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二則———合理分類

檔案分類是檔案建設與管理的一項重要內容，“27號令”中的第十五條列出了高等學校11種檔案類型（黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類等）它們構成了高等學校檔案一級類目框架。至于歸檔范圍，可以根據學校實際情況確定。檔案的二級類目是對一級類目的細分。細分的標準是根據該類檔案的形成規律和特點，結合檔案記述和反映的內容、性質進行設置。如《高等學校教學文件材料歸檔范圍》中規定，教學類檔案歸檔范圍包括綜合性教學文件材料、學籍管理材料、教學計劃和教學大綱與教學改革方案、教學實習與生產實習材料、畢業論文（畢業設計）等17個方面。在1995年頒布的行業標準《高等學校檔案實體分類法》中，將教學檔案分為綜合、學科與實驗室建設等8個二級類目，或劃分為綜合、研究生教育、全日制本科和專科教育、成人教育4個二級類目。可見，在教學檔案二級類目的劃分上，學校可根據自己的具體情況，予以選擇。對此，檔案管理人員一是要認真學習有關檔案分類的規定性文件，領會好精神實質，把握好操作要點。二是要對本單位的教學情況有較為全面的了解。對教學活動的類型、形成材料的數量與質量、保存狀況等做到心中有數，并據此采用與本單位具體教學材料情況吻合度更高的、二級類目教學檔案分類法。三是對是否進行三級類目的擴展和標識，應酌情而定。筆者認為，對于教學材料較多的高等學校，最好擴展到三級類目，如專業教學計劃或人才培養方案、課程教學大綱或課程標準、精品課程建設、教學督導、學生評教、工學結合等，這些重要性較高的教學材料，應作為三級類目來歸檔。

三則———強化管理

其一，要完善教學檔案管理制度。包括教學檔案的歸檔制度，教學檔案的收集、分類、整理制度，教學檔案的檢查和監督制度等，以便在制度層面上杜絕管理的盲區和混亂。制度名稱、內容、數目可視具體情況而定。關鍵是要做到對教學檔案建設、管理的全覆蓋，并在有章可循的同時，做到有章必循。其二，要界定系（部）、教研室對教學檔案建設與管理的職責。這是避免由于職責不清、管理不到位，致使教學材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象發生的必要舉措。此外，要定期或不定期地對系（部）、教研室教學檔案建設與管理予以指導，有針對性地開展對檔案管理人員的業務培訓，不斷提高他們的檔案專業能力和信息化手段應用能力，提高教學檔案建設與管理的效率。其三，對立卷工作要精益求精。

立卷人應按教學材料自然形成的規律和便于利用的要求，在案卷的整理、組卷、卷內目錄和備考表的填寫、案卷標題的擬定、密級和保管期限的注明等各個環節，做到規范、工整，在每學期結束后，對所有教學檔案進行匯總、裝訂，然后排列存檔。其四，要建立對全校教學檔案定期進行復查的機制。通過復查，發現并糾正在遴選、分類、編輯、整理等方面存在的問題和不足。

作者：叢明單位：唐山廣播電視大學