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摘要：

信息化技術的飛速發展，帶動了信息的高速傳播，信息量也呈現出了幾何遞增的趨勢，大數據時代隨之到來。在大數據背景下，檔案管理呈現出數字化管理的特點，傳統的檔案管理模式暴露出許多缺陷和問題。對于管理人員而言，如何適應大數據時代的要求，做好實物與聲像檔案的數字化管理，是需要重點研究的課題。筆者結合大數據時代的特點，對實物與聲像檔案的數字化管理策略進行了分析和探討。

關鍵詞：

大數據時代；實物聲像檔案；數字化管理

由于檔案是一段時期的寫實，公司可以通過保存的檔案還原當時的發展狀況，對于以后的經營管理來說，有很大的借鑒作用。而當前大數據的到來，給了紙質檔案管理很大的沖擊，特別是紙質檔案管理以前就存在的問題，現在更是被放大，甚至出現難以解決的局面，這就給大數據信息管理帶來了發展空間，并彌補了紙質檔案管理的不足之處。

1大數據背景下的檔案管理特點

1.1大數據時代的特點

現在互聯網上瀏覽的任何頁面，都會留下一定的痕跡，而大數據不僅在瀏覽記錄中留下你的信息，還包括你所看的網頁，都會被大數據所收集。由于現在是信息時代的天下，因此各種新的互聯網產業也是聚集出現，提到大數據，就不得不說到數據的容量。由于互聯網上存有的數據越來越多，而大數據不僅要將這些數據收納在內，還要有更大的空間冗余繼續發展變大。而在傳輸的方式上有多種模式，上傳的內容上也是各種各樣，不會是單純的文字內容，更多的是視頻、語音等內容。其特點首先就是大，大到一種難以想象的地步，其次就是信息種類的多樣化，最后就是傳輸速度快，雖然這些便利可以輕易看見，但也存在一定的問題。

1.2數字化檔案管理的應運而生

大數據時代，在信息化技術飛速發展的影響下，檔案信息逐漸向著數字化的方向發展，數字化檔案管理也因此得以產生。與傳統檔案管理相比，數字化檔案管理是一種在高速寬帶網絡上運行的、可以實現跨數據庫檢索的、具有含量數字化信息資源的庫群，能夠針對具有保存價值的文本、圖片、影像等多媒體信息進行收集，通過數字化加工存儲，形成相應的檔案文獻。數字化檔案管理系統的本質，可以看作是對數字信息進行存儲的數據庫，可以利用數字技術進行信息資源的組織管理和存儲，用戶能夠通過連接網絡的終端設備，隨時隨地獲取信息服務。伴隨著計算機技術、互聯網技術以及數據庫技術等的飛速發展，信息存儲方式也在不斷變革，相比較傳統的紙質載體和膠片載體，在存儲同等數量信息的前提下，電子存儲設備的價格更加低廉，而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有著更好的優勢，也因此推動了數字化檔案管理的發展。對于企業及相關部門而言，在實物、聲像檔案中實現數字化管理，應該算是企業檔案管理發展的一種必然趨勢。

2傳統實物、聲像檔案管理面臨的問題及挑戰

大數據背景下，檔案信息化工作將會面臨巨大挑戰。大數據有5V特點（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值）、Veracity（真實性）。同樣，館（室）藏數字檔案也具有以下特點。一是數據類型復雜。館藏數字檔案包括文本、音頻、圖像、視頻等多種形式。二是存儲容量大。現在大型企業檔案館（室）藏量已由GB向TB、PB發展。隨著企事業單位信息化建設的不斷推進，在產生大量需歸檔的電子文件的同時，也給檔案開發利用帶來了新的問題：如何在海量數據中利用檔案資源，如何在海量數據中抽取和挖掘有用的信息和知識，如何在海量數據中快捷自動地進行檔案資源二次開發并提供利用，這些問題將是數字檔案館建設過程中比較突出的矛盾。

3大數據時代實物、聲像檔案數字化管理策略

檔案的管理首先就是方便被檢索，而現在隨著數字化時代的到來，幾乎所有的信息都可以被編碼成一堆數字信息，不僅可以儲存，還可以發送，在這種應用背景下，只需要開發相應的管理軟件，就可以將信息進行很好的管理，實時地進行還原，就數字化的完成的情況來看，可以有以下幾種方式來錄入。

3.1數字化采集

任何數據的轉換都離不開采樣，編碼，發送這幾個最基礎的步驟。數字化的采集更是簡單，以傳感器為采集口，將所掃描到的信息直接發送到接受端，進行管理，而那些照片，多一道步驟就是進行分解處理，由于照片等獨特的處理模塊，就注定了信息的采集要慢一步，但所有的視頻圖像信息都要被編碼成數字信息，進而在整理采集到的信息，最后把檔案存到被檢索的那端。

