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摘要：公共衛(wèi)生安全事件將會(huì)對社會(huì)發(fā)展形成不小的沖擊，疾病控制中心應(yīng)加強(qiáng)對疾病控制工作的控制力度，同時(shí)關(guān)注疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作。在公共安全事件防控工作成為大眾熱議話題的今天，為在疾病等公共安全事件預(yù)防與控制方面有更好的反應(yīng)速度和解決能力，疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)推進(jìn)檔案管理改革方面的工作，為機(jī)構(gòu)各類工作提供可靠的信息，保障大眾的生命安全。

關(guān)鍵詞：新形勢；疾控機(jī)構(gòu)；檔案管理；實(shí)踐

0前言

疾控機(jī)構(gòu)的任務(wù)主要針對傷害、疾病及殘疾進(jìn)行合理預(yù)防和控制，在此基礎(chǔ)上為人們提供一個(gè)健康和諧的社會(huì)環(huán)境，維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定、保障國家的安全及人民群眾的生命及財(cái)產(chǎn)安全，且始終堅(jiān)持以人為本、以科研為依托為人民服務(wù)的工作宗旨。檔案工作直接關(guān)系到公共安全事件的預(yù)防和控制等工作，疾控中心應(yīng)結(jié)合現(xiàn)階段的新形勢要求，優(yōu)化、升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，完善檔案記錄和管理方面的程序，將其價(jià)值良好的展現(xiàn)出來[1]。

1疾控機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1人員配備不足

疾控機(jī)構(gòu)為縮減開支，部門配置的人員較少。然而，內(nèi)部工作量卻較大，為確保工作的順利開展，會(huì)招聘很多兼職人員，兼職人員的流動(dòng)性較大，新、舊員工交接，可能出現(xiàn)交底不足的情況，對檔案管理形成不利的影響；其次，檔案兼職人員多負(fù)責(zé)文秘、行政、人事與統(tǒng)計(jì)方面的工作，在繁重的任務(wù)下，很難有足夠的精力擔(dān)負(fù)機(jī)構(gòu)在檔案管理方面的工作，致使檔案管理工作進(jìn)展遲緩，機(jī)構(gòu)運(yùn)行的信息難以及時(shí)記錄，還會(huì)在檔案管理時(shí)出現(xiàn)信息錄入錯(cuò)誤的問題；最后，在疾控中心負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，很少有檔案相關(guān)專業(yè)的教育背景。在檔案管理方面，如沒有較強(qiáng)的專業(yè)能力，無法完成檔案管理方面的任務(wù)。目前檔案管理人員使用的管理方法較為陳舊，對檔案資料進(jìn)行收集、整理、編目與裝訂等活動(dòng)時(shí)，由于對各類業(yè)務(wù)的認(rèn)知程度不足，難以快速找到工作要點(diǎn)并進(jìn)行控制。在此情況下，難以保證機(jī)構(gòu)歸檔的資料，內(nèi)容準(zhǔn)確、可靠，降低檔案在考察與利用等方面的價(jià)值。

1.2管理制度缺失

制度對工作能否按照要求落實(shí)極為重要，疾控機(jī)構(gòu)處理檔案管理工作時(shí)，沒有給出具備可操作性與合理性的管理制度，難以規(guī)范檔案管理人員在檔案資料分類、收集與保管等方面的工作行為。疾控機(jī)構(gòu)在檔案管理方面應(yīng)加強(qiáng)對各類工作的控制力度，然而機(jī)構(gòu)的管理人員沒有認(rèn)識(shí)到檔案控制對機(jī)構(gòu)運(yùn)行活動(dòng)起到的作用，難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)制度在工作控制方面存在的問題。管理制度在疾控機(jī)構(gòu)檔案控制方面，可約束檔案管理人員的工作行為，但在管理制度缺失的情況下，致使與檔案管理相關(guān)的工作落實(shí)程度不足，難以保證疾控機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的可靠性與準(zhǔn)確性，無法為機(jī)構(gòu)對公共事件進(jìn)行有力控制，不利于機(jī)構(gòu)對危害社會(huì)公眾的行為進(jìn)行控制，難以完成內(nèi)部管理要求，對機(jī)構(gòu)自身也造成不良影響。

1.3管理觀念滯后

在新形勢下，疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)覺察行業(yè)環(huán)境發(fā)生的變化，必須發(fā)現(xiàn)檔案管理對自身可持續(xù)發(fā)展起到的作用，但部分機(jī)構(gòu)未能及時(shí)轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，將檔案管理視為編輯檔案資料，保管檔案文件的工作。由于對檔案管理工作認(rèn)知不到位，沒有科學(xué)地配置檔案管理方面的工作，比如關(guān)于檔案人員技能培訓(xùn)方面的工作落實(shí)不到位，難以提高管理人員的專業(yè)技能。在管理人員缺乏專業(yè)技能和知識(shí)的前提下，致使很多工作不能按設(shè)定的流程進(jìn)行。很多管理人員對檔案工作認(rèn)知程度不足，未能發(fā)現(xiàn)檔案與各類工作開展間的關(guān)聯(lián)，難以將檔案管理制度落實(shí)到具體工作，致使檔案資料的價(jià)值難以最大限度地挖掘出來。

