關(guān)鍵在于檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)與管理。在信息化背景下，成教學(xué)生檔案管理工作亟待升級完善，高校搭建信息平臺(tái)對成教學(xué)生檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理，將有利于推動(dòng)成教學(xué)生檔案管理變革優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：信息化；成人教育；成教學(xué)生檔案；檔案管理

近年來，黨和國家十分重視檔案事業(yè)的發(fā)展。曾經(jīng)指出：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)至今仍是全球檔案領(lǐng)域探討的一個(gè)重要主題。美國在這方面無疑走在世界的前列。美國從20世紀(jì)80年代開始研究檔案的數(shù)字化，到90年代提出了“信息高速公路”計(jì)劃。此后，在全世界掀起了大規(guī)模檔案數(shù)字化國家信息基礎(chǔ)建設(shè)。在美國的帶領(lǐng)下，加拿大、澳大利亞、新加坡、英國和丹麥等國家都陸陸續(xù)續(xù)走上了檔案數(shù)字化的道路，并且高度重視國家檔案的數(shù)字化建設(shè)。相較于國外，我國檔案數(shù)字化信息化起步較晚，但隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國成教檔案信息化工作也取得了一定的進(jìn)步。自2005年至今，學(xué)者們對于成教學(xué)生的檔案管理工作以及檔案信息化數(shù)字化管理的探究逐步增多。大家的探討主要集中在檔案管理信息化概念與內(nèi)涵研究，所面臨的問題分析及對策研究。眾多研究者對于什么是高校檔案信息化進(jìn)行了探討。大家一致認(rèn)為，所謂高校檔案信息化，是在高校檔案管理過程中，運(yùn)用信息化等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)方式，規(guī)范檔案信息資源的收集、管理及開發(fā)利用，以促進(jìn)高校檔案管理工作的規(guī)范化和合理化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。［1］此外，多位學(xué)者提出，檔案管理中存在認(rèn)識(shí)不足、管理不規(guī)范、檔案利用率不高等問題，并針對這些問題提出相應(yīng)的措施，信息化檔案管理就是一種解決方案。［2］現(xiàn)階段國內(nèi)成教檔案數(shù)字化信息化的實(shí)踐過程中存在的主要問題有：一是檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，數(shù)字化不顯著，數(shù)字化程度不高甚至缺乏數(shù)字化信息化管理的理念；二是管理模式相對于數(shù)字化信息化略顯滯后，極大地限制了數(shù)字化系統(tǒng)整體優(yōu)勢的展現(xiàn)和發(fā)揮。因此，從管理制度與管理模式來看，具體怎么改革和優(yōu)化成教檔案信息化管理并提出一套切合實(shí)際的優(yōu)化方案是值得深入探討的。

一、信息化背景下加強(qiáng)成教學(xué)生檔案管理的意義

（一）有利于落實(shí)教育改革和發(fā)展的基本要求成教檔案管理的優(yōu)化改革將有利于落實(shí)國家教育改革和發(fā)展的基本要求。《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》明確提出，要“基本建成覆蓋城鄉(xiāng)各級各類學(xué)校的教育信息化體系，促進(jìn)教育內(nèi)容、教學(xué)手段和方法現(xiàn)代化”。我國在2001年開始實(shí)施高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，每個(gè)人的學(xué)歷基本信息與學(xué)歷證書都可以在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行查閱和驗(yàn)證。這標(biāo)志著我們國家高等教育學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)入到了信息化管理階段［3］。十幾年的發(fā)展，隨著高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度的逐步完善與深入，學(xué)生檔案管理也逐漸成為一項(xiàng)重要工作。學(xué)籍檔案的重要性不言而喻，學(xué)歷顯示僅僅是一個(gè)結(jié)果，而學(xué)籍檔案可以更加多方面地反映人才培養(yǎng)質(zhì)量和過程，也能反映出高校教學(xué)管理水平的高低。普通全日制學(xué)生的檔案管理信息化工作進(jìn)行得比較順利，普通全日制學(xué)生對檔案也顯示出較高的關(guān)注度。從國家方面來看，改革成教學(xué)生檔案管理模式，突出成教學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)，推進(jìn)成教學(xué)生檔案管理制度的優(yōu)化，將會(huì)全面提高成教學(xué)生檔案信息化管理的質(zhì)量和效果，進(jìn)而提高成教學(xué)生檔案信息的利用率。

