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1社會保險業務檔案的涵義及其重要性

1.1社保檔案是社保工作有效開展的前提社保檔案事關參保人一輩子的工程，是一種比較特殊的檔案。一個參保人從申請參保辦理到離退休享受社會保險的各項待遇，涉及時間跨度較長，再加上中間工作流動、失業而變更、續接保金等諸多環節，涉及的內容較繁雜，既有繳納各類社會保險費的原始記錄信息、還有中間賬戶劃撥、利息計算、繳費及養老金調整記錄、保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等材料，種類較多，數量龐雜。而這些恰恰是今后社保機構支付社保人社會保險待遇的重要依據。如果對其不重視加以認真管理，必將影響后續保險工作的正常開展。

1.2社保檔案是維護參保人利益的有力保障社保檔案是參保單位和個人參保過程的記錄，是參保者以后享受相應待遇的重要的原始依據。社保檔案管理的好壞，將直接影響到參保人的利益，尤其是現在跨區域流動頻繁，流動人口的社保檔案的銜接變動較大。安全而完整的檔案資料是參保人維護利益的最直接的有力證據和保障，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件。

1.3社保檔案是特殊的民生檔案規范管理社保檔案不僅是因為它事關民生，更主要的是社保檔案是我國檔案家庭的一員，它的管理規范與否直接關系到我國檔案事業的總體建設水平。規范的科學有序的社保檔案管理不僅是提高社保工作辦事效率，更好服務民生的需要，也是我國檔案現代化、信息化建設的必然要求。

2當前社會保險業務檔案管理存在的問題

十八大提出到2015年中國城鎮基本養老保險參保人數超過3.57億，基本醫療保險參保人數達13.2億人，失業保險參保人數超過1.6億，工傷保險參保人數超過2.1億，生育保險參保人數達到1.5億人。由此可見，社保檔案在當前和今后一段時間內增長速度還將很迅猛，必將使社保服務范圍和服務對象擴大、服務內容多樣，因此社保部門的檔案方面管理力量逐漸凸顯薄弱，管理手段和管理水平稍顯落后，這些已逐漸影響到社保工作的開展。集中表現在以下幾個方面：

2.1管理制度不完善、管理方式落后，標準化不一社保管理機構層次多且分散，管理方式落后，尤其社保管理基層平臺建設比較落后。社會保障種類繁多，涉及多個管理部門，歸口不一，有的歸社會勞動保障局或人力資源與保障局，名稱也不一，有的稱社會保險事業基金結算管理中心、社會保險事業管理局（中心）或社會勞動保險統籌辦公室，既有社會保險委員會、社會保障部門、社保基金管理中心及相關銀行、各類社區服務站等。位于管理后端的社保檔案材料管理就更加不規范，如農村或社區社保機構社保管理基層平臺建設比較落后。雖然人力資源社會保障部和國家檔案局制定了管理標準———《社會保險業務檔案管理規定(暫行辦法)》，但基層社保經辦機構更多的注重當下如何提效和便民，由于服務場所、人員編制、經費支持及軟硬件建設等限制，很多業務工作仍然實行手工操作，基礎數據及各類社保信息沒有信息化，或信息平臺呈現“碎片化”局面。

2.2重視不足、軟硬件設施不配套，信息化不高由于社保業務工作數量龐大，環節繁瑣，因此重視業務一線設施的改善，輕視后端的檔案管理設備的配備，對社保檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，管理多數處于人工或簡單的微機輔助，很少有單位使用檔案管理軟件，真正實現文檔一體化管理，造成社保文件前端與后端不通。此外一些社保業務單位因辦公用房緊張，壓縮庫房面積，功能區沒有分開，甚至沒有相互獨立的專門檔案庫區、辦公區、查閱區，庫房保管條件差，設備簡陋等，這些都會影響社保檔案的永久保管利用。

2.3管理人員非檔案專業，操作隨意，規范化不足多數社保經辦人員并非是檔案專業出身，相關檔案業務知識、管理方法和相關政策不太熟悉，檔案意識和檔案技能不高，在現實工作中就出現部分社保業務人員隨意處置檔案，如隨意留存不能及時歸檔、社保檔案丟失或者泄密等現象時有發生，給參保人造成不必要的損失。此外，由于社保檔案管理員多為社保業務人員或不定期找兼職人員整理社保檔案，因此管理缺乏連續性、科學性，日常管理相對比較非常混亂，查詢、更新較慢，影響了社保檔案信息的利用服務和開發。