2新形勢下疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作的具體實(shí)踐

2.1優(yōu)化組織架構(gòu)，明確工作職責(zé)

隨著醫(yī)療改革的不斷發(fā)展，檔案管理成為機(jī)構(gòu)高度關(guān)注的內(nèi)容，同時(shí)將檔案管理工作納入疾控年度考核內(nèi)容中，進(jìn)行安排、組織、部署和考核等工作。檔案管理工作隊(duì)伍由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)控制，組織鑒定及管理小組、參與的工作人員均具備較高的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，作為檔案管理工作的核心工作人員，要對機(jī)構(gòu)內(nèi)部管轄范圍內(nèi)的檔案、數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行分類、歸納和匯總；與此同時(shí)[2]，根據(jù)實(shí)際的檔案管理工作需要，由各科室的兼職檔案人員負(fù)責(zé)自己科室的檔案分類、歸納及匯總工作，細(xì)化組織架構(gòu)，使每名工作人員都明確其工作職責(zé)。

2.2加大投資力度，有效對檔案進(jìn)行保護(hù)

檔案管理工作處理的信息存在時(shí)效，一旦超出一定的時(shí)間信息的價(jià)值會(huì)大幅度下降，所以需確保檔案信息整合和分析等工作在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行。如出現(xiàn)泄露、損壞或遺失的情況，會(huì)對機(jī)構(gòu)造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。針對這一問題，檔案管理人員必須從根本上認(rèn)知檔案管理和自身工作間的聯(lián)系，加強(qiáng)對檔案的保護(hù)力度，根據(jù)實(shí)際情況增加對檔案保護(hù)人力、物力和財(cái)力的統(tǒng)籌能力，定期更新關(guān)于檔案室及檔案管理設(shè)備方面的數(shù)據(jù)，分析檔案管理方式的效果，判斷工作設(shè)備能否為檔案信息管理工作提供助力。從工作實(shí)施維度進(jìn)行控制，實(shí)現(xiàn)檔案借閱、相關(guān)工作人員辦公及檔案存放的分開處理，在此過程中配備相應(yīng)的滅火器、干燥劑、除濕機(jī)、溫度計(jì)、裝訂機(jī)及計(jì)算機(jī)等檔案管理設(shè)備[3]，一方面利用信息化設(shè)備提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性；另一方面還能有效預(yù)防和避免、火災(zāi)、灰塵、偷盜、有害氣體、潮濕、蟲蛀等不利因素。

2.3健全規(guī)章管理制度，規(guī)范化檔案管理工作

在檔案記錄制度、整理要求、歸檔范圍及程序、借閱查閱制度等相關(guān)工作流程制度，都需機(jī)構(gòu)的完整規(guī)章制度、考核制度及新形勢的要求進(jìn)行優(yōu)化和完善，并在此基礎(chǔ)上保證檔案管理工作從檔案資料的原始記錄到分類、匯總、歸檔和查閱等環(huán)節(jié)上更加的規(guī)范化和制度化；與此同時(shí)，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從整體上定時(shí)、定點(diǎn)對檔案管理工作中檔案資料的完整性及原始性進(jìn)行審查和考核，整理發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)處理。組織各部門人員提出對檔案管理方法改革的建議，整合多方面信息進(jìn)行論證，由此制訂具備可操作性的應(yīng)急預(yù)案[4]；另外，加強(qiáng)對其它科室檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格審查，懲處沒有及時(shí)上交的科室。加強(qiáng)對各項(xiàng)事務(wù)的管控力度，避免檔案管理工作受到主、客觀因素影響，出現(xiàn)遺失和泄露等情況。