（二）有利于促進(jìn)成教事業(yè)科學(xué)發(fā)展成教學(xué)生檔案的優(yōu)化改革將有利于促進(jìn)成教事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。教育制度改革不斷推進(jìn)，國民素質(zhì)不斷提高的要求直接促進(jìn)了企事業(yè)單位對人才的學(xué)歷要求，使得高校成人教育事業(yè)蓬勃發(fā)展。但是成人教育完全不同于全日制高等教育，它具有教育對象的廣泛性、教育領(lǐng)域的開放性、教育內(nèi)容的豐富性、教育過程的終身性等特征。這類群體的檔案管理與其他群體檔案管理的明顯區(qū)別是收集難度大、管理難度大。目前我國部分高校成教學(xué)生檔案信息化管理已經(jīng)初見成效，但在管理模式的創(chuàng)新與管理制度的優(yōu)化等方面還存在較大的提升空間。從法律條例來看，我國還沒有形成統(tǒng)一的、權(quán)威的成教學(xué)生檔案管理方面的法律、條例或規(guī)章制度。大部分的高校也沒有制定出一套行之有效的區(qū)別于普通高等教育的成教學(xué)生檔案信息化管理的規(guī)章制度以及保證其實(shí)施的相關(guān)辦法和措施。管理模式上，大多數(shù)高校還停留在被動(dòng)式管理階段，管理方法單一、陳舊、老套，信息化程度較低。鑒于國內(nèi)高校成教學(xué)生檔案管理制度不完善、管理模式欠佳、信息化水平不高等現(xiàn)狀，加強(qiáng)信息化背景下成教學(xué)生檔案管理的變革與優(yōu)化研究，不僅成為提高高校成人教育檔案管理工作質(zhì)量和效率的內(nèi)在要求，更是成人教育事業(yè)科學(xué)健康持續(xù)發(fā)展的迫切需要。

（三）有利于提升成教學(xué)生檔案管理水平成教學(xué)生檔案的管理工作，不管是對于企事業(yè)單位，還是對于學(xué)生本人都是非常重要的，這和學(xué)籍檔案本身的重要性有關(guān)。在信息化時(shí)代，對成教學(xué)生檔案進(jìn)行信息化管理是必要的，也是解決當(dāng)前學(xué)籍檔案管理問題最佳方案。由于檔案管理工作沒有體系化、規(guī)范化和信息化，以至于成教學(xué)生對檔案不夠重視，出現(xiàn)檔案遺失、出錯(cuò)、遺漏資料、補(bǔ)辦困難等等問題。因此，研究信息化背景下的成教學(xué)生檔案管理優(yōu)化與變革，將有利于從根本上解決成教檔案管理所遇到的問題，有利于從檔案的制度化、信息化管理入手提高成教學(xué)生對檔案的關(guān)注度和對檔案重要性的認(rèn)識(shí)。提升成教學(xué)生檔案意識(shí)，加強(qiáng)成教學(xué)生檔案管理工作，既是成人教育的出發(fā)點(diǎn)，也是全面提升成教學(xué)生綜合素質(zhì)的落腳點(diǎn)。