3規范社會保險業務檔案管理的對策

作為事關民生的社會保險檔案在整個社保工作中具有重要的基礎地位，社保檔案是社保經辦機構與參保人員間的橋梁，是參保者維護其權益的基本憑證，也是社保部門科學管理、服務民生的必要條件。因此，社保部門應加快社保檔案建設力度和投入，努力改變目前相對滯后的局面，將社保檔案管理納入社保工作的總體規劃中，統籌安排，同步發展，從而推動社保檔案管理向制度化、規范化、科學化發展，逐步適應當前和今后社保工作的要求，維護社保工作的持續性。

3.1理順社保檔案管理機制，完善管理制度，細化管理規范現有的社保檔案管理體制比較分散，這與檔案集中管理原則有悖，尤其是今后“五險合一”普遍推行后，社保檔案工作的運行環境、流程銜接、材料生成等都要發生了一定的變化，各保險經辦機構必須及時調整檔案工作機制，進一步加強社保檔案工作，建立地方社保檔案管理中心（類似文件中心），散存在各類社保業務機構中的社保檔案集中管理，這既方便參保者利用，也解決社保機構在檔案管理上精力、物力不足問題。同時，這種管理機制也適合社保檔案管理“以人為本”的理念。2009年以前社保檔案工作主要參照《檔案法》和《保險法》及各類檔案管理規章，社保檔案管理規范比較籠統、隨意。2009年國家人力資源和社會保障部與國家檔案局聯合《社會保險業務檔案管理規定(試行)》，2010年6月又下發了《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》，尤其是前者第一次系統地劃分社保檔案種類和保管期限，并對各門類檔案的收集、整理、保管、移交等有了比較明確的規定，這初步改變了社保檔案管理無章可循的狀態，但是還需結合實際細化各類社保檔案具體管理細則，如分類標準、鑒定方法、利用保密制度等規章制度，使社保檔案管理工作從材料生成、整理歸檔、上架排列、利用等環節都有章可循，確保其檔案管理工作走向規范化、制度化。

3.2提高社保檔案意識，加大社保檔案投資，優化軟硬件環境檔案部門要通過宣傳與督促，促進社會保險相關部門應順應形勢正確認識到社保檔案工作的重要性，認識到社保當檔案管理工作是社保工作順利開展基礎保障，加大投資，購買軟硬件設備，改善社保檔案保管的軟硬件環境。如按照功能分開的原則規劃檔案庫區、辦公區、查閱區，根據工作實際均衡各自面積；按照庫房驗收標準適合配置硬件設備，將社保檔案管理系統納入電子政務建設的總體規劃中，綜合規劃，逐步消除前臺社保業務軟件與后端檔案管理軟件之間的屏障，采用信息安全措施建立共享的信息化平臺；同時要采取措施逐步改變目前綜合檔案室只保管文書檔案，社保業務材料存放在業務科室，且管理辦法各異的狀態，建立一個完整的、能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案的資訊中心。同時電子文件管理按照目前電子文件管理辦法，實行雙軌制，紙質與電子檔案雙套保管，并隨著計算機發展不斷更新設備環境，確保社保檔案的完整與安全，真正建立一個良好、安全的社保檔案軟硬件環境，以便長久利用。

3.3加快社保檔案管理人員檔案技能培訓，加強隊伍建設，專化管理素質近年來隨著社保工作擴大，大批應屆畢業生或社會人員通過選拔或考錄等途徑逐漸加入到社保行業管理當中，他們當中大多數人員以前并未接觸到檔案專業知識，檔案管理知識結構不足。因此，社保部門要通過各種形式加大社保工作人員的檔案專業技能培訓，如選派人員參加檔案部門組織的各類檔案培訓班；或結合實際工作中的薄弱環節邀請檔案館專業人員進行專題講座，也可通過開展微課大賽或研討會，促進社保管理人員自助學習檔案知識，彌補檔案技能與知識的不足，不斷豐富和更新檔案管理專業知識儲備，真正達到與時俱進的要求。同時注意社保業務人員或社保檔案管理人員職業道德建設，真正履行好社會保險為參保人員“記錄一生、服務一生”的行業宗旨，從而達到提高社保檔案人員職業素質。剛剛閉幕的十八屆三中全會提出了“建立更加公平可持續的社會保障制度”，這將會大大推進社會保障領域體制機制改革，而“可持續性”離不開社保檔案的完整與規范。相信在此改革推動下，社保部門定會增強緊迫感和責任感，轉變認識，加大社保檔案管理，規范管理，為社保工作的持續性提供科學規范、運行有效的制度體系和軟硬件環境。

作者：何屹單位：湖州職業技術學院