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【摘要】

隨著經濟的發展、信息化時代的突飛猛進、醫療事業的不斷改進，醫院綜合檔案數字化管理成為提高醫院整體管理水平、實現更優質的醫療服務的關鍵。本文闡述了醫院綜合檔案的主要特點，分析了數字化管理在醫院綜合檔案中的應用，進一步提出了醫院綜合檔案數字化管理的優化加強措施。

【關鍵詞】

綜合檔案；數字化；管理加強；應用

近年來，醫療衛生體制改革越來越深入，醫院的發展進程突飛猛進，與之而來的醫院綜合檔案管理工作也需要不斷地完善和提高。隨著信息技術的廣泛應用，醫院綜合檔案管理緊隨時代的發展，數字化管理方式逐步取代了傳統的檔案管理方式，實現了高技術、高服務、高質量的管理水平，為醫院的全面建設提供了重要的信息支持。

一、醫院綜合檔案的特點

醫院綜合檔案是在醫院管理及醫療事業等各項活動中形成的歷史記錄和生產資料。醫院綜合檔案信息涵蓋了醫院管理中諸如醫療事業、基礎設備、行政、人事、科教、財務等各個方面的信息。整體來講，醫院綜合檔案具有規范、標準、保密、服務四個主要特點：

（一）規范性。規范性是做好醫院綜合檔案最基礎也是最核心的特點，無論是傳統的紙張檔案管理還是現代的數字化電子檔案管理，檔案格式、檔案內容、檔案傳遞都要規范有序。

（二）標準性。檔案管理的整個流程都有較強的聯系性，牽一發動全身，層層相連，從上到下每一個環節都要有嚴格的執行標準和規章制度來遵循。

（三）保密性。醫院綜合檔案內容涉及醫院工作人員、就醫人員、基礎設備、資金技術等各個方面的內容，為了醫院整體的利益以及對人對己負責的態度，檔案的保密性十分重要。傳統的紙質檔案管理下，由于內容和形式不會改變，保密性較好，數字化檔案管理下，則應通過不定期的密碼設定更換、數字加密等形式來實現綜合檔案的保密性。

（四）服務性。醫院的綜合檔案最終要服務于醫院的各項工作，各科室的工作記錄、領導階層的決策、人力資源、基礎設施的安排、醫院工作的調整、醫院體制改革等都離不開檔案的服務。

二、醫院綜合檔案數字化管理的優點與存在的不足

檔案數字化管理，即利用數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術，將傳統的文書檔案電子化管理，形成檔案數字信息庫。醫院綜合檔案相對來說涉及的內容更多更為復雜，數字化管理的引入應用，可以實現醫院綜合檔案更為快捷、精確的管理，更全面及時地發揮檔案信息資源的作用。醫院綜合檔案數字化管理，可實現如下的優點：

（一）數字化管理的載體性。傳統的檔案管理，文檔信息的管理載體主要是紙張，查閱參考比較方便，但是保存占據空間，有一定的環境要求。而數字化管理下的載體則是光盤、優盤等存儲設備，調用時需要轉碼才能閱讀，雖然其不如紙質版檔案閱讀、管理方便，但保存起來更易操作，而且不需要太大的存儲環境。

（二）有利于完善檔案管理操作。針對于傳統的綜合檔案管理模式，數字管理能夠將數量龐大的醫院檔案程序化以及標準化，能夠做到定期自動篩選檔案內容，節省人力的同時也能夠有效減少失誤的發生，同時數字化管理，還能夠沖破傳統檔案管理利用的局限，做到管理簡便、應用及時。

（三）能夠有效保護檔案原件。從檔案資料的收集整理到文件形成、傳閱到文件落實、回收，檔案管理工作必須有條不紊地一步步進行，整理任務繁重。在進行文件整理、立卷歸檔時，應用計算機管理技術，就可以將最原始的原件保存起來，在復制件上進行工作，這樣就保護了原始檔案文件，便于日后對比和查證，使得原始檔案信息保存完整。