二、信息化背景下成教學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）成教學(xué)生檔案意識(shí)薄弱全日制學(xué)生學(xué)籍檔案的管理相對來說較為規(guī)范，一般沒有丟棄或者遺失的情況。在學(xué)生入學(xué)或者畢業(yè)的時(shí)候，一定會(huì)隨著學(xué)生的主動(dòng)或者被迫選擇進(jìn)行流動(dòng)，從而發(fā)揮學(xué)籍檔案在工作或進(jìn)修階段的價(jià)值和作用，最后完成自己的使命，融入到人事檔案中，在這個(gè)過程中全日制學(xué)生的檔案意識(shí)得到強(qiáng)化。但是成人教育對象不同于全日制教育對象，這類受教育群體有一定的社會(huì)閱歷，思想成熟，有生活負(fù)擔(dān)，紀(jì)律性不強(qiáng)，工作與學(xué)習(xí)經(jīng)常發(fā)生矛盾沖突，自主學(xué)習(xí)能力差，受教育程度參差不齊，這是他們不同于其他受教育群體的特點(diǎn)［4］。在近幾年的工作觀察中，我們發(fā)現(xiàn)湘潭大學(xué)成人教育的學(xué)生比較看重學(xué)歷證書和畢業(yè)證書，但是對于檔案幾乎沒有概念，主要表現(xiàn)為：一是畢業(yè)以后檔案沒有妥善保管而遺失或者遺忘；二是不認(rèn)真填寫歸檔材料，使檔案材料質(zhì)量不高，甚至出現(xiàn)檔案內(nèi)容錯(cuò)誤；三是一些學(xué)生畢業(yè)若干年以后，等到工作單位強(qiáng)制要求學(xué)籍檔案時(shí)才發(fā)現(xiàn)自己的學(xué)籍檔案不知去向。筆者與其他院校進(jìn)行溝通，發(fā)現(xiàn)也存在類似問題。

（二）成教學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)問題成教學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)和能力會(huì)直接影響檔案管理的各項(xiàng)工作。成教學(xué)生檔案管理本身是一項(xiàng)細(xì)致、瑣碎而復(fù)雜的工作，需要工作人員有良好的思想政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德與干練的辦事能力，同時(shí)要做到愛崗敬業(yè)，具有強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感。目前，成教學(xué)生檔案管理工作存在一些問題：一是錄取時(shí)的注冊信息審核把關(guān)不嚴(yán)，以致在學(xué)籍學(xué)歷管理平臺(tái)輸入了錯(cuò)誤信息，并且不能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和更正；二是學(xué)籍檔案信息補(bǔ)充與修正不及時(shí)，成教學(xué)生就讀過程的學(xué)業(yè)情況、實(shí)習(xí)情況、論文寫作等不能及時(shí)載入學(xué)籍檔案，導(dǎo)致檔案失去價(jià)值；三是管理方式滯后，大部分學(xué)校仍舊采取傳統(tǒng)的人工管理方式，效率低下，失誤較多，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)無法共享和及時(shí)更新；第四是檔案管理工作者結(jié)構(gòu)比例不合理，缺乏新型人才，導(dǎo)致檔案管理工作無法改革創(chuàng)新［5］。

（三）缺乏完善的檔案管理平臺(tái)雖然從2001年開始，在教育部的推動(dòng)下已經(jīng)全面實(shí)施高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，但并沒有搭建國家層面的成教學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)。一部分高校采用單機(jī)版進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助管理，但存在數(shù)據(jù)不完善和沒有及時(shí)更新學(xué)生學(xué)籍檔案的現(xiàn)象，數(shù)字化程度低，無法和其他學(xué)校形成數(shù)據(jù)共享。各高校自身搭建信息平臺(tái)需要高昂的開發(fā)資金和維護(hù)成本，當(dāng)前高校也沒有投入人財(cái)物開發(fā)成教學(xué)生檔案管理信息化系統(tǒng)和相關(guān)處理技術(shù)，致使成教學(xué)生檔案信息化管理水平?jīng)]有跟上時(shí)代步伐，普遍的做法仍然是使用傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理模式。