2.4開辦專業(yè)的培訓(xùn)工作，提高工作人員的綜合能力

在檔案管理工作中，工作人員自身的綜合能力和綜合素質(zhì)在很大程度上決定檔案管理工作的質(zhì)量和安全。因此，必須加強(qiáng)對相關(guān)工作人員綜合能力和綜合素質(zhì)培養(yǎng)，首先，可開展專業(yè)化的培訓(xùn)，聘請檔案管理專業(yè)的講師為相關(guān)工作人員經(jīng)常舉辦一些有關(guān)于檔案管理的思想交流會(huì)和專題座談會(huì)，有計(jì)劃地安排一些相關(guān)實(shí)踐活動(dòng)和技術(shù)交流活動(dòng)，讓專家對相關(guān)工作人員進(jìn)行工作講解和指導(dǎo)[5]，并傳遞先進(jìn)的管理理念和教育理念，增強(qiáng)相關(guān)工作人員的學(xué)習(xí)積極性和自主性，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，進(jìn)而提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平；其次，需提高對檔案管理工作相關(guān)工作人員的招聘門檻，要求從業(yè)的相關(guān)工作人員必須具備良好的業(yè)務(wù)能力、豐富的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)、熟知檔案管理工作流程及相關(guān)設(shè)備使用流程，并在此基礎(chǔ)上具備一定的管理能力；最后，加強(qiáng)檔案管理工作相關(guān)工作人員的職業(yè)道德教育，提高其思想道德觀念，進(jìn)而逐漸形成一支專業(yè)技能水平高、職業(yè)素養(yǎng)佳，思想道德水平優(yōu)良的檔案管理團(tuán)隊(duì)[6]。

2.5提高開發(fā)利用程度

檔案記錄疾控機(jī)構(gòu)在運(yùn)行中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，可呈現(xiàn)機(jī)構(gòu)在發(fā)展各階段的工作內(nèi)容。為促使疾控機(jī)構(gòu)可更好地適應(yīng)當(dāng)下的行業(yè)環(huán)境，應(yīng)加強(qiáng)對檔案資料的控制力度，需要推進(jìn)檔案開發(fā)與利用工作，將其作為檔案管理的重要內(nèi)容。檔案管理為機(jī)構(gòu)開展工作的一種手段，機(jī)構(gòu)需完善檔案檢索體系，編撰機(jī)構(gòu)內(nèi)部資料，合理使用檢索工具，從而高效地推進(jìn)資料檢索和調(diào)取等工作。在此前提下，內(nèi)部職工可最大程度地應(yīng)用機(jī)構(gòu)資料，成為職工編著論文、機(jī)構(gòu)開展評(píng)審工作的依據(jù)。以我國南方某疾控中心為例，機(jī)構(gòu)在職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)資質(zhì)服務(wù)、實(shí)驗(yàn)室計(jì)量認(rèn)證、職業(yè)健康檢查資質(zhì)等方面，檔案資料詳實(shí)、齊全，成為確保各類活動(dòng)有序開展的基礎(chǔ)，有效打擊不法分子，遏制違反行業(yè)與國家規(guī)定的行為，在社會(huì)秩序維護(hù)方面有良好的效果。

3新形勢下疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作實(shí)踐未來的發(fā)展

3.1相關(guān)負(fù)責(zé)人提高對檔案管理工作的重視

在基礎(chǔ)工作中，檔案管理是其中重要的組成部分，檔案的管理一方面是對機(jī)構(gòu)自身歷史的有效記載，也是各項(xiàng)工作重大決策、重大疾病防控等重大事件的記載，這對機(jī)構(gòu)有著十分重要的意義。所以為促進(jìn)檔案管理工作的未來可持續(xù)發(fā)展，最根本的就是提高其相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視，只有這樣才能在有限的經(jīng)費(fèi)中加大對檔案管理工作的投資力度，優(yōu)化相關(guān)軟、硬件設(shè)備的質(zhì)量，將檔案管理工作細(xì)化，使相關(guān)工作人員明確其工作職責(zé)[7]，并完善機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案網(wǎng)絡(luò)組織，尤其是強(qiáng)化各科室相關(guān)檔案管理人員的基本工作職責(zé)及提高其對檔案管理工作的重視，因?yàn)檫@些工作人員是各項(xiàng)原始檔案的首要?jiǎng)?chuàng)建責(zé)任人，決定各項(xiàng)檔案的原始性、完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性；與此同時(shí)，上級(jí)主管部門要對已達(dá)國家或省、市檔案目標(biāo)管理的單位進(jìn)行定期的檢查和意見指導(dǎo)，對重大事件的檔案管理工作開展專項(xiàng)檢查，快速完成工作管理方面的工作目標(biāo)[8]。

