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要建立較為完善的企業(yè)法律檔案庫，第一要明確檔案文件收集的范圍。第二要明確檔案整理的期限。第三要制定檔案管理的獎懲制度。當(dāng)企業(yè)建立了企業(yè)法律檔案庫，才能使企業(yè)在將來可能發(fā)生的訴訟、訴訟保全或訴前保全、向法院申請執(zhí)行時做到證據(jù)齊全、有備無患。如案例1：A公司委托B公司加工手機(jī)，委托C公司加工制作手機(jī)外殼的模具，并指定C公司為B公司手機(jī)外殼的供應(yīng)商。然而，由于該項目進(jìn)展不順利而夭折，數(shù)年后，A、B公司發(fā)生訴訟，A公司指責(zé)B公司制作的手機(jī)有質(zhì)量問題，其中包括手機(jī)外殼，并將C公司列為第三人參加訴訟，C公司將數(shù)年前制作并封存的經(jīng)A公司老總簽字確認(rèn)手機(jī)外殼樣品出示給法庭，證明C公司制作的手機(jī)外殼已達(dá)到當(dāng)初約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，故無任何過錯。

上述項目雖于數(shù)年前既已夭折，由于C公司建立了法律檔案庫，從而使上述封存的樣品得以保存，否則，很可能因經(jīng)辦人多次更換造成該證據(jù)滅失。

當(dāng)然，企業(yè)法律檔案庫的建立，也可以避免經(jīng)辦人由于未意識到手中的有關(guān)資料或文件日后會成為重要的證據(jù)，在日常工作中未注重保留，從而造成滅失或丟失。

企業(yè)職工檔案庫的完善

企業(yè)職工檔案庫的完善對于維護(hù)企業(yè)勞動者合法權(quán)益有著特殊意義。因?yàn)橹袊氖袌鼋?jīng)濟(jì)是在改革開放后逐步確立的，盡管1995年《中華人民共和國勞動法》實(shí)施后，勞動合同成為判斷勞動關(guān)系的標(biāo)志。但是，由于具有保管檔案的企業(yè)（主要是國有企業(yè)和國有控股公司）依然占有一定數(shù)量，檔案與勞動關(guān)系粘附的情況依然存在。

所以，在現(xiàn)實(shí)生活中，判斷勞動關(guān)系標(biāo)志的原則，應(yīng)本著從實(shí)際出發(fā)的原則：有勞動合同的，則由勞動合同確定勞動關(guān)系；沒有勞動合同，則以實(shí)際勞動行為確定勞動關(guān)系；既無勞動合同，又無勞動行為，則以檔案作為確定勞動關(guān)系的標(biāo)志。所以，檔案關(guān)系是最后判斷勞動關(guān)系歸屬的標(biāo)志。因此，建立企業(yè)職工檔案勢在必行。

當(dāng)然，由企業(yè)保管職工檔案，這種保管關(guān)系是受到《合同法》和《檔案法》規(guī)范的。必須要注意的是，作為勞動者檔案的保管人，如果企業(yè)遺失檔案，企業(yè)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)因遺失而給勞動者造成的損失。如案例2：某企業(yè)員工李某因檔案丟失，無法辦理正常退休手續(xù)，遂起訴存放其檔案的單位索賠。李某于1966年進(jìn)入某工廠工作，1976年，他因刑事犯罪被判處有期徒刑。1983年獲釋后，他發(fā)現(xiàn)原工廠已不復(fù)存在。2000年，李某得知原工廠已經(jīng)與其他單位合并組成一家公司。2001年，他找到該公司要求辦理退休手續(xù)，該公司稱李某不到退休年齡，未給予辦理。

2005年，李某達(dá)到退休年齡后，又找該公司要求辦理退休手續(xù)，結(jié)果該公司告知其檔案沒有了，不能辦理正常退休手續(xù)。法院認(rèn)為，被告公司作為李某原工廠改制后的權(quán)利義務(wù)承繼單位，負(fù)有妥善保管李某檔案的義務(wù)，原工廠及其后的公司未盡到妥善保管李某檔案的義務(wù)，致使李某的檔案丟失，被告公司應(yīng)當(dāng)對由此給李某造成的合理損失承擔(dān)賠償責(zé)任。綜合考慮被告公司的過錯程度及損害后果，法院判決其賠償李某6萬元。

企業(yè)充當(dāng)檔案保管人的法律責(zé)任還涉及行為方面，如：沒有檔案，單位仍應(yīng)當(dāng)依勞動者的要求出具有關(guān)的證明，如：婚姻、犯罪、家庭成員等；如果勞動者因沒有檔案導(dǎo)致勞動者喪失再就業(yè)的機(jī)會，機(jī)會喪失所帶來的收入喪失可以適當(dāng)要求保管人承擔(dān)。

小結(jié)

綜上，從法律的角度而言，企業(yè)檔案在企業(yè)管理和規(guī)避風(fēng)險中有著不可替代的作用，這種作用不僅可以規(guī)范企業(yè)的管理，輔助企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，更重要的是為解決企業(yè)的法律糾紛和維護(hù)職工的合法權(quán)益方面起著無可替代的作用，因此建立與完善企業(yè)法律檔案庫和企業(yè)職工檔案庫勢在必行。

作者：張春旭