三、信息化背景下成教學(xué)生檔案管理優(yōu)化策略

（一）雙管齊下，增強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)增強(qiáng)成教學(xué)生檔案意識(shí)可以從兩方面著手。一是報(bào)到注冊時(shí)要求提交完備的檔案信息，進(jìn)行檔案信息數(shù)字化采集工作。用實(shí)際行動(dòng)讓成教學(xué)生感受到學(xué)籍檔案的重要性，同時(shí)進(jìn)行檔案的科普教育，可以采用簽署檔案承諾書的形式將學(xué)籍檔案的重要性以及重要價(jià)值告知學(xué)生。二是畢業(yè)時(shí)讓檔案隨學(xué)生一同前往工作單位或者生源地，同時(shí)學(xué)校保留學(xué)生的網(wǎng)上電子檔案。這樣，一方面通過硬性規(guī)定，要求學(xué)生提交檔案信息，在接受成人教育之前就完善其信息化檔案；另一方面對學(xué)生進(jìn)行檔案意識(shí)引導(dǎo)，使學(xué)生提高檔案意識(shí)，從而減少棄檔現(xiàn)象和后繼檔案補(bǔ)辦困難的現(xiàn)象［6］。

（二）在職培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)人才是發(fā)展事業(yè)的基礎(chǔ)。通過在職培訓(xùn)和引進(jìn)專業(yè)人才的方式提升管理人員素質(zhì)，使其適應(yīng)信息化背景下的檔案管理工作。由于具備高學(xué)歷的檔案管理人才較少，所以提升檔案管理在職人員的業(yè)務(wù)技能就顯得很重要。在職培訓(xùn)可以有效提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)其工作能力，提高工作效率。為了做好信息化數(shù)字化檔案的收集整理與實(shí)時(shí)更新工作，需要優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)與層次。檔案管理工作需要檔案學(xué)和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，也需要善于傾聽和觀察的普通工作人員，因此檔案管理人員要有專業(yè)的職業(yè)技能認(rèn)證和相應(yīng)的技術(shù)職稱［7］。同時(shí)，檔案管理人員還要不斷進(jìn)修和學(xué)習(xí)新知識(shí)，以適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理工作的新要求。不同的崗位需要不同的技能，在人才引進(jìn)和在職培養(yǎng)中，要將崗位要求與個(gè)人的特點(diǎn)充分結(jié)合起來，打造一支高素質(zhì)、能干實(shí)事的檔案管理人員隊(duì)伍，為檔案管理信息平臺(tái)的搭建和管理提供維護(hù)和支持人才，促進(jìn)信息化背景下成教學(xué)生檔案管理水平的提高。

（三）與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的迅速發(fā)展，為新時(shí)期檔案管理信息化提供了手段和基礎(chǔ)，展現(xiàn)出大好的發(fā)展前景。新時(shí)期，運(yùn)用先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)成教學(xué)生檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理是時(shí)展的潮流和必然趨勢。當(dāng)前沒有國家統(tǒng)一的成教學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化處理平臺(tái)，但是根據(jù)其他國家的經(jīng)驗(yàn)，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理是發(fā)展趨勢和必然結(jié)果，所以終究我們會(huì)走上檔案管理信息化高速道路［8］。就當(dāng)前來看，各個(gè)高校可以嘗試搭建成教學(xué)生網(wǎng)絡(luò)信息化處理平臺(tái)，將本校成教學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，積累經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，做出成功的示范。我們在日常工作中發(fā)現(xiàn)成教學(xué)生棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重，一方面導(dǎo)致成教學(xué)生進(jìn)入體制內(nèi)工作或者大型企業(yè)工作的不便，增加了成本；另一方面補(bǔ)辦學(xué)籍檔案也給教育機(jī)構(gòu)帶來額外的工作負(fù)擔(dān)和壓力。強(qiáng)化信息化管理帶給三方以便利，減少成教學(xué)生的補(bǔ)辦檔案成本，提升學(xué)校檔案管理和服務(wù)水平，同時(shí)也有利于企事業(yè)單位動(dòng)態(tài)了解員工檔案。成教學(xué)生檔案信息化管理平臺(tái)的搭建和使用，可以將學(xué)生的學(xué)籍更新信息實(shí)時(shí)錄入系統(tǒng)，從而更好地發(fā)揮檔案自身的價(jià)值與作用。

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［8］張超．高校成教生檔案管理中的問題分析及對策探究［J］．科技信息，2014（09）：130，58．

作者：劉琴 豐田 單位：湘潭大學(xué)