3.2數字化處理

在將信息的采集做好之后，便迎來了信息的處理工作，都知道機器語言的單一性，不可能使它像人一樣自我識別信息，而二進制機器語言使它唯一認可的語言，因此，需要將所有采集好的文本。圖片、語音，做出數字化處理，方便機器接受。并且在完成處理之后，還需要對這些采集的信息做出編碼標記，由于所有的信息都被編碼成數字，同一數字有千萬種可能的數據意思，這就需要做出數據的編碼，但編碼也要根據關鍵字詞來進行處理，還有一項工作注意的是，編碼工作的巨大與枯燥性，需要編碼人員細致耐心的工作態度，這就要求檔案管理的工作人員將自身的素質提升，可以適當的參加一定的培訓，以此來增進自身的業務能力，這樣就為日后的檢索人員提供了極大的幫助。

3.3數據庫建設

資源的高度共享是大數據時代檔案管理的顯著特征。為了提高服務質量，在實物、聲像檔案的數字化管理中，應該構建完善的在線數據庫，做好檔案的整理和分類。以聲像檔案為例，結合其特點，可以分為圖片、音頻和視頻三種不同的類型，通過合理分類，可以提高管理與檢索的效率。同時，檔案分析人員應該結合本單位的特點來完成數據庫的建設。例如，在企業檔案管理中，結合企業經營管理的實際需求，可以利用檢索查詢方式將在線數據庫分為專題專項信息數據庫、時間信息數據庫、項目工程建設信息數據庫，而為了進一步提升數據庫的使用價值，在對在線數據庫進行建設時，必須結合實際情況，采取針對性的措施，嚴格依照相應的檔案管理標準，確保資源的有效共享。另外，考慮到實物、聲像檔案的特殊性，即使轉化為數字化檔案，仍然需要占據大量的存儲空間，需要不斷進行系統升級。對此，可以構建在線檔案，減少對存儲空間的占用。

4大數據背景下檔案利用實踐

在過去的幾年內，國內相關公司將數據挖掘管理系統應用到相關的網絡管理中，特別是數據管理系統的使用，給相關企業帶來了很大的便利，在應用這項技術之后，就發現了該數據挖掘管理系統的優勢，在查找上領先于很多的以前的數據管理系統，并且具有以下的幾點管理優勢。就應用數據管理的企業報告反饋中，最大的優勢就是想將數據挖掘與語音識別技術相結合，不再以傳統的文字索引來查找數據，僅僅應用語音便可得到相應的數據，這給文獻檢索提供了極大的便利。其次就是增加了大致語意索引，在輸入相關關鍵字之后，便可索引出一大篇有關內容，不用再像傳統數據一樣，可能索引出不相關的文獻，此技術就避免很多麻煩，給索引帶來了更多的方便。然后就是檔案的同一歸檔，不僅可以在本地區查詢本地區的相關文檔，還可以跨地區查詢，特別是當前落后的西北地區，查詢檔案還是根據以前的方式，不僅需要很大的功夫，還需要更多的時間，而在應用此技術之后，可以瞬時查詢發達地區的相關文獻，省下很多的功夫。緊接著就是視頻音頻檔案的查找，要知道每一份視頻音頻檔案的查詢是不容易的，需要挨個打開查看是否是想要查找的內容，而在使用該技術之后，通過分類工作人員的編碼，編為文本檔案，這樣的查詢就方便多了，再加上關鍵字的索引，可以瞬時查到需要的內容。最后就是檔案的歸類，由于系統已經處于自動編碼，將編碼的內容轉化為相關文字，再檔案持續更新的情況下，仍然可以保持原有檔案的不變，還在編碼的效率上也比傳統的數據管理有很大的進步。

5結語

不管怎樣，新的數據時代到來給傳統的檔案管理彌補了不足之處，還進一步的推動了檔案管理的步伐，朝著一個新的管理模式邁進，大數據信息的全面觸及檔案管理，給紙質檔案管理帶來了很大的影響，特別是檔案的檢索，從簡單的手工查詢，到方便的數據索引，都是大數據的優勢，而檔案的工作人員也需要提升自我管理職能，將新的大數據管理做好。

參考文獻：

[1]仲亞紅.數字時代聲像檔案管理策略[J].管理觀察,2016(1):69-70.

[2]張鵬.數字化聲像檔案管理系統的設計與實現[D].成都:電子科技大學,2014:55-57.

作者:徐玲 單位:國網寧夏寧東供電公司