3.2加強(qiáng)信息化、制度化建設(shè)是提高檔案管理工作的前提

我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶動(dòng)科技的進(jìn)步，在衛(wèi)生監(jiān)測、疾病控制、健康教育及檢驗(yàn)、檢測等工作環(huán)節(jié)上產(chǎn)生大量的原始資料的基礎(chǔ)上，還附帶產(chǎn)生海量的電子技術(shù)信息資源。在新形勢下，檔案管理工作必須全面實(shí)現(xiàn)檔案信息處理、收集、傳遞等方面的網(wǎng)絡(luò)化，應(yīng)在檔案信息整理、分析等方面加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)的融入力度，由此可高效地處理檔案信息，同時(shí)將檔案的價(jià)值最大程度呈現(xiàn)出來，為疾控中心各項(xiàng)工作的開展提供可靠、有效的數(shù)據(jù)[9]。對此，疾控機(jī)構(gòu)需在制度化管理、規(guī)范歸檔范圍等工作的基礎(chǔ)上，大力開展檔案信息的電子化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使檔案信息的利用手段和渠道更信息化、便捷化，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，切實(shí)提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量。以天水市疾病預(yù)防控制中心為例，其在檔案管理信息化建設(shè)，使用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)，可快速采集數(shù)據(jù)、整理數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)調(diào)用的速度，為機(jī)構(gòu)各項(xiàng)活動(dòng)的開展奠定基礎(chǔ)。在今天全市職業(yè)健康檢查服務(wù)中，隨著活動(dòng)的進(jìn)行完成健康體檢資料的檔案錄入和分類等工作，縮減檔案管理在人力、物力、時(shí)間等方面的成本。

3.3復(fù)合型人才的培養(yǎng)是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)

信息化時(shí)代的到來不僅要求檔案管理工作人員具備專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力，還需具備在相應(yīng)新形勢下對檔案管理工作提出各種要求的綜合能力。基于新形勢下，疾病控制事業(yè)的發(fā)展、疾病控制績效考核工作的順利實(shí)施及科學(xué)信息技術(shù)的前行，促進(jìn)檔案的種類、數(shù)量、接收渠道越來越多元化，這就要求檔案管理工作人員更要具備與時(shí)俱進(jìn)的工作思維，更高水平的業(yè)務(wù)知識(shí)。為有效實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，要求檔案管理工作人員在具備相關(guān)技術(shù)水平的基礎(chǔ)上，還要提高檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)能力、創(chuàng)新能力和責(zé)任心，培養(yǎng)復(fù)合型人才，要同時(shí)具備檔案管理知識(shí)、熟練掌握疾病預(yù)防控制知識(shí)、計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)知識(shí)等。上級(jí)部門定期向下發(fā)檔案管理工作要求，開展檔案管理的現(xiàn)場指導(dǎo)工作，保證檔案管理工作人員及時(shí)了解和掌握疾病控制工作活動(dòng)產(chǎn)生的各類業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)及內(nèi)容，并對檔案管理工作人員能全面整理、收集并自主研發(fā)出更多新的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，提升檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作未來的可持續(xù)發(fā)展。綜上所述，基于新形勢背景下，疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)該按照相關(guān)部門做出的規(guī)定，處理日常基礎(chǔ)工作，提高對檔案管理工作的重視，優(yōu)化組織架構(gòu)，明確工作職責(zé)、加大投資力度，有效對檔案進(jìn)行保護(hù)、健全規(guī)章管理制度，提高工作人員的綜合能力，并根據(jù)新形勢下對檔案管理工作提出更高的要求，借助科技信息化優(yōu)勢來完善檔案管理模式，更好地完成工作任務(wù)，為機(jī)構(gòu)實(shí)施發(fā)展計(jì)劃服務(wù)。

3.4推進(jìn)檔案開發(fā)與利用的工作

收集檔案、整理檔案尤為重要，工作人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案資料收集與控制力度，由此提高檔案在活動(dòng)中的應(yīng)用價(jià)值。疾病機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的各類檔案均在工作中形成，合理應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)可提高檔案的應(yīng)用價(jià)值。在機(jī)構(gòu)各類檔案中，技術(shù)檔案非常關(guān)鍵，也是機(jī)構(gòu)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，直接影響疾病機(jī)構(gòu)在科研項(xiàng)目研發(fā)、疾病控制和工作控制、編史修志、衛(wèi)生檢測等方面工作。疾病控制中心的檔案管理人員，應(yīng)確定檔案管理方面的內(nèi)容，全面收集檔案資料并進(jìn)行歸檔與管理等工作。機(jī)構(gòu)在管理檔案資料期間，需關(guān)注檔案資料采集、整理、分類等方面的工作，在檔案歸檔后進(jìn)行規(guī)范化管理，為檔案二次利用作準(zhǔn)備，最大限度地挖掘檔案資料的價(jià)值。疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)關(guān)注檔案在專題編研、匯編等方面的工作，確定此類工作的目標(biāo)，選擇科學(xué)的手段系統(tǒng)、科學(xué)地開發(fā)檔案，合理應(yīng)用檔案資料，優(yōu)化疾控服務(wù)模式，將其在各類活動(dòng)方面的指導(dǎo)價(jià)值發(fā)揮出來。

作者：王青 單位：云南省昭通市疾病預(yù)防控制中心