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摘要：隨著現代信息技術的快速發展，傳統檔案管理和建設模式已不適應時展潮流，提升檔案信息化建設水平是重要的發展方向。但是從當前的情況來看，很多單位在檔案信息化建設工作中還存在一定的問題，如信息化程度不高，專業人才缺失。筆者在深入分析單位檔案管理特點的基礎上，較為詳細地闡述和分析了信息化檔案建設路徑，推動檔案管理升級。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設維護

隨著時代的發展、檔案信息化步伐的加快，辦公自動化水平不斷提高，信息化技術帶來的電子檔案已成為當今檔案的重要存在形式。所以電子檔案相比傳統檔案更加被人們所接受[1]。加強信息化檔案建設工作，是現代檔案工作體系的重點。

1檔案信息化建設以及發展方向

信息化技術使傳統的檔案管理不斷升級，自動化平臺系統和信息化檔案管理系統的對接，使得檢索、資源共享與傳輸得到了極大優化，與傳統檔案的檢索方式相比，信息化管理實現了資源共享，使得檔案管理與利用者更加便捷地進行自助式檢索，而且傳輸更加快速、便捷，同時，還能節約大量的時間和空間，能更好防止信息丟失。傳統的檔案占用大量的空間，管理起來非常困難[2]。而信息化的檔案管理，有著信息化虛擬空間，這樣存儲檔案就節省了大量的存儲空間，并且使存儲的內容更加豐富、形式更加多樣。信息化檔案將傳統檔案中的圖像與數字等信息進行信息化處理，使得檔案存儲方便快捷。

2當前檔案信息化體系建設中存在的問題

隨著現代信息技術的發展，網絡信息技術與傳統單位開始深度融合。在單位檔案管理實踐中，信息技術占據著核心地位。要利用網絡媒介資源，整合管理提升綜合管理效果，引導檔案工作的健康發展，進而幫助單位適應當前發展形勢，提升綜合競爭實力[3]。在單位檔案管理實踐中，制約檔案管理工作質量提升的一個主要原因就是信息化建設水平不高。對于單位來說，應安排一定數量的人員專門從事信息化檔案管理工作，并且從業人員應具備一定的信息化檔案管理知識，這樣才能在管理工作中實現不斷優化。有條件的單位，可以聘請有關領域的專家學者，對檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓，從而提升檔案管理人員的專業素質，也可以加大投入力度，從外部引進一些優秀的檔案管理人才，優化人才結構，提高檔案管理人員的整體水平，為檔案信息化建設奠定良好的基礎。

3加強檔案信息化建設的具體方式

3.1科學統籌工作，優化檔案信息化體系結合

當前的實際情況對傳統檔案信息化進行有效、合理的分配，有計劃性開展檔案信息化。要對傳統文檔要進行針對性信息化，首先對原有的檔案信息進行整理歸類，優先對重要機密信息文件進行信息化處理，在實施過程中，要強調各檔案工作人員在保證傳統檔案信息化后的整體完整性和健全性的前提下，保障傳統檔案信息安全性，防止原有檔案流失。同時，還可以充分利用檔案工作人員多、分布廣的優勢，統籌規劃，將各個地區各個部門的檔案信息及時整理，優先把重要檔案進行信息化后歸檔入庫[4]。結合當前的實際情況對傳統檔案數字化進行有效、合理的分配，有計劃性開展檔案數字化。對傳統文檔要進行針對性數字化。

3.2注重建設維護，夯實檔案信息化建設

基礎加強檔案信息化假設，既要注重日常檔案信息化整理，也要注重日常檔案信息維護。檔案信息化管理具有特殊性，要保證檔案不會被盜竊，同時，避免自然災害和人為因素造成檔案流失。所以電子檔案儲存的地點一定要有完善的設施和維護，安排專人專項定期維護檢查，防止意外。各個檔案部門要建立起一個適應信息化時代的人才團隊，這樣信息化檔案的安全問題才能得到有效的解決。電子檔案儲存的地點一定要有完善的設施[5]，其中涉及電子檔案室的存儲面積和發展空間、地面承重、存儲設備，防盜門、空調的安裝，還有采光和溫度、電源潔凈度的要求，最后安排專人專項定期維護檢查，防止意外。經過以上分析可以知道，檔案信息化建設與維護包括兩個層面，一個層面就是硬件設施基礎，另一個就是日常維護和信息化建設能力，在開展檔案信息化建設過程中，要注重從不同層次入手，針對工作中出現的薄弱環節，有針對性調整策略，提升信息化建設綜合水平。在信息化時代開展檔案信息管理與建設，要注重運用大數據和物聯網等技術，推動檔案數據資源的開發與利用，摒棄傳統的單一化檔案管理模式，變單向存儲檔案為雙向利用檔案，適應現代“互聯網+”社會的發展需求。

3.3積極開展培訓，提高人員素質

重視培養人才和人力資源的管理分配建設極為重要。要經常對檔案工作人員進行信息保密、安全知識的教育，不斷提高檔案工作人員的信息保密意識。在此過程中，應安排一定數量的人員專門從事檔案管理工作，并且這些從業人員應具備一定的檔案管理知識，這樣才能在管理工作中實現不斷優化，從而提升檔案管理人員的專業素質，也可以從外部引進一些優秀的檔案管理人才，優化人才結構，提高檔案管理人員的整體水平，促進檔案管理科學化水平不斷提升[6]。在培訓過程中，要注重理論培訓和實踐培訓相結合，提升檔案人才的綜合操作水平，打造高質量的人才隊伍，提升信息化檔案管理人才的層次和能力，為檔案管理的升級做好準備，實現檔案信息化建設目標。

3.4明確培養重點，著力提升信息化核心能力

信息化已成為檔案管理領域的重要發展趨勢，應推動整個檔案工作優化升級，提升信息化管理水平。比如，一些單位對檔案管理工作不夠重視，因此，相關的工作設備也十分陳舊，根本無法適應新時代檔案工作的需要。針對這個問題，應對檔案管理設備進行更新換代，引進先進的檔案管理設備和管理技術，將檔案管理工作從傳統管理模式逐漸過渡升級到信息化管理模式，從而有效提升檔案管理質量，為提升檔案管理科學化水平提供良好的前提條件。在核心能力培養方面，檔案信息化管理與信息化建設既需要較高的計算機操作水平，對檔案管理也要有清晰的認知，同時，要結合本單位檔案管理工作的特點和情況，進行有針對性的優化，提升核心業務能力，提高信息化建設與管理水平。

4結語

綜上所述，信息化檔案的管理隨著科技的不斷發展會日益完善，信息化檔案管理已成為單位檔案工作的發展趨勢，應給予足夠重視，特別是要加強信息化檔案人才的培養工作。單位應不斷創新和改進電子檔案管理模式，提升檔案管理水平，促進單位更好發展，提升檔案管理信息化建設水平，保障檔案管理安全。

參考文獻

[1]王素立,于子賀.論檔案信息化系統的層次結構[J].檔案與建設,2017(10):27-29.

[2]江翠芹.淺談新時代檔案信息化建設[J].信息記錄材料,2018(3):195-196.

[3]淡麗春.檔案信息化網絡化建設之我見[J].蘭臺世界,2017(z1):114-115.

[4]劉彩娟,張雷雷.信息化背景下的檔案信息公共服務架構[J].蘭臺世界,2017(24):39-42.

[5]李蘭蘭.檔案信息化管理工作探討[J].蘭臺世界,2017(z1):66-67.

[6]李翠紅.試論新時期檔案信息化管理[J].蘭臺世界,2017(z1):52.

作者：王瑩 單位：撫松縣安全生產監督管理局