（四）具有良好的時效性。檔案信息化管理，通過計算機、數據庫等技術，使得檔案能夠實現快速檢索、全文檢索、遠程檢索，能夠隨時隨地實現快速查閱，同時，信息化時代使得綜合檔案開發利用水平大大提高，兼備了良好的時效性。

（五）能夠實現資源共享。正如綜合檔案服務性的特點，數字化檔案管理更能有效實現檔案的服務性，并且能夠實現資源共享。電子檔案可使多個人在多個地方同時使用同一檔案資料，避免了紙質檔案單一性的缺點。醫院綜合檔案數字化管理在應用過程中，尚有一些不足：

（一）傳統觀念的限制。數字化管理的電子檔案和傳統的紙質檔案相比，有著很大的差異，部分人的思想觀念難以緊跟時代的步伐，對數字化管理存在質疑，對其工作流程不理解，仍舊停留在傳統的工作狀態中，適應新的管理模式有一定的心理挑戰。

（二）職能分工轉變的沖擊。從傳統的檔案管理到檔案數字化管理，檔案管理工作流程、職能分工均發生很大的轉變，由于原始分開的文件管理和檔案管理模式的束縛，這種轉變使得員工難以跟進“文檔管理一體化”進程，職能分工遇到瓶頸，員工需要一段較長時間來適應這種轉變，制約著檔案管理的快速有效進行。

（三）檔案管理人員自身的不足。醫院綜合檔案實現數字化管理，離不開計算機等硬件設施的支持，要求檔案管理人員具備一定的專業技能。而醫院一般注重醫療技術人員的培養，往往忽視了其他工作人員技能的提高，加之對于新的管理模式經驗不足，使得數字化管理存在缺陷。

三、加強醫院綜合檔案數字化管理的措施

（一）明確數字化檔案管理的重要性。數字化檔案管理作為醫院發展戰略的重要保障，其對于提高醫院為病人解決問題的效率、防止不必要的醫患糾紛、醫院內部決策的執行等而言有著必不可少的作用，因而，各級領導代表和醫院相關工作人員應全面領會數字化檔案管理的重要性，積極推進數字化管理，保證數字化檔案持續有效協調地為醫院的全面進步提供服務。

（二）完善醫院信息平臺。醫院通過各部門相互聯系，憑借信息化系統提供一站式服務。逐步完善醫院信息平臺，建立子系統和總系統信息平臺，管理人員及時了解醫院各部門的實時情況，對于提高管理水平，保證看病效率，減少不必要的浪費具有積極作用。

（三）增強軟硬件實力。為順利解決檔案信息化管理問題，提高醫院服務效率，配備計算機等信息系統足夠的硬件設備是必不可少的條件。加之明確的職能分工，先進的信息管理技術的引進，可以從本質上提高檔案數字化管理水平。

（四）提高檔案管理人員的工作素質。隨著科學技術的發展，檔案數字化管理已成必然趨勢，因此，必須要提高相關工作人員的素質，培養掌握現代管理技巧、熟練計算機管理軟件的專職檔案人員，提高他們的專業技能。此外，還要加強他們的思想建設，調動他們面對新形勢下的工作積極性，堅守職業道德，做好自己分內的事。

四、結論

總起來說，面對經濟全球化、高度信息化時代的不斷發展，醫院綜合檔案數字化管理極大減少了對于原始資料的損失，提高了檔案信息管理的質量，加快了解決問題的效率，全面發揮出實效、資源共享的優勢，為醫院整體水平跨越性的突破提供了保障，更是充分體現出了醫院綜合檔案規范性、標準性、保密性、服務性的特點。雖然數字化管理檔案信息仍有不足，需要不斷地改進，但其憑借突出的優點，成為醫院綜合檔案管理的必然選擇。

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作者：徐梅 韓吉紅 單位：濱州市人